موظف مرافق

الأدوار والمسؤوليات

سيعمل موظف المكتب والمرافق كجزء لا يتجزأ من قسم المكتب والمرافق وسيقدم مجموعة واسعة من خدمات الدعم والإدارة للشركة. سينفذ موظف المكتب والمرافق المهام الإدارية المتعلقة بحجوزات السفر والأحداث والمهام الأخرى المتعلقة بدعم الإدارة بشكل منتظم.
ما تحضره:
المسؤول عن دعم الإدارة لتنسيق وتنظيم السفر والاتصال بمنسقي السفر على المستوى المحلي والإقليمي. (أي) يشمل توفير خيارات فعالة من حيث التكلفة وقابلة للتطبيق بشأن ترتيبات السفر وحجوزات الفنادق لرحلات العمل وفقًا لمعايير Nextcare:
تنسيق وحجوزات السفر والأحداث
العمل على ترتيبات السفر المستدامة / إعداد التقارير
الحجز والتنسيق لدعم متطلبات عمل الأقسام
ضمان الالتزام بمعايير السفر الجماعي وإدارتها وفقًا لذلك
توفير خدمات الضيوف من خلال المساعدة في احتياجات السفر والإقامة لضيوف الشركة من خلال توفير خيارات فعالة من حيث التكلفة وقابلة للتطبيق؛ الاتصال بوحدات الأعمال الإقليمية عند الحاجة؛ الاحتفاظ بالمستندات ذات الصلة وتسجيلها مثل مقترحات السفر للأعمال والفواتير.
يدير اتصالات "أمن السفر" ويعمل كجهة اتصال مركزية بين المديرين وأمن شركة Allianz SE في إعداد "ورقة بيانات الطوارئ" وتحديثها بـ "حظر السفر والقيود".
يضع خطة للأحداث من خلال تحديد المتطلبات والمواصفات وفقًا لبروتوكول القسم.
يصمم ويضع وينفذ الإجراءات التشغيلية القياسية ضمن منطقة المسؤولية المعينة؛ ويتبع العملية المطلوبة للموافقة على التغييرات في الإجراءات التشغيلية القياسية ويقوم بتحديثها من وقت لآخر.
ركائز الدعم على المستوى الإقليمي:

التركيز على الاستدامة: جمع البيانات لإعداد التقارير البيئية / طرح المبادرات ومتابعتها
إدارة التأمين الجماعي: التحكم في جميع سياسات التأمين والتعديلات وصيانتها
الصحة والسلامة: تتطلب اللوائح المحلية الآن المزيد من النشاط في إطار هذا الركيزة ويجب تنسيق الأنشطة في المواقع وترقيتها
برامج التوعية لدعم أهداف القسم
يؤدي واجبات ومسؤوليات أخرى متعلقة بالمكتب والمرافق حسب الحاجة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

ما تحضره:

درجة البكالوريوس.
خبرة إدارية لا تقل عن 3 سنوات.
معرفة بإجراءات الإدارة العامة للمكتب.
معرفة جيدة باللوائح المحلية وأفضل الممارسات.
القدرة على تحديد أولويات العمل بناءً على أهمية العمل.
القدرة على إظهار المبادرة القوية مع القدرة على العمل بشكل مستقل والحفاظ على التركيز تحت الضغط.
مهارات إدارة الوقت الممتازة.
التركيز على خدمة العملاء.
مهارات الاتصال التي لا تشوبها شائبة.
فهم سليم لمهام الإدارة العامة للمكتب.
القدرة على توقع الفجوات والعمل على الحلول
لياقة بدنية للقيام بالمهام.
مسموح له قانونًا بالعمل في بلد العمليات.
إتقان استخدام MS Office

ما نقدمه:
يلعب موظفونا دورًا لا يتجزأ في نجاحنا كشركة. نحن ندرك أن كل موظف من موظفينا فريد من نوعه ولديه احتياجات وطموحات فريدة ونستمتع بكوننا جزءًا من رحلتهم. نحن هنا لتمكينك وتشجيعك على تطويرك الشخصي والمهني وضمان توليك زمام الأمور من خلال تقديم مجموعة كبيرة ومتنوعة من الدورات وبرامج التطوير المستهدفة. كل ذلك في بيئة عالمية حيث يتم تشجيع التنقل الدولي والتقدم الوظيفي. إن رعاية صحتك ورفاهتك هي أولوية أساسية بالنسبة لنا. لهذا السبب نبني برامج Work Well لتزويدك براحة البال ومنحك المرونة في التخطيط والترتيب لتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.