مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي

الموقع: أبو ظبي

التعليم: درجة البكالوريوس

الخبرة: 8-10 سنوات

العقد: شهرين (قابل للتمديد)

اللغات: إتقان اللغة الإنجليزية

متطلبات الوظيفة

دور مساعد تنفيذي قياسي لإدارة المذكرات والأحداث والخدمات اللوجستية والمشتريات
خبرة في الصناعة ميزة إضافية
العمل سابقًا في قسم المخاطر ميزة إضافية

1. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التفاعل بشكل فعال مع المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.
التواصل الكتابي: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات المهنية.
الاستماع النشط: فهم وتوقع احتياجات المديرين التنفيذيين.
2. المهارات التنظيمية وإدارة الوقت
إدارة التقويم: جدولة الاجتماعات والمواعيد وخطط السفر بكفاءة.
تحديد الأولويات: التعامل مع المهام المتنافسة والمواعيد النهائية بسهولة.
تنسيق الأحداث: تنظيم الأحداث والمؤتمرات وأنشطة الفريق.
3. المهارات الفنية
إتقان برامج المكتب: الاستخدام المتخصص لبرنامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) وGoogle Workspace.
أدوات إدارة المشاريع: الإلمام بأدوات مثل Asana أو Trello أو Monday.com.
برامج إدارة السفر والنفقات: الخبرة في أدوات مثل Concur أو Expensify.
4. السرية والتكتم
الثقة: التعامل مع المعلومات الحساسة بعناية.
الاحتراف: الحفاظ على السرية في جميع التعاملات.
5. حل المشكلات والتفكير النقدي
الحلول الاستباقية: توقع المشكلات المحتملة وحلها بكفاءة.
إدارة الأزمات: الحفاظ على الهدوء والذكاء في المواقف عالية الضغط.
6. المهارات الشخصية
بناء العلاقات: بناء الثقة مع المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.
التعاطف: فهم ودعم احتياجات المديرين التنفيذيين.
حل النزاعات: معالجة الخلافات دبلوماسياً.
7. الاهتمام بالتفاصيل
الدقة: ضمان الجدولة والتوثيق والاتصال الخالي من الأخطاء.
الدقة: إعادة التحقق من التقارير والعروض التقديمية والترتيبات.
8. القدرة على تعدد المهام
إدارة المسؤوليات المختلفة في وقت واحد، مثل الجدولة والمراسلات وتخطيط الأحداث.
9. القدرة على التكيف والمرونة
الرشاقة: التكيف بسرعة مع التغييرات في الخطط أو الأولويات.
عقلية التعلم: التكيف مع الأدوات أو الأنظمة أو التفضيلات التنفيذية الجديدة.
10. القيادة والمبادرة
اتخاذ القرارات بشكل مستقل: تولي زمام المبادرة في المشاريع أو المهام دون إشراف مستمر.
القيادة الداعمة: المساعدة في تنسيق الفريق وتفويض المهام عند الحاجة.
11. مهارات الإدارة المالية (اختيارية ولكنها قيمة)
إعداد الميزانية: إدارة الميزانيات التنفيذية أو الإدارية.
تتبع النفقات: إعداد وتقديم تقارير النفقات بدقة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التفاعل بشكل فعال مع المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.
التواصل الكتابي: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات المهنية.
الاستماع النشط: فهم وتوقع احتياجات المديرين التنفيذيين.
2. المهارات التنظيمية وإدارة الوقت
إدارة التقويم: جدولة الاجتماعات والمواعيد وخطط السفر بكفاءة.
تحديد الأولويات: التعامل مع المهام المتنافسة والمواعيد النهائية بسهولة.
تنسيق الأحداث: تنظيم الأحداث والمؤتمرات وأنشطة الفريق.
3. المهارات الفنية
إتقان برامج المكتب: الاستخدام المتخصص لبرنامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) وGoogle Workspace.
أدوات إدارة المشاريع: الإلمام بأدوات مثل Asana أو Trello أو Monday.com.
برامج إدارة السفر والنفقات: الخبرة في أدوات مثل Concur أو Expensify.
4. السرية والتكتم
الثقة: التعامل مع المعلومات الحساسة بعناية.
الاحتراف: الحفاظ على السرية في جميع التعاملات.
5. حل المشكلات والتفكير النقدي
الحلول الاستباقية: توقع المشكلات المحتملة وحلها بكفاءة.
إدارة الأزمات: الحفاظ على الهدوء والذكاء في المواقف عالية الضغط.
6. المهارات الشخصية
بناء العلاقات: بناء الثقة مع المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.
التعاطف: فهم ودعم احتياجات المديرين التنفيذيين.
حل النزاعات: معالجة الخلافات دبلوماسياً.
7. الاهتمام بالتفاصيل
الدقة: ضمان الجدولة والتوثيق والاتصال الخالي من الأخطاء.
الدقة: إعادة التحقق من التقارير والعروض التقديمية والترتيبات.
8. القدرة على تعدد المهام
إدارة المسؤوليات المختلفة في وقت واحد، مثل الجدولة والمراسلات وتخطيط الأحداث.
9. القدرة على التكيف والمرونة
الرشاقة: التكيف بسرعة مع التغييرات في الخطط أو الأولويات.
عقلية التعلم: التكيف مع الأدوات أو الأنظمة أو التفضيلات التنفيذية الجديدة.
10. القيادة والمبادرة
اتخاذ القرارات بشكل مستقل: تولي زمام المبادرة في المشاريع أو المهام دون إشراف مستمر.
القيادة الداعمة: المساعدة في تنسيق الفريق وتفويض المهام عند الحاجة.
11. مهارات الإدارة المالية (اختيارية ولكنها قيمة)
إعداد الميزانية: إدارة الميزانيات التنفيذية أو الإدارية.
تتبع النفقات: إعداد وتقديم تقارير النفقات بدقة.