مشرف العمليات

الأدوار والمسؤوليات

المسمى الوظيفي: مشرف العمليات
التقارير إلى: مدير العمليات
الغرض:
يقود مشرف العمليات الوظائف التشغيلية اليومية للشركة، ويضمن اتباع جميع السياسات والإجراءات بدقة. يعمل هذا الدور كحلقة وصل رئيسية بين العمليات والأقسام الأخرى، وهو مسؤول عن الإدارة الفعّالة للأسطول وخدمات الليموزين.

المسؤوليات الرئيسية:
القيادة التشغيلية:
- قيادة العمليات اليومية، وضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح الصناعية.
- العمل كنقطة اتصال رئيسية بين العمليات والأقسام الأخرى من أجل التواصل السلس بين الوظائف.

تخطيط الأسطول والليموزين:
- الإشراف على التخطيط اليومي للأسطول وضمان الاستخدام الفعال للمركبات.
- مراقبة عمليات الليموزين والتواصل بشأن الاستراتيجيات لتحسين معدلات الاستخدام مع مديري الأقسام.

التدريب والتطوير:
- تقديم تدريب رسمي وغير رسمي لوكلاء التأجير حول تحقيق الأهداف الموجهة نحو العملاء.
- توجيه الوكلاء حول الترويج للخدمات الإضافية مثل التنازل عن أضرار الاصطدام، والحماية من السرقة، وخيارات شراء الوقود، وترقيات المركبات.
التوثيق والحجوزات:
- الإشراف على جميع جوانب توثيق الإيجار، بما في ذلك الحجوزات والعروض وتمديدات الإيجار.
- التأكد من أن جميع الوثائق تتوافق مع سياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية.
- إعداد التقارير والتحليل:
- مساعدة مديري الأقسام في إعداد التقارير التشغيلية المنتظمة لتتبع وتقييم الأداء.
- مراقبة استخدام الأسطول وتنفيذ استراتيجيات لتعظيم الكفاءة بالتشاور مع مدير القسم.
- التنسيق:
- تنسيق العمليات اليومية عبر مناطق مختلفة، وضمان التعاون الفعال بين الفرق والمواقع المختلفة.
- الامتثال والمراقبة:
- التأكد من صيانة جميع الوثائق المتعلقة بالعمليات بدقة والامتثال لسياسات الشركة والمعايير التنظيمية.
- مهام إضافية:
- أداء مهام أخرى يكلفه بها مدير القسم لدعم التميز التشغيلي الشامل.
- المؤهلات:
- خبرة مثبتة في دور إدارة العمليات، ويفضل في قطاع تأجير السيارات أو السيارات.
- مهارات قوية في القيادة وإدارة الفريق.
- قدرات ممتازة في التواصل والتنسيق.
- الإلمام بإدارة الأسطول وإجراءات التأجير والأطر التنظيمية ذات الصلة.
- القدرة على تدريب وتوجيه الموظفين لتحسين خدمة العملاء والكفاءة التشغيلية.
- مهارات تنظيمية قوية ومهارات حل المشكلات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الإشراف على الفريق وإدارته
قيادة فريق من الموظفين وتحفيزهم والإشراف عليهم، والتأكد من أداء العمل بكفاءة وفعالية.
تعيين المهام ومراقبة أداء الفريق، وتقديم الدعم والتوجيه عند الضرورة.
إجراء مراجعات الأداء، وتقديم الملاحظات، وتحديد مجالات تطوير الموظفين.
التأكد من أن الفريق يتبع سياسات الشركة وإجراءاتها ومعايير السلامة.
تحسين العمليات
مراجعة وتحسين العمليات التشغيلية لزيادة الإنتاجية وخفض التكاليف وتبسيط سير العمل.
تنفيذ أفضل الممارسات لكفاءة العمليات وضمان الالتزام بالمعايير التشغيلية.
تحديد ومعالجة الاختناقات أو عدم الكفاءة في التدفق التشغيلي.
مراقبة الجودة
مراقبة جودة العمل لضمان الامتثال للمعايير التنظيمية وتوقعات العملاء.
إجراء عمليات تفتيش وتدقيق منتظمة للتحقق من أن المنتجات أو الخدمات أو العمليات تلبي معايير الجودة.
معالجة أي مشكلات تتعلق بالجودة على الفور والعمل مع الفريق لإيجاد الحلول.
الجدولة وإدارة الموارد
إنشاء وإدارة جداول الموظفين لضمان مستويات التوظيف الكافية خلال أوقات الذروة.
الإشراف على تخصيص الموارد والمعدات والمواد لدعم العمليات اليومية.
تأكد من أن الفريق يلتزم بالجداول الزمنية ويلبي المواعيد النهائية.
الصحة والسلامة والامتثال
تأكد من الامتثال لقواعد السلامة، بما في ذلك بروتوكولات الصحة والسلامة للفريق.

أجرِ تدريبًا على السلامة للموظفين وتأكد من تحديد المخاطر في مكان العمل ومعالجتها.
احتفظ بالسجلات المتعلقة بالامتثال وعمليات تفتيش السلامة وتقارير الحوادث.
إعداد التقارير والتوثيق
احتفظ بسجلات دقيقة للعمليات، بما في ذلك المخزون والإنتاج وأداء الموظفين.

أنشئ تقارير منتظمة عن أداء الفريق والإنتاجية وغيرها من المقاييس التشغيلية الرئيسية.
أبلغ الإدارة العليا عن أي مشكلات أو مخاوف واقترح حلولاً للتحسين.
خدمة العملاء
تأكد من مستويات عالية من رضا العملاء من خلال معالجة الشكاوى أو المخاوف على الفور.

اعمل مع فرق خدمة العملاء لحل أي مشكلات تشغيلية تؤثر على العملاء.
راقب ملاحظات العملاء لتحديد مجالات التحسين في تقديم الخدمة.