المدير المساعد

الأدوار والمسؤوليات

مدير مساعد - إداري | MAF Retail | - المكتب الرئيسي للشركة في الإمارات العربية المتحدة

ملخص الدور

يلعب المساعد الإداري لنائب الرئيس الأول لخصومات التجزئة دورًا حاسمًا في دعم المدير التنفيذي في إدارة العمليات اليومية وأجندات خصومات التجزئة. يتطلب الدور فردًا منظمًا للغاية واستباقيًا قادرًا على التعامل مع المهام الإدارية والجدولة والاتصالات وإدارة المشاريع بدرجة عالية من السرية والاهتمام بالتفاصيل.

ملف تعريف الدور

تقديم الدعم الإداري لنائب الرئيس الأول لخصومات التجزئة، بما في ذلك إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات وترتيب لوجستيات السفر.
إعداد وتنظيم مواد الاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير.
تنسيق وإدارة الاتصالات اليومية، والتأكد من توجيه الرسائل بشكل مناسب، وإحاطة نائب الرئيس الأول علمًا كاملاً بالمسائل الرئيسية.
تحديد أولويات الطلبات الواردة وإدارتها، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والتعامل بسرعة مع القضايا المهمة.
المساعدة في تتبع ومتابعة المشاريع والمبادرات والمهام وفقًا لتوجيهات نائب الرئيس الأول.
تنسيق الجهود الوظيفية المتقاطعة المتعلقة باستراتيجيات الخصم على التجزئة، والاتصال بين مختلف الفرق والأقسام والموردين الخارجيين.

إعداد وصيانة المستندات والعروض التقديمية والتقارير المتعلقة ببرامج الخصم على التجزئة.

تجميع البيانات، والمساعدة في إنشاء التقارير، والتأكد من أن جميع الوثائق محدثة ودقيقة.

المتطلبات

خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في الدعم الإداري، أو المساعدة التنفيذية، أو تنسيق المشاريع، ويفضل أن يكون ذلك في بيئات البيع بالتجزئة أو الشركات.

الخبرة في دعم كبار المديرين التنفيذيين مفضلة للغاية

معرفة عمليات البيع بالتجزئة، أو استراتيجيات الخصم، أو عمليات المبيعات هي ميزة إضافية.

إتقان مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).

التعامل بشكل مريح مع أدوات إدارة البيانات والتحليل (على سبيل المثال، Excel).

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات الإدارية والتنظيمية
إدارة المكتب: الإشراف على العمليات المكتبية اليومية، بما في ذلك المرافق والإمدادات والخدمات اللوجستية.
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
حفظ السجلات: الحفاظ على دقة وتحديث الوثائق والتقارير.
تنسيق الأحداث: التخطيط وتنظيم الاجتماعات والأحداث والأنشطة المؤسسية.
2. مهارات إدارة الأشخاص
الإشراف على الفريق: قيادة الموظفين الإداريين وتعيين المهام وتقييم الأداء.
حل النزاعات: معالجة وحل تحديات مكان العمل بشكل فعال.
التدريب والتطوير: تدريب الموظفين لتحسين مهاراتهم وكفاءتهم.
3. المهارات الفنية
الكفاءة في الأدوات: معرفة برامج المكتب مثل Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint) أو Google Workspace.
برامج إدارة المرافق: الإلمام بأنظمة مثل CAFM أو CMMS.
أنظمة دعم الموارد البشرية: فهم أساسي لأدوات الموارد البشرية وكشوف المرتبات.
4. مهارات الاتصال والتواصل الشخصي
إدارة أصحاب المصلحة: بناء علاقات قوية مع الفرق الداخلية والموردين الخارجيين.
الاتصالات المكتوبة: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والوثائق الرسمية.
مهارات التفاوض: إدارة عقود البائعين وعمليات الشراء.
5. مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار
إدارة الأزمات: التعامل مع حالات الطوارئ مثل أعطال تكنولوجيا المعلومات أو مشكلات المرافق.
الكفاءة التشغيلية: تحديد مجالات توفير التكاليف وتحسين العمليات.