وكيل مكتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث حاليًا عن محترفي مكتب الاستقبال الديناميكيين والمحفزين ذاتيًا والذين يرغبون في دفع حياتهم المهنية إلى الأمام.

بصفتك وكيل مكتب الاستقبال، فأنت مسؤول عن تقديم خدمة احترافية وموجهة للعملاء لضيوفنا، وضمان أن تصبح إقامتهم تجربة لا تُنسى، وسيشمل دورك مسؤوليات رئيسية مثل-

تقديم خدمة سريعة ومهذبة وفعالة لجميع الضيوف، وذلك لتحقيق مستوى عالٍ من رضا العملاء من خلال الخدمة الشخصية من الوصول حتى المغادرة

التأكد من الترحيب بالضيوف شخصيًا بالاسم، إذا كان معروفًا ومرافقتهم إلى غرفهم لجعلهم يشعرون بالتوقع والترحيب

إجراء التعريف بالغرفة والفندق ومساعدة الضيوف في الاستفسارات/الطلبات المتعلقة بأنشطة الفندق

الحفاظ على معرفة محدثة بمعلومات الفندق والخدمات المحلية، بما في ذلك ساعات العمل والعروض الترويجية والأحداث والمعالم السياحية وأي معلومات متعلقة للرد على استفسارات الضيوف

الحفاظ على الوعي بمستويات الأسعار التي سيتم بيعها على أساس يومي ومستويات الإشغال

إدارة معايير أمين الصندوق في مكتب الاستقبال بدقة والامتثال لجميع الأنظمة والسياسات والإجراءات الموضوعة

معالجة الحسابات من تسجيل الوصول إلى تسجيل المغادرة، وضمان النشر الدقيق لجميع الرسوم العرضية باستخدام أنظمة مكتب الاستقبال المحوسبة

الحفاظ على خصوصية جميع الضيوف من خلال التأكد من عدم الكشف عن أي تفاصيل عن الضيوف

إظهار فهم كامل لسياسات الفندق وإجراءاته ومعايير الخدمة ومعرفة كاملة بمرافق الفندق والأحداث التي يستضيفها

المهارات

التعليم والمؤهلات والخبرات

من الأفضل أن تكون حاصلًا على درجة جامعية في الضيافة مع خبرات سابقة في قسم الاستقبال داخل الفندق. مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية ومعرفة بلغة إضافية، إلى جانب مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وحل المشكلات. تعد معرفة الكمبيوتر والخبرة السابقة في التعامل مع الأوبرا ميزة إضافية.

المعرفة والكفاءات

المرشح المثالي سيكون مدفوعًا بالعملاء وشخصية استباقية للغاية و"متفاعلة" مع شخصية منفتحة وكاريزمية وسهلة التعامل. ستعمل جيدًا تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى وستكون لاعب فريق رائعًا، وتزدهر في العمل مع فريق متعدد الثقافات والضيوف على حد سواء، مع امتلاك الكفاءات الإضافية التالية-

فهم الوظيفة

تحمل المسؤولية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يُعد وكيل مكتب الاستقبال أحد الأدوار الرئيسية في صناعة الضيافة، حيث يعمل عادةً في الفنادق أو المنتجعات أو أماكن الإقامة الأخرى للضيوف. يعمل وكلاء مكتب الاستقبال كنقطة الاتصال الأولى للضيوف، ويلعبون دورًا بالغ الأهمية في خلق بيئة ترحيبية وضمان إقامة سلسة وممتعة للضيوف. فيما يلي المسؤوليات الرئيسية والمهارات الأساسية وفرص النمو في هذا المنصب:

المسؤوليات الرئيسية
تسجيل وصول ومغادرة الضيوف:

استقبال الضيوف بحرارة عند وصولهم.
معالجة تسجيلات الوصول والمغادرة بكفاءة ودقة.
التأكد من تسجيل جميع معلومات الضيوف بشكل صحيح وتزويد الضيوف بالتفاصيل الضرورية (على سبيل المثال، تخصيص الغرف ووسائل الراحة ووقت تسجيل المغادرة).
الحجوزات:

إدارة حجوزات الغرف عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الاستفسارات الشخصية.
إجراء تغييرات أو إلغاءات على الحجوزات حسب الحاجة.
تقديم ترقيات أو عروض خاصة أو خدمات إضافية للضيوف.
مساعدة الضيوف:

الرد على استفسارات الضيوف حول خدمات الفندق أو المعالم السياحية المحلية أو وسائل الراحة.
مساعدة الضيوف في تلبية طلباتهم الخاصة (مثل المناشف الإضافية وترتيبات النقل).

توفير حلول لشكاوى أو مشكلات الضيوف في الوقت المناسب.

إدارة المدفوعات:

إدارة حسابات الضيوف ومعالجة المدفوعات، بما في ذلك التعامل مع النقد وبطاقات الائتمان وأشكال الدفع الأخرى.

التأكد من تسجيل جميع المعاملات بدقة في نظام الفندق.

التواصل والتنسيق:

التواصل مع قسم التدبير المنزلي والصيانة وأقسام الفندق الأخرى لضمان تلبية احتياجات الضيوف.

تنسيق الترتيبات الخاصة للضيوف (مثل مكالمات الاستيقاظ وخدمة الغرف).

المهام الإدارية:

إدارة مفاتيح الفندق وصيانة أنظمة الملفات وضمان الامتثال لسياسات الشركة.

إكمال التقارير وتتبع تعليقات الضيوف ومتابعة الطلبات.

الأمن والسلامة:

مراقبة نظام الأمن في الفندق وضمان سلامة الضيوف والموظفين.

التعامل مع حالات الطوارئ بهدوء واتباع البروتوكولات المعمول بها.