موظف استقبال طبي

. الترحيب بالزوار والترحيب بهم: قم بالترحيب الحار والودي بجميع الزوار، مما يضمن شعورهم بالراحة والتقدير.

2. الرد على المكالمات الهاتفية: التعامل مع المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الشخص أو القسم المناسب. خذ الرسائل بدقة وأرسلها على الفور.

3. إدارة المواعيد: جدولة المواعيد للعملاء والموظفين والمديرين التنفيذيين والحفاظ عليها باستخدام التقويمات الإلكترونية أو دفاتر المواعيد. إخطار الموظفين بأي تغييرات أو إلغاءات.

4. حافظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة: تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وحسنة المظهر ومجهزة بالإمدادات الضرورية مثل الكتيبات والمجلات وبطاقات العمل.

5. التعامل مع البريد وعمليات التسليم: فرز البريد الوارد والصادر وتوزيعه وتتبعه. استلام الطرود والتوقيع عليها وإخطار المستلمين على الفور.

6. المساعدة في المهام الإدارية: تقديم الدعم الإداري العام مثل التصوير وحفظ الملفات والكتابة وإدخال البيانات. المساعدة في إعداد المستندات والتقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة.

7. التعامل مع الاستفسارات وتقديم المعلومات: مساعدة الزوار والمتصلين بشكل استباقي من خلال الإجابة على الأسئلة وتوفير معلومات دقيقة عن الشركة وخدماتها وموقعها.

8. الحفاظ على الإجراءات الأمنية: مراقبة وضمان أمن المباني من خلال اتباع بروتوكولات السلامة وإصدار شارات الزائر والتحكم في الوصول إلى المناطق المحظورة.

9. التعاون مع الإدارات الأخرى: التنسيق مع الإدارات المختلفة لتلبية احتياجات الزوار، وترحيل الرسائل، وضمان التواصل السلس داخل المنظمة.

10. إظهار الاحترافية والسرية: تعامل مع جميع المعلومات والمحادثات والتفاعلات بأقصى درجات التقدير والسرية.

متطلبات:

- مهارات اتصال ممتازة، سواء شفهية وخطية.
- مهارات شخصية قوية مع القدرة على بناء علاقة وإقامة علاقات إيجابية مع العملاء والزملاء.
- المظهر والسلوك المهني.
- مهارات الكمبيوتر الأساسية والكفاءة في استخدام المعدات المكتبية.
- القدرات التنظيمية وتعدد المهام.
- عقلية موجهة لخدمة العملاء وسلوك ودود وصبور.
- مهارات حل المشكلات استباقية وواسعة الحيلة.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إدخال البيانات والتوثيق.