منسق هندسي

الأدوار والمسؤوليات

على وجه التحديد، ستكون مسؤولاً عن أداء المهام التالية بأعلى المعايير:

القيام بالأنشطة الإدارية اليومية لمكتب الهندسة مع الالتزام بمعايير وسياسات وإجراءات هيلتون

توفير الدعم الإداري لفريق الهندسة

التأكد من التعامل مع جميع الاتصالات، وخاصة تلك المتعلقة بالمالكين والضيوف والمكتب الرئيسي، على الفور وباحترافية

استلام البريد وتوزيعه

التأكد من إرسال البريد الصادر في الوقت المناسب

توفير محاضر اجتماعات فريق الهندسة وتجميع التقارير الإدارية في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة إذا لزم الأمر

الحفاظ على الإمدادات الكافية من القرطاسية المكتبية

تحديد وبناء العلاقات الداخلية والخارجية

تنفيذ جميع الملفات

الامتثال لجميع تفويضات الأمن الرئيسية

الإبلاغ عن أي مشكلات أو مخاطر تتعلق بالصيانة

الحفاظ على منطقة العمل الخاصة بك نظيفة ومرتبة وبطريقة جيدة

الإبلاغ عن المواد والمعدات المعيبة

المساعدة في المشاريع الخاصة المتعلقة بمكتب الهندسة

أداء المهام الأخرى التي توكلها الإدارة

ما الذي نبحث عنه؟

يعمل منسق مكتب الهندسة الذي يخدم علامات هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتولي هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية
مهارات إدارية وتقنية معلومات ممتازة
الالتزام بتقديم مستوى عالٍ من خدمة العملاء، داخليًا وخارجيًا
المرونة في الاستجابة لمجموعة من مواقف العمل المختلفة
القدرة على العمل تحت الضغط

سيكون من المفيد في هذا المنصب أن تثبت القدرات والتميزات التالية:

خبرة سابقة في منسق مكتب الهندسة في بيئة سريعة الخطى

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المعرفة الفنية والهندسية
فهم الأنظمة الميكانيكية والكهربائية والسباكة: فهم متين لأنظمة المباني والمعدات والمرافق، بما في ذلك أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء والأسلاك الكهربائية والسباكة والعمليات الميكانيكية.
الخبرة في الصيانة والإصلاح: الخبرة في الصيانة الوقائية والتصحيحية، والتأكد من أن جميع المعدات والأنظمة تعمل على النحو الأمثل.
قوانين وأنظمة البناء: الإلمام بأنظمة السلامة والبيئة، فضلاً عن قوانين البناء المحلية ومعايير الصناعة، لضمان الامتثال.
استكشاف أخطاء المعدات وإصلاحها: القدرة على تحديد المشكلات وإجراء استكشاف الأخطاء وإصلاحها لحل المشكلات المتعلقة بالآلات أو الأنظمة أو المكونات الكهربائية.
مهارات إدارة المشاريع
الجدولة والتخطيط: تنسيق وجدولة أنشطة الصيانة والإصلاحات والتركيبات لتقليل الاضطرابات في العمليات أو تجربة الضيف.
إدارة الموارد: تأكد من توفر الأدوات والمواد والموظفين اللازمين لإكمال المهام بكفاءة.
الميزانية: المساعدة في إدارة الميزانيات للمشاريع الهندسية ولوازم الصيانة والمعدات، وضمان كفاءة التكلفة دون المساومة على الجودة.
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام وإدارة المشاريع المتعددة، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتخصيص الموارد بشكل فعال.

مهارات الاتصال والتواصل الشخصي

التواصل الواضح: توفير اتصال واضح وموجز بين فرق الهندسة والأقسام الأخرى والموردين أو المقاولين الخارجيين.

التعاون الجماعي: العمل بشكل وثيق مع موظفي الصيانة والمقاولين والأقسام الأخرى لضمان العمليات والتعاون السلس.

خدمة العملاء: الرد على الطلبات من الأقسام الأخرى أو الضيوف بطريقة مهذبة ومفيدة وفي الوقت المناسب.

حل النزاعات: التعامل مع أي نزاعات أو مشكلات بشكل فعال، وخاصة في المواقف التي قد تتسبب فيها المشكلات الفنية في حدوث اضطرابات.

المهارات التنظيمية
حفظ السجلات والتوثيق: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجداول الصيانة والعمل المكتمل ومخزونات المعدات. توثيق جميع الأنشطة المتعلقة بالهندسة للرجوع إليها في المستقبل وأغراض الامتثال.

إدارة المخزون: مراقبة وإدارة مستويات مخزون المواد الهندسية وقطع الغيار والأدوات لضمان توفر العناصر المهمة دائمًا.

تنسيق المقاولين: إدارة العلاقات مع المقاولين والبائعين الخارجيين، والتأكد من وفائهم باتفاقيات مستوى الخدمة والمواعيد النهائية للمشروع.
حل المشكلات والتفكير التحليلي
حل المشكلات: تحديد الأسباب الجذرية للمشاكل الهندسية بسرعة وتطوير حلول فعّالة، سواء كانت تتعلق بتعطل الآلات أو انقطاع التيار الكهربائي أو مشاكل السباكة.
التحسين المستمر: تحديد مجالات التحسين بشكل استباقي في أنظمة الهندسة أو العمليات أو المعدات وتنفيذ التدابير التصحيحية.
الصيانة الوقائية: تطوير وتنفيذ استراتيجيات للتفتيشات الروتينية والصيانة الوقائية لتقليل احتمالية حدوث أعطال أو انقطاعات غير مخطط لها.