Shared Services Coordinator

الأدوار والمسؤوليات

التنسيق مع إدارة تنمية المواهب والأداء لتنفيذ برامج التعلم والتطوير بما يتماشى مع تحليل احتياجات التدريب.
جدولة أحداث التدريب، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر المؤتمرات وورش العمل والندوات عبر الإنترنت.
تطوير وصيانة مواد التدريب، بما في ذلك مخططات الدورة والأجندات ونماذج التقييم.
تقديم الدعم الإداري لفريق التعلم والتطوير، بما في ذلك إدخال البيانات وإعداد التقارير وحفظ السجلات.
التأكد من حل مشكلات التدريب بين مختلف أصحاب المصلحة بطريقة فعالة وكفؤة.
التواصل مع وكالات التعلم الخارجية لترتيب لوجستيات التدريب ومتابعة تسليم البرامج في الوقت المناسب.
الحفاظ على نظام إدارة التعلم الجماعي (LMS) لضمان دقة المعلومات وتحديثها.
إجراء تقييم لاحق لبرامج التدريب وجمع الملاحظات بشأن أداء المدرب والمحتوى المقدم والتعلم المكتسب.
تنفيذ مبادرات تحسين العملية لزيادة كفاءة وفعالية عمليات التعلم.
إعداد التقارير التي تعكس برامج التعلم والتطوير الحالية والقضايا التي تواجهها والإجراءات الموصى بها.

مسؤوليات إدارة الأفراد:

غير متاح

المسؤوليات الاستراتيجية:

غير متاح

المسؤوليات

المسؤوليات الأساسية:

التنسيق مع إدارة تنمية المواهب وإدارة الأداء لتنفيذ برامج التعلم والتطوير بما يتماشى مع تحليل احتياجات التدريب.
جدولة أحداث التدريب، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر المؤتمرات وورش العمل والندوات عبر الإنترنت.
تطوير وصيانة مواد التدريب، بما في ذلك مخططات الدورة والأجندات ونماذج التقييم.
تقديم الدعم الإداري لفريق التعلم والتطوير، بما في ذلك إدخال البيانات وإعداد التقارير وحفظ السجلات.
التأكد من حل مشكلات التدريب بين مختلف أصحاب المصلحة بطريقة فعالة وكفؤة.
التواصل مع وكالات التعلم الخارجية لترتيب لوجستيات التدريب ومتابعة تسليم البرامج في الوقت المناسب.
الحفاظ على نظام إدارة التعلم الجماعي (LMS) لضمان دقة المعلومات وتحديثها.
إجراء تقييم لاحق لبرامج التدريب وجمع الملاحظات بشأن أداء المدرب والمحتوى المقدم والتعلم المكتسب.
تنفيذ مبادرات تحسين العملية لزيادة كفاءة وفعالية عمليات التعلم.
إعداد التقارير التي تعكس برامج التعلم والتطوير الحالية، والقضايا التي تواجهها والإجراءات الموصى بها.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. تحسين العمليات والكفاءة
تحسين الخدمة: الخبرة في تحسين كفاءة عمليات الخدمات المشتركة، مثل تبسيط سير العمل، والقضاء على التكرار، وتعزيز تقديم الخدمة.
Lean وSix Sigma: معرفة منهجيات تحسين العمليات مثل Lean وSix Sigma وKaizen لزيادة الكفاءة التشغيلية.
أدوات الأتمتة: الكفاءة في استخدام البرامج والأدوات التي تعمل على أتمتة المهام الإدارية، مثل RPA (أتمتة العمليات الروبوتية)، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات، ومنصات إدارة العمليات التجارية.
2. التعاون بين الوظائف
إدارة أصحاب المصلحة: بناء والحفاظ على العلاقات مع الإدارات الداخلية التي تعتمد على الخدمات المشتركة (على سبيل المثال، الموارد البشرية، والمالية، وتكنولوجيا المعلومات، والمشتريات).

التواصل بين الإدارات: العمل كحلقة وصل بين وحدات الأعمال وفرق الخدمات المشتركة لضمان التوافق على الأهداف والتوقعات.
التركيز على خدمة العملاء: ضمان تلبية الخدمات المشتركة لاحتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة الداخليين والإدارات.
3. معرفة وظائف الأعمال
التمويل والمحاسبة: فهم عمليات المحاسبة والميزانية والتقارير المالية ضمن الخدمات المشتركة.
الموارد البشرية: الإلمام بعمليات الموارد البشرية، مثل الرواتب وإدارة المزايا والتجنيد والعلاقات مع الموظفين.
خدمات تكنولوجيا المعلومات: الكفاءة في دعم وإدارة تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، ووظائف مكتب المساعدة.
المشتريات: معرفة عمليات المشتريات وإدارة البائعين واستراتيجيات التوريد.
4. المهارات التحليلية وحل المشكلات
تحليل البيانات: القدرة على تحليل مقاييس أداء الخدمة وتحديد مجالات التحسين.
تحليل السبب الجذري: تحديد الأسباب الجذرية للمشاكل المتكررة ضمن الخدمات المشتركة واقتراح الحلول.
إعداد التقارير: إنشاء وتقديم تقارير قائمة على البيانات حول أداء الخدمات المشتركة والاتجاهات وفرص التحسين.
5. إدارة المشاريع
تنسيق المشاريع: إدارة المشاريع المتعلقة بتنفيذ أو تحسين عمليات الخدمات المشتركة.
إدارة الجدول الزمني: ضمان إكمال مشاريع الخدمات المشتركة في الجداول الزمنية والميزانيات المحددة.
إدارة التغيير: قيادة مبادرات التغيير المتعلقة بتحويل أو تحسين وظائف الخدمات المشتركة.