مدير مكتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث حاليًا عن محترفي مكتب الاستقبال المتحمسين والديناميكيين الذين يركزون على الضيوف والذين يفتخرون بقدرتهم على تقديم مستويات غير عادية من خدمة العملاء وتقديم حلول إبداعية لضيوفنا.

بصفتك مساعد مدير مكتب الاستقبال، فأنت مسؤول عن مساعدة مدير الغرف في قيادة وإدارة جميع أقسام قسم مكتب الاستقبال من أجل ضمان أعلى معايير الخدمة، حيث سيتضمن دورك مسؤوليات رئيسية مثل-

مراقبة موظفي مكتب الاستقبال لضمان حصول الضيوف على اهتمام سريع ودافئ وتقدير شخصي

إبلاغ أقسام التشغيل الأخرى، ولا سيما قسم التدبير المنزلي، بجميع مسائل مكتب الاستقبال التي تهمهم

إقامة علاقات فعالة مع الموظفين والحفاظ عليها

مساعدة مدير مكتب الاستقبال / مدير مكتب الاستقبال في المسائل المتعلقة بالموظف مثل التقييم والاستشارات

المساعدة في إعداد التقارير الإحصائية والأداء والتوقعات حسب الضرورة من أجل

تسهيل إعداد الميزانية السنوية والخطة الاستراتيجية وتزويد الإدارة بمعلومات التسويق

المساعدة في مراقبة والتحكم، على أساس مستمر، في تكاليف القسم لضمان الأداء مقابل الميزانية

المهارات

التعليم والمؤهلات والخبرات

من الأفضل أن تكون حاصلًا على درجة في مجال الضيافة مع خبرة سابقة لا تقل عن ثلاث سنوات في قسم مكتب الاستقبال داخل بيئة فندقية. يجب أن يكون لديك أيضًا إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة وعرض شخصي لا تشوبه شائبة إلى جانب القدرة على حل المشكلات بشكل فعال. يجب أن تكون لديك معرفة بتقنيات البيع الإضافي وتعظيم الإيرادات، وستكون معرفة الكمبيوتر ومعرفة برنامج Opera موضع تقدير كبير.

المعرفة والكفاءات

المرشح المثالي سيكون فردًا إيجابيًا واستباقيًا يتمتع بشخصية منفتحة وكاريزمية وسهلة التعامل، جنبًا إلى جنب مع قدرة عالية على رعاية العملاء ومهارات قيادية قوية والقدرة على تحفيز الآخرين وتوجيههم. لديك القدرة على تطوير وبناء العلاقات بسهولة، مع امتلاك الكفاءات الإضافية التالية-

فهم العمل

التأثير على النتائج

التخطيط للأعمال

بناء الفريق

تقدير التنوع

قيادة الناس

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المسؤوليات الرئيسية
الإشراف على عمليات مكتب الاستقبال:

الإشراف على أنشطة مكتب الاستقبال، بما في ذلك تسجيل الوصول والمغادرة، واستفسارات الضيوف، وتخصيص الغرف.
إدارة عمليات الحجوزات، والبواب، ومكتب الاستقبال، وعلاقات الضيوف لضمان الخدمة السلسة.
قيادة الفريق وتطوير الموظفين:

قيادة وتحفيز وتدريب موظفي مكتب الاستقبال لضمان خدمة عملاء ممتازة.
إجراء مراجعات الأداء، وتقديم الملاحظات، ومعالجة احتياجات تطوير الموظفين.
التأكد من التزام أعضاء الفريق بسياسات الشركة والحفاظ على معايير عالية من الاحتراف وخدمة العملاء.
علاقات الضيوف:

ضمان رضا الضيوف من خلال معالجة مخاوف الضيوف والشكاوى والطلبات الخاصة على الفور.
التعامل مع ضيوف VIP والتأكد من حصولهم على خدمة شخصية.
ضمان معايير عالية لتجربة الضيوف وتنفيذ استراتيجيات لتعزيز الاحتفاظ بالضيوف.
الكفاءة التشغيلية:

مراقبة العمليات اليومية لمكتب الاستقبال لضمان السير السلس وأعلى مستوى من الكفاءة.
التأكد من امتثال قسم مكتب الاستقبال لسياسات ومعايير وإجراءات الفندق.
المساعدة في التنبؤ والميزانية والتحكم في التكاليف لقسم الاستقبال.
التعاون مع الأقسام الأخرى:

التنسيق مع أقسام الفندق الأخرى (على سبيل المثال، التدبير المنزلي، والمبيعات، والصيانة) لضمان تلبية احتياجات الضيوف وحل المشكلات على الفور.
التأكد من توصيل طلبات الضيوف بشكل فعال إلى الأقسام الأخرى للحفاظ على التدفق التشغيلي.
الحجوزات وإدارة الإيرادات:

المساعدة في إدارة مخزون الغرف، وضمان الإشغال الأمثل للغرف والإيرادات.
التنسيق مع فريق إدارة الإيرادات لتنفيذ استراتيجيات التسعير والعروض الترويجية.
مراقبة أنظمة الحجز وضمان التعامل السليم مع الحجوزات والإلغاءات.
إدارة الأزمات وحل المشكلات:

التعامل مع حالات الطوارئ أو الشكاوى، مثل الحجز الزائد أو فشل الخدمة.
الحفاظ على الهدوء والاحتراف في المواقف العصيبة وحل المشكلات بشكل فعال للحفاظ على رضا الضيوف.
التقارير والإدارة:

إعداد وتحليل التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية عن عمليات الاستقبال، وردود أفعال الضيوف، والأداء المالي.
إدارة وصيانة سجلات الضيوف الدقيقة وتفاصيل المعاملات.
ضمان الامتثال للمعايير القانونية والسلامة، بما في ذلك خصوصية الضيوف وحماية البيانات.