خدمات الأفراد المتخصصين

الأدوار والمسؤوليات

يتولى مساعد المدير - خدمات الأفراد مسؤولية إدارة وحدات أعمال متعددة ضمن خدمات الأفراد المشتركة، والإشراف على العمليات الحرجة مثل التوظيف والخروج وتجديد التأشيرات، مع ضمان الامتثال لاتفاقيات مستوى الخدمة لتلبية المعايير التنظيمية. يتضمن هذا الدور العمل مع وحدات أعمال مختلفة، والتكيف مع احتياجاتها المحددة بناءً على طبيعة العمل. سيدير ​​مساعد المدير قطاعات متعددة ويوفر الدعم الأساسي لخدمات الأفراد المشتركة لضمان العمليات الفعّالة عبر الوظائف. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن هذا الدور إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل شركاء الأعمال في الموارد البشرية، والمالية، والموظفين والأقسام الأخرى، لضمان التنسيق السلس وتقديم الخدمة الفعّالة.

يعد هذا المنصب ضروريًا للحفاظ على الكفاءة العامة لخدمات الأفراد، مع التركيز على الدقة والامتثال والتميز في الخدمة أثناء وبعد انتقال النظام.

المسؤوليات

التشغيل

إدارة وكونه نقطة العقد الوحيدة لعمليات التوظيف والخروج الشاملة، وضمان إكمال جميع الخطوات بكفاءة وبما يتوافق مع سياسات المنظمة والمتطلبات القانونية.
التأكد من استكمال جميع الوثائق والعمليات اللازمة للموظفين الجدد والموظفين المغادرين، بما في ذلك معالجة التأشيرات وسجلات الموظفين وتحديثات النظام.
الإشراف على عملية طلبات/تجديد التأشيرات الجديدة، والتنسيق مع إدارة العلاقات الحكومية لضمان المعالجة في الوقت المناسب. ويشمل ذلك الإكمال السريع للفحوصات الطبية وإصدار بطاقة الهوية الإماراتية وختم التأشيرات، والعمل بشكل وثيق مع الموظفين والعلاقات الحكومية.
إدارة عملية تجديد التأشيرات للموظفين، وضمان تقديم المستندات في الوقت المناسب والالتزام بالمتطلبات التنظيمية لتجنب التأخير أو التعقيدات القانونية.
التأكد من أن جميع أنشطة خدمات الأفراد، بما في ذلك التوظيف والخروج وتجديد التأشيرات والخدمات الأخرى، تلبي أو تتجاوز معايير اتفاقية مستوى الخدمة.
التعاون مع شركاء الأعمال في الموارد البشرية والمالية وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين لتسهيل التواصل والتنسيق السلس بين الإدارات.
التأكد من أن أنشطة خدمات الأفراد تتوافق مع احتياجات وأهداف العمل، وتوفير التحديثات والتقارير المنتظمة لأصحاب المصلحة المعنيين.
الإشراف على إدارة سياسات التأمين على الحياة والتأمين الطبي الجماعي، وضمان التسجيل والتجديد ومعالجة المطالبات في الوقت المناسب.
التنسيق مع مقدمي التأمين والموظفين لحل أي مشكلات أو تناقضات.
إدارة عملية الفوترة للتأمين الطبي ونفقات السفر وغيرها من المدفوعات المتعلقة بخدمات الأفراد، وضمان التقديم في الوقت المناسب ومتابعتها مع قسم المالية لمعالجة الدفع.
تتبع المدفوعات ومطابقتها لضمان الدقة والامتثال لسياسات المنظمة
التعامل مع استفسارات الموظفين المتعلقة بخدمات الأفراد، وتوفير حلول سريعة ودقيقة.
مراجعة وتحسين عمليات خدمات الأفراد بشكل مستمر لتعزيز الكفاءة وتقليل الأخطاء وتحسين تجربة الموظف بشكل عام.
ضمان امتثال جميع أنشطة خدمات الأفراد للمعايير القانونية والتنظيمية ومعايير الشركة ذات الصلة.
تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب للإدارة حول المقاييس الرئيسية، بما في ذلك تجديد التأشيرات، والإدماج، والخروج، والالتزام باتفاقية مستوى الخدمة، وإدارة الاستعلامات
سيشرف المدير المساعد على العديد من القطاعات الرأسية ويدعم خدمات P&C المشتركة لضمان العمليات السلسة في جميع المجالات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة الفريق: إدارة العمليات اليومية لفريق خدمات الأفراد، وضمان توزيع عبء العمل بشكل فعال، ومراقبة الأداء، وتعزيز بيئة عمل إيجابية وتعاونية. تقديم التوجيه والتدريب والتوجيه لأعضاء الفريق حسب الحاجة.

معالجة مخاوف الفريق أو النزاعات على الفور وباحترافية، وتعزيز بيئة عمل صحية حيث يتم حل المشكلات بشكل بناء.

تشجيع الابتكار وتحسين العمليات داخل الفريق لتبسيط العمليات وزيادة الكفاءة وتعزيز تقديم الخدمات.

تسليم المنتج/ العملية

ممارسات العمل الرشيقة: البحث باستمرار عن طرق عمل أكثر كفاءة وتنفيذها، وتوجيه الفريق في تبني أساليب توفير الوقت وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.

إدارة اتفاقيات مستوى الخدمة: ضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب، وتلبية اتفاقيات مستوى الخدمة باستمرار أو تجاوزها، مع معالجة أي تأخيرات محتملة في الخدمة بشكل استباقي.

تحسين العملية: تقييم سير العمل الحالي بانتظام لتحديد مجالات التحسين. قيادة تحسينات العملية والاستفادة من الأتمتة لتحسين الكفاءة وجودة الخدمة الشاملة في خدمات الأفراد.

المتحمس للتكنولوجيا: كن استباقيًا في تعلم الأنظمة والتقنيات الجديدة. شارك هذه المعرفة مع الفريق من خلال تقديم التدريب ومساعدتهم على مواكبة التطورات وتحسين قدراتهم الفنية.

المؤهلات

التعليم والشهادات الفنية

درجة البكالوريوس أو الماجستير في إدارة الأعمال/الموارد البشرية

المعرفة والمهارة

فهم متعمق لنماذج تقديم خدمات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف والتعيين وإدارة دورة حياة الموظف والامتثال للسياسات.

فهم قوي لقوانين العمل ومتطلبات الامتثال وسياسات التوظيف، مما يضمن التزام جميع عمليات الموارد البشرية بالمعايير القانونية عبر مناطق متعددة

إتقان مجموعة Microsoft Office ومنصات تكنولوجيا الموارد البشرية والمعرفة المتقدمة بأدوات مثل Excel لتحليل البيانات

مهارات اتصال قوية مع نهج تعاوني.

مهارات لغوية وقيادية وشخصية ممتازة.

الخبرة

خبرة لا تقل عن 5 سنوات كأخصائي موارد بشرية عام أو ضمن خدمات P&C المشتركة، مع سجل حافل من قيادة الفرق في الصناعات واسعة النطاق.

خبرة في التعامل مع أي عمليات إدارة التغيير، بما في ذلك توجيه الفرق خلال التحولات مثل ترحيل النظام وما إلى ذلك.