مساعد مدير المرافق

الأدوار والمسؤوليات

إدارة ومراقبة كافة أنشطة الخدمة والتشغيل/التسليم لمبنى معين أو منطقة تشغيلية جغرافية تحت المسؤولية المباشرة بما في ذلك الخدمات الميكانيكية والكهربائية والسباكة والحرائق والهندسة المدنية والتنظيف والأمن والخدمات المتخصصة بأكثر الطرق فعالية.
تحفيز وقيادة المرؤوسين لتنفيذ وتنفيذ مسؤوليات العمل لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية مع الحفاظ على درجة عالية من الأخلاق.
إنشاء وتطوير جداول الصيانة الوقائية السنوية حسب الحاجة للحفاظ على المعدات/المرافق في المناطق التشغيلية المعينة في حالة تشغيلية مثالية في جميع الأوقات مع تقليل وقت التوقف.
العمل كممثل مباشر للعملاء في المبنى المعين أو المنطقة التشغيلية الجغرافية في التعامل مع العميل لمتطلبات التشغيل اليومية.
حضور اجتماعات العميل اليومية والأسبوعية والشهرية حسب الحاجة، وإيجاد إجراءات علاجية/تصحيحية ذات مغزى عند الرد على شكاوى العميل، وهذا يشمل زيارة العميل/المستخدم النهائي ومناقشته بشأن عدم رضاه/تعليقاته. تصعيد الأمور التي تتجاوز المسؤولية التشغيلية إلى الإدارة العليا.
إعداد تقارير التقدم الدورية حسب الحاجة والاتفاق مع أعضاء مجلس الإدارة.
تصميم وتطوير الإجراءات التشغيلية مع مراعاة المخاوف المتعلقة بالصحة والسلامة والجودة والبيئة.
التنسيق مع الموظفين الإشرافيين لتنفيذ الصيانة الوقائية وجداول التنظيف وخطة إدارة الأمن وخطة إدارة الأزمات.
زيارات دورية للموقع لضمان تنفيذ العمل وفقًا للوقت وفي حدود الميزانية المخصصة بما يتوافق مع أفضل ممارسات الصناعة.
التأكد من أن جميع الموظفين المتعاقدين من الباطن المستخدمين في التسليم التشغيلي معتمدون ومؤهلون للمهام المحددة.
الحفاظ على بيئة عمل آمنة لجميع الموظفين والمقاولين من الباطن الذين توظفهم الشركة والذين يدركون تمامًا إجراءات الصحة والسلامة والبيئة.
مراجعة التقديرات / المقترحات حسب الحاجة لعقود الخدمة / مشاريع التجديد أو التغييرات.
المسؤولية الكاملة عن ضمان المسح المناسب وإعداد تقارير العوائق وتولي وإدارة DLP والضمانات لجميع المرافق الجديدة التي تقع ضمن المبنى المخصص أو المنطقة التشغيلية الجغرافية.
المسؤولية الكاملة عن تنفيذ عمليات تدقيق أداء العقد للمبنى المخصص أو المنطقة التشغيلية الجغرافية من منظور فني؛ إضافة قيمة إلى العقد من خلال إجراء مراجعات الصيانة وتحليل الاتجاهات وتحديد حلول الوقاية بما في ذلك إدارة الطاقة. المساهمة في التحسين المستمر والدفع نحو تحقيق القيمة مقابل المال.

المسؤولية الكاملة عن ضمان توافر الموظفين في جميع الأوقات لأعمال الجدول الزمني ومتطلبات الطوارئ التي تلبي مستويات تقديم الخدمة المطلوبة.

ضمان توافر جميع مستويات المخزون الدنيا المطلوبة من الأجزاء والمواد في جميع الأوقات لتقديم الخدمات مع الحد الأدنى من وقت التوقف.

ضمان جدول إجازات الموظفين السنوية في مكانه للفترات القادمة.

المسؤولية الكاملة عن ضمان التسليم في الوقت المناسب لتقارير الشيخوخة والتحصيلات إلى مجلس الإدارة.

المسؤولية الكاملة عن تقديم بيان الربح والخسارة الشهري والسنوي إلى مجلس الإدارة.

