سكرتير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن سكرتير تجاري منظم وفعال للغاية لدعم عملياتنا التجارية. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن إدارة المستندات الحساسة وتنسيق الاجتماعات والسفر والمساعدة في المعارض وضمان التواصل السلس بين الأقسام والعملاء. يتطلب هذا الدور الاهتمام بالتفاصيل والتقدير والنهج الاستباقي للدعم الإداري.

مسؤولياتك كسكرتير تجاري

إدارة المستندات: الحفاظ على الملفات والسجلات السرية وتنظيمها، بما في ذلك العقود والمقترحات والتقارير والمستندات الإجرائية لضمان إمكانية الوصول إليها والامتثال لمعايير الشركة.

إدارة اليوميات والسفر: تنظيم اليوميات والحفاظ عليها، وجدولة الاجتماعات، وترتيب لوجستيات السفر، بما في ذلك معالجة التأشيرات. ضمان التنسيق السلس لاجتماعات العملاء والتفاعلات مع الأطراف الثالثة.

دعم المعرض: المساعدة في تنظيم وإدارة المشاركة في المعرض، بما في ذلك تنسيق اللوجستيات والمواد والحضور حسب الحاجة.

دعم الاجتماع: إعداد وتوزيع أجندات الاجتماع، وتسجيل المحاضر، والتأكد من إكمال جميع إجراءات المتابعة اللازمة بدقة وفي الوقت المحدد.
إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات: مراقبة صندوق الوارد للاستفسارات العامة، وتحديد أولويات الاتصالات المهمة وإرسالها إلى أعضاء الفريق أو الإدارة المناسبين.
إدارة المواد التسويقية: تحديث وتحسين كتيبات الشركة ومواصفاتها ومواد التسويق الأخرى بانتظام لضمان تحديثها وتقديمها بشكل احترافي.
تنسيق العطاءات: تسهيل جمع وتسليم العطاءات، وضمان تقديم جميع المستندات في الوقت المناسب. تتبع وإدارة الطلبات لضمان الامتثال للمواعيد النهائية.
اتصالات العملاء: إنشاء مجلدات منظمة لمراسلات العملاء والحفاظ عليها، وضمان سهولة الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة وتحديثها.
التأهيل المسبق وتقديم المستندات: إعداد ملفات التأهيل المسبق وإدارة التقديم في الوقت المناسب للمستندات ذات الصلة، وضمان الامتثال لمتطلبات العميل.
صيانة ملفات الخادم: تحديث الملف التجاري بانتظام على الخادم، والتأكد من أنه يتضمن سجلات دقيقة مثل مواصفات السفينة والتراخيص والشهادات وسجلات المسار.
تقديم المقترحات: الإشراف على عملية التقديم النهائية للمقترحات، والتأكد من تضمين جميع المستندات اللازمة، وتنسيق شحن المقترحات مع شركات التوصيل أو الموظفين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

تسجيل العملاء والتجديدات: إدارة عملية التسجيل والتجديد مع العملاء، والتأكد من استكمال جميع المستندات ذات الصلة وتقديمها في الوقت المناسب.

الاتصالات الإدارية: إدارة إرسال الفاكسات والرسائل والتقارير الصادرة من الإدارة، وضمان التواصل الواضح والمهني في جميع الأوقات.

دعم المشتريات: إدارة متطلبات الشراء الإدارية، وتنسيق الطلبات وضمان تسليم الإمدادات في الوقت المحدد.

نحن نقدم

صفاتك وخبرتك

يمكنك ترك بصمتك كسكرتير تجاري إذا كان لديك:

خبرة لا تقل عن عامين في هذا المجال

درجة البكالوريوس

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة

اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة

القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة التقدير

إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint)

مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية

الخبرة السابقة في دور إداري مماثل تعد ميزة إضافية

القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق

استباقي، وذكي، وقابل للتكيف مع الأولويات المتغيرة

إتقان اللغة الإنجليزية المكتوبة والمنطوقة