إداري موارد بشرية

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مساعد إداري موثوق به يتولى مجموعة واسعة من المهام الإدارية والكتابية، مثل تقديم الدعم لمديرينا وموظفينا، والمساعدة في احتياجات المكتب اليومية وإدارة الأنشطة الإدارية العامة لشركتنا، وخاصة ترتيبات السفر والاجتماعات، وإعداد التقارير والحفاظ على أنظمة الملفات المناسبة. سيتعين عليك ضمان التشغيل اليومي الفعال والسلس لمكتبنا.

يجب أن تتمتع بمهارات اتصال شفوية وكتابية ممتازة وأن تكون قادرًا على تنظيم عملك باستخدام أدوات، مثل MS Excel ومعدات المكتب. كما يُشترط أن يكون لديك خبرة سابقة كسكرتير أو مساعد إداري تنفيذي ومعرفة بصناعتنا.

مسؤوليات المساعد الإداري هي

ترتيب الأحداث والمواعيد والسفر
إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات (بما في ذلك البريد الإلكتروني والمذكرات والخطابات والفاكسات والنماذج)
حضور الاجتماعات وتدوين محاضر مفصلة
المشاركة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
تنظيم قوائم الاتصال وأنظمة الملفات
مقابلة ودعم الزوار
مساعدة العملاء وممثلي الشركة على الاتصال ببعضهم البعض
مراجعة وتحديث سياسات وإجراءات المكتب
مراقبة اللوازم المكتبية والبحث عن صفقات وموردين جدد
إعداد وتقديم تقارير النفقات
التعاون مع المساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار المسؤولين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين

متطلبات المساعد الإداري هي

خبرة لا تقل عن عامين في العمل كمساعد إداري أو مساعد افتراضي () أو أي منصب آخر ذي صلة
خبرة كبيرة في أنظمة وإجراءات إدارة المكتب، وكذلك مع معدات المكتب، مثل الطابعات وأجهزة الفاكس
خبرة عملية جيدة في MS Office، وخاصة MS Excel وMS PowerPoint
مهارات قوية في إدارة الوقت وحل المشكلات مع القدرة على تحديد أولويات العمل
مهارات كتابية وكتابية متميزة مهارات الاتصال اللفظي، مع الاهتمام بالتفاصيل
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على أداء مهام متعددة
شهادة الثانوية العامة؛ سيكون الحصول على مؤهل إضافي كمساعد إداري أو سكرتيرة مكافأة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات الإدارية
المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة مهام الموارد البشرية المتعددة والوثائق وسجلات الموظفين بكفاءة.
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام بشكل فعال لتلبية المواعيد النهائية، وخاصة في المواقف التي تتطلب قدرًا كبيرًا من الضغط.
الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من دقة جميع المستندات المتعلقة بالموارد البشرية ومعلومات الموظفين وبيانات الرواتب.
2. مهارات الاتصال
التواصل الكتابي: القدرة القوية على صياغة رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والتقارير الواضحة والموجزة والمهنية.
التواصل اللفظي: الفعّال في التعامل مع الموظفين والإجابة على الاستفسارات والمساعدة في الأمور المتعلقة بالموارد البشرية.
المهارات الشخصية: بناء علاقات إيجابية والحفاظ عليها مع الموظفين والأقسام الأخرى داخل الشركة.
3. السرية والتقدير
التعامل مع المعلومات الحساسة: الحفاظ على سرية سجلات الموظفين وتفاصيل التعويض والبيانات الشخصية.
الثقة: أن تكون موثوقًا وأخلاقيًا عند التعامل مع مسائل الموارد البشرية الحساسة.
4. معرفة أنظمة وأدوات الموارد البشرية
إتقان برامج الموارد البشرية: الإلمام بأنظمة معلومات الموارد البشرية وأنظمة الرواتب وأدوات إدارة الموارد البشرية الأخرى.
إدارة قواعد البيانات: الكفاءة في تحديث وصيانة سجلات الموظفين وقواعد بيانات الموارد البشرية.
مجموعة برامج MS Office: إجادة استخدام Word وExcel وPowerPoint وبرامج Office الأخرى لإعداد التقارير والتوثيق للموارد البشرية.
5. دعم التوظيف
نشر الوظائف والإعلان عنها: المساعدة في نشر الوظائف على لوحات الوظائف المختلفة والأنظمة الداخلية.
فحص المرشحين: المساعدة في الفحص الأولي للسير الذاتية وجدولة المقابلات وإعداد مواد المقابلة.
التوجيه: المساعدة في توجيه الموظفين الجدد من خلال إعداد الوثائق اللازمة وتسهيل برامج التوجيه.
6. إدارة الرواتب والمزايا
معالجة الرواتب: المساعدة في إعداد ومعالجة الرواتب، وضمان الدقة في تعويضات الموظفين والخصومات.
إدارة المزايا: مساعدة الموظفين في تسجيل المزايا والمطالبات والاستفسارات المتعلقة بالتأمين الصحي وخطط التقاعد والمزايا الأخرى.
الضرائب والامتثال: فهم قوانين الضرائب ولوائح الرواتب والمتطلبات القانونية الأخرى والمساعدة في الامتثال لها.
7. علاقات الموظفين
حل النزاعات: المساعدة في حل النزاعات البسيطة بين الموظفين والمساعدة في التوسط في المناقشات عند الاقتضاء.
إشراك الموظفين: المساعدة في تنفيذ البرامج التي تعزز معنويات الموظفين واحتفاظهم بهم ورضاهم.
التعامل مع استفسارات الموظفين: معالجة أسئلة الموظفين المتعلقة بسياسات الموارد البشرية والإجراءات وقواعد الشركة.
8. الامتثال والمعرفة القانونية
قوانين العمل: معرفة قوانين ولوائح العمل المحلية والولائية والفيدرالية، بما في ذلك قوانين الأجور والساعات، وإرشادات تكافؤ فرص العمل، وسلامة مكان العمل.
إنفاذ السياسات: المساعدة في ضمان تحديث سياسات الشركة وإجراءاتها وكتيبات الموظفين وتوافقها مع القوانين.
التوثيق: ضمان التوثيق المناسب لأغراض الامتثال والقانون (على سبيل المثال، تتبع حضور الموظفين، ومراجعات الأداء، وما إلى ذلك).
9. مهارات حل المشكلات
حل المشكلات: القدرة على التعامل مع التحديات المتعلقة بعلاقات الموظفين، واختلافات الرواتب، وعدم كفاءة عملية الموارد البشرية.
التفكير التحليلي: تحديد الاتجاهات في بيانات الموارد البشرية وتقديم توصيات لتحسين السياسات والممارسات.