Administrative Assistant I

الأدوار والمسؤوليات

المساعد الإداري هو لاعب رئيسي في ضمان سلاسة عمليات المكتب، وتقديم الدعم للمديرين أو الفرق أو الأقسام. فيما يلي المهارات الأساسية المطلوبة لدور المساعد الإداري:

1. المهارات التنظيمية
إدارة المهام: تحديد أولويات وإدارة مهام أو مشاريع متعددة في وقت واحد.
حفظ السجلات: حفظ وتنظيم وصيانة المستندات المادية والرقمية.
الجدولة: تنسيق التقويمات والمواعيد والاجتماعات بشكل فعال.
2. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: آداب الهاتف المهنية والتفاعلات الشخصية.
الاتصال الكتابي: صياغة رسائل بريد إلكتروني أو مذكرات أو تقارير واضحة وموجزة وخالية من الأخطاء.
المهارات الشخصية: بناء علاقات إيجابية مع أعضاء الفريق والعملاء.
3. المهارات الفنية
إتقان برامج المكتب:
مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
Google Workspace (Docs وSheets وCalendar).
الكتابة وإدخال البيانات: مهارات الكتابة السريعة والدقيقة على لوحة المفاتيح.
الخبرة التكنولوجية: الإلمام بمعدات المكتب (مثل الطابعات والماسحات الضوئية) واستكشاف مشكلات تكنولوجيا المعلومات الأساسية وإصلاحها.
4. إدارة الوقت
الالتزام بالمواعيد النهائية وضمان إكمال المهام في الوقت المناسب.
إدارة جدول مكتب مزدحم وتجنب الاختناقات.
موازنة الأولويات لأصحاب المصلحة المتعددين.
5. مهارات حل المشكلات
حل المشكلات الفنية أو اللوجستية البسيطة بسرعة وكفاءة.
معالجة تعارضات الجدولة أو التحديات التشغيلية.
6. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان الدقة في التوثيق والجدولة والمراسلات.
إعادة التحقق من العمل بحثًا عن الأخطاء أو التناقضات.
7. التقدير والسرية
التعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية والحفاظ على السرية التامة.
العمل كمساعد موثوق به للمشاريع أو الاتصالات السرية.
8. مهارات خدمة العملاء
تقديم الدعم لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين باحترافية ولباقة.
التعامل مع الاستفسارات أو الشكاوى أو الطلبات بشكل فعال.
9. القدرة على التكيف والمرونة
التكيف مع المهام أو الأولويات أو الإجراءات المتغيرة بسرعة.
التعلم والتكيف مع الأدوات أو التقنيات أو بروتوكولات المكتب الجديدة.
10. العمل الجماعي والتعاون
دعم الزملاء والمساهمة في نجاح المشاريع الجماعية.
العمل كحلقة وصل بين الإدارات أو الشركاء الخارجيين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مراجعة وصيانة الملفات المكتوبة والكمبيوترية، بالإضافة إلى إدخال البيانات
المساعدة في تنسيق الوظائف الإدارية، بما في ذلك الميزانية، والموظفين، والاجتماعات، والمهام الكتابية
البحث وجمع المعلومات
المساعدة في جميع أنشطة الميزانية، بما في ذلك المحاسبة
المساعدة في تنفيذ البرامج والإجراءات والأساليب والأنظمة الجديدة
إجراء المراجعات المالية، والمسوحات، وجمع المعلومات حول المسائل الإدارية
المسؤول عن إعداد الوثائق والتقارير السرية
الحفاظ على محاضر الاجتماعات
تنسيق وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات
تنسيق العمليات، بما في ذلك الشراء والمعدات وجرد الممتلكات والمباني والمعدات والتخلص منها
الحفاظ على المخزون الكامل لجميع اللوازم المكتبية ودقة المخزون
التواصل مع فريق المشتريات وإدارة المكتب الرئيسي لمتطلبات القرطاسية والمواد الاستهلاكية لعمليات المكتب الرئيسي.

حول المتطلبات

عادة ما تكون شهادة الثانوية العامة مطلوبة. عادة ما تكون درجة الزمالة من كلية أو جامعة معتمدة مفضلة، سيكون التأهيل الإضافي كمساعد إداري أو سكرتير إضافة