Conference and Event Manager

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك مسؤول مبيعات (كبير) للمجموعات والمؤتمرات والفعاليات، ستكون مسؤولاً عن استقبال المجموعات والفعاليات في الفندق، والعمل كوسيط بين العميل والمناطق التجارية والتشغيلية. ستكون جهة الاتصال الأساسية للعميل عند وصوله إلى الفندق لحضور حدثه، والعمل بشكل وثيق مع الفندق لتحقيق الأهداف المحددة.

ماذا سأفعل؟

بصفتك مسؤول مبيعات (كبير) للمجموعات والمؤتمرات والفعاليات، ستكون مسؤولاً عن استقبال المجموعات والفعاليات في الفندق، والعمل كوسيط بين العميل والمناطق التجارية والتشغيلية. ستكون جهة الاتصال الأساسية للعميل عند وصوله إلى الفندق لحضور حدثه، والعمل بشكل وثيق مع الفندق لتحقيق الأهداف المحددة. على وجه التحديد، بصفتك (كبير) مسؤولي مبيعات المجموعات والمؤتمرات والفعاليات، ستقوم بالمهام التالية بأعلى المعايير:

استقبال استفسارات المجموعات والفعاليات
إعداد العقود للمجموعات والفعاليات
إدراج قائمة الغرف في النظام وتحديث تعليمات الدفع وإدخال المعلومات المهمة ذات الصلة بالمجموعة
التفاوض على الميزانيات مع العملاء
تطوير أوامر الأحداث والحفلات في النظام مع جميع المعلومات ذات الصلة
إجراء مجموعات تعليمية مع جميع المعلومات ذات الصلة بالمجموعة (عدد القادرين والفئة والسعر وشكل الدفع والاتصال بالشركة والملاحظات الخاصة وما إلى ذلك)
إجراء مجموعات التقارير الشهرية وتحديث مجموعات معلومات الإغلاق
التفاعل بشكل دائم مع مديري الحسابات ومنسقي المبيعات والحجوزات ومكتب الاستقبال وحفلات الأقسام واجتماعات هيلتون والمطبخ
التصرف مباشرة مع الضيف أو العميل أثناء إقامة المجموعات والفعاليات
المشاركة في الأنشطة الخاصة مثل سكرتيرات الكوكتيلات ومجموعات الجولات الترحيبية وما إلى ذلك
التأكد من الرد على جميع طلبات العملاء بكفاءة ورشاقة
ترتيب وإجراء عمليات تفتيش للموقع العملاء
مساعدة مدير مبيعات GC&E المساعد في إعداد التقارير الإدارية والعروض التقديمية والمشاريع
معالجة الفواتير والمدفوعات والتعويضات المتعلقة بنفقات الحدث
إدخال بيانات الحدث ذات الصلة بدقة في نظام المجموعات وتحديثها بشكل منتظم
استخدام برامج وأدوات إدارة الأحداث لتبسيط عمليات التخطيط والتنفيذ.
تنسيق الجوانب الفنية للأحداث مثل معدات الصوت والفيديو والإضاءة والتجهيز
التعاون مع فرق تكنولوجيا المعلومات والدعم الفني لضمان التشغيل السلس لتكنولوجيا وأنظمة الحدث.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يعمل (كبير) مسؤولي مبيعات المجموعات والمؤتمرات والفعاليات الذين يخدمون علامات هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعملون مع أعضاء الفريق الآخرين. لتولي هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

مهارات تنظيمية وإدارة مشاريع قوية
مهارات اتصال وتواصل ممتازة، مع القدرة على بناء علاقة طيبة مع العملاء وأعضاء الفريق
معرفة أفضل ممارسات التخطيط للأحداث واتجاهات الصناعة.
الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الخطى.
مهارات حل المشكلات والقدرة على التفكير الإبداعي للتغلب على التحديات
مجموعات المبيعات والأحداث السابقة، ويفضل أن تكون في مجال الضيافة
مهارات الكمبيوتر الجيدة بما في ذلك Excel و PowerPoint و Word
نهج استباقي لتلبية المواعيد النهائية والأهداف

سيكون من المفيد في هذا المنصب أن تثبت القدرات والتمييزات التالية:

معرفة أنظمة إدارة ممتلكات الفندق
خبرة سابقة مثبتة في العمل في وظيفة المؤتمرات والأحداث
قد تكون الشهادات ذات الصلة في إدارة الأحداث أو الضيافة مفضلة ولكنها ليست مطلوبة