مراقب المستندات المبتدئ

يجب أن يكون لديه فهم أساسي لمشاريع البناء وأنظمة التوثيق.
.

إنشاء نظام موحد لترقيم المستندات/الرسومات مع الالتزام بمعايير الشركة ومتطلباتها.
.

يجب أن يفهم ويتبع أنظمة لوحات المستندات المحددة.
.

المسؤول عن إعداد مجلد المشروع وإدارة المجلدات وصياغة السجلات وتخصيص رقم المستندات والرسومات.
.

الاتصال بفