مساعد المشتريات

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات الرئيسية:

1. تحليل متطلبات العمل:

التواصل مع أصحاب المصلحة عبر الصناعات المختلفة لجمع وفهم متطلبات العمل.
تحليل وتوثيق العمليات التجارية وسير العمل الحالية لتحديد مجالات التحسين.
تحويل احتياجات العمل إلى مواصفات فنية لفرق تكنولوجيا المعلومات والتطوير.
2. تكامل الأنظمة وتحسينها:

العمل بشكل وثيق مع فرق تكنولوجيا المعلومات لتصميم وتنفيذ الحلول التي تعزز أداء النظام وتتماشى مع أهداف العمل.
دعم دمج الأنظمة والأدوات والتطبيقات الجديدة ضمن المشهد التكنولوجي الحالي.
ضمان التزام تكوينات النظام بأفضل الممارسات ودعم الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
3. تحسين العملية:

قيادة المبادرات لتحسين العمليات من خلال التكنولوجيا والأتمتة.
إجراء تقييمات منتظمة لأداء النظام والتوصية بالتحسينات لتحسين الكفاءة وخفض التكاليف.
4. تحليل البيانات وإعداد التقارير:

إجراء تحليل البيانات لتوفير رؤى تدعم قرارات العمل والتخطيط الاستراتيجي.
تطوير التقارير ولوحات المعلومات وصيانتها لمراقبة أداء النظام والمقاييس الرئيسية.
5. إدارة المشاريع والتعاون:

الإشراف على المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم المتعلقة بتنفيذ النظام وتحسينه.
العمل بشكل متعدد الوظائف مع فرق مثل تكنولوجيا المعلومات، والمالية، والمشتريات، والعمليات لضمان تنفيذ المشروع بنجاح.
العمل كجسر بين الفرق الفنية ووحدات الأعمال لضمان التواصل الواضح والتوافق.
6. إدارة المخاطر والامتثال:

تحديد وتقييم المخاطر المتعلقة بتغييرات النظام أو التنفيذات الجديدة.
التأكد من امتثال جميع أنظمة الأعمال للمتطلبات التنظيمية والسياسات الداخلية.
7. التدريب والدعم:

توفير التدريب والدعم المستمر للمستخدمين النهائيين لدفع التبني الفعال للأنظمة والعمليات الجديدة.
تطوير وصيانة أدلة المستخدم ومواد التدريب ووثائق الدعم.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات أو مجال ذي صلة.
الخبرة في المشتريات وأنظمة المشتريات ضرورية.
5-7 سنوات من الخبرة كمحلل أعمال، ويفضل أن تكون في بيئة خدمات مشتركة أو متعددة الصناعات.
فهم قوي لأنظمة الأعمال ومنهجيات تحسين العمليات وتكامل الأنظمة.
مهارات ممتازة في التواصل وحل المشكلات والتحليل.
إتقان أدوات تحليل البيانات وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (مثل SAP وOracle وما إلى ذلك).
خبرة في إدارة المشاريع والقدرة على النجاح في بيئة ديناميكية سريعة الخطى.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. تطوير استراتيجية المشتريات
التوريد الاستراتيجي: تطوير وتنفيذ استراتيجيات المشتريات التي تتوافق مع الأهداف العامة للمنظمة.
إدارة الفئات: إدارة فئات محددة من السلع أو الخدمات (على سبيل المثال، تكنولوجيا المعلومات، واللوازم المكتبية، ومواد البناء)، وضمان كفاءة التكلفة والقيمة المثلى.
إدارة علاقات الموردين: إنشاء علاقات قوية والحفاظ عليها مع الموردين لضمان شراكات طويلة الأجل ومستدامة وشروط مواتية.
2. اختيار الموردين وتقييمهم
تحديد الموردين: تحديد الموردين المحتملين بناءً على أبحاث السوق والمؤهلات ومتطلبات المنظمة.
تدقيق الموردين وتقييمهم: إجراء تدقيق الموردين وتقييم الأداء وتقييم المخاطر لضمان استيفاء الموردين لمعايير الجودة والامتثال والتسليم.
إدارة الموردين: الإشراف على إدارة عقود الموردين، والتأكد من استيفاء الموردين للشروط والأحكام الموضحة في العقود، بما في ذلك جداول التسليم ومعايير الجودة.
3. التفاوض وإدارة العقود
التفاوض على العقود: قيادة المفاوضات مع الموردين لتأمين أسعار وشروط وجداول تسليم ومعايير جودة مواتية.
خفض التكاليف: تحديد الفرص لتقليل تكاليف المشتريات من خلال المصادر الاستراتيجية أو الشراء بالجملة أو اتفاقيات الموردين طويلة الأجل.
الامتثال للعقد: التأكد من أن عقود المشتريات سليمة من الناحية القانونية، وتحدد المسؤوليات بوضوح، ويلتزم بها الطرفان.
4. إدارة عملية الشراء
إدارة أوامر الشراء: الإشراف على إنشاء أوامر الشراء والموافقة عليها وتتبعها، والتأكد من معالجتها بكفاءة ودقة.
مراقبة المخزون: التعاون مع فرق المخزون والخدمات اللوجستية لضمان شراء السلع في الوقت المناسب وإدارة مستويات المخزون.
توثيق المشتريات: الاحتفاظ بسجلات مفصلة لأنشطة المشتريات، بما في ذلك اتصالات الموردين والعقود وأوامر الشراء.
5. إعداد الميزانية ومراقبة التكاليف
إدارة الميزانية: التعاون مع قسم المالية لتحديد وإدارة ميزانية المشتريات، وضمان بقاء الإنفاق ضمن الميزانية المخصصة.
التنبؤ بالتكاليف: التنبؤ بنفقات المشتريات وتقديم رؤى حول التكاليف المستقبلية المحتملة، مما يساعد المنظمة على التخطيط وتخصيص الموارد بشكل فعال.
تحليل التكاليف: تحليل فعالية أنشطة المشتريات من حيث التكلفة بشكل مستمر وتقديم توصيات للتحسينات.