تنظيم الاجتماعات الشهرية / الفصلية والاجتماعات العامة السنوية.
إعداد التقارير التحليلية عن التحصيلات والنفقات لتضمينها في عرض الاجتماع العام السنوي بالتنسيق مع إدارة المالية.

المسؤولية الكاملة عن تنسيق ومراجعة أعمال التجهيز في المباني المخصصة له.
تنفيذ التدابير التي وافقت عليها الإدارة والمجلس لتحسين تحصيل رسوم الخدمة بالتنسيق مع فريق التحصيل.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. إدارة المرافق
فهم قوي لأنظمة المباني والعمليات مثل أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والأنظمة الكهربائية والسباكة والمصاعد.
معرفة جداول الصيانة والإصلاحات وممارسات الصيانة الوقائية للحفاظ على تشغيل المرافق بسلاسة.
القدرة على إدارة تخطيط المساحة وتخطيط المكاتب، وضمان الاستخدام الأمثل للمساحة المتاحة.
2. إدارة المشاريع
القدرة على الإشراف على المشاريع المتعلقة بالمرافق، بما في ذلك عمليات التجديد أو النقل أو الترقيات للمرافق.
مهارات تنظيمية قوية لإدارة الجداول الزمنية والميزانيات والموارد لمختلف المشاريع المتعلقة بالمرافق.
خبرة في التنسيق بين الإدارات المختلفة والمقاولين والبائعين أثناء تنفيذ المشروع.
3. إدارة البائعين والمقاولين
مهارات قوية في التفاوض والتواصل لإدارة العلاقات مع مقدمي الخدمات الخارجيين والمقاولين والبائعين.
التأكد من الالتزام بالعقود، وتقديم الخدمات في الوقت المحدد، وحل أي مشكلات على الفور.
مراجعة وإدارة اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) مع البائعين والمقاولين.
4. الامتثال للصحة والسلامة
المعرفة باللوائح الصحية والسلامة والبيئة التي تؤثر على إدارة المرافق.
القدرة على تنفيذ بروتوكولات السلامة وضمان الامتثال للقوانين المحلية والولائية والفيدرالية فيما يتعلق بقوانين البناء والسلامة من الحرائق والمعايير البيئية.
إجراء عمليات تدقيق وتفتيش منتظمة للسلامة لتحديد المخاطر المحتملة والتخفيف من المخاطر.
5. إعداد الميزانية وإدارة التكاليف
الذكاء المالي القوي لإدارة وتتبع ميزانية عمليات المرافق، بما في ذلك الإصلاحات والصيانة والمرافق والمشاريع.
تحديد فرص توفير التكاليف دون المساومة على الجودة أو السلامة.
الخبرة في التنبؤ وإدارة التكاليف المرتبطة بعمليات المرافق.
6. حل المشكلات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها
القدرة على تحديد ومعالجة المشكلات المتعلقة بصيانة المباني أو العمليات بسرعة وكفاءة.
استكشاف أخطاء فشل المعدات ومشاكل المرافق ومخاوف الموظفين المتعلقة ببيئة العمل المادية.
التفكير على قدميك لضمان سير العمل في المبنى بسلاسة، وخاصة أثناء حالات الطوارئ أو المواقف غير المتوقعة.
7. التواصل والعمل الجماعي
القدرة على التواصل بشكل فعال مع الفرق الداخلية والإدارة العليا والموردين الخارجيين والمقاولين.
التعاون مع فرق متعددة الوظائف (مثل الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والعمليات) لضمان توافق عمليات المنشأة مع الاحتياجات العامة للمنظمة.
تقديم تقارير واضحة عن أداء المرافق وجداول الصيانة وأي مشكلات قد تنشأ.
8. الكفاءة الفنية
المعرفة ببرامج إدارة المرافق بمساعدة الكمبيوتر (CAFM) مثل Archibus أو FM:Systems أو Planon.
الخبرة في أنظمة إدارة المباني (BMS) لمراقبة أنظمة المباني والتحكم فيها مثل أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والإضاءة والأمن.
معرفة أنظمة إدارة الطاقة لتحسين الاستدامة وتقليل استهلاك الطاقة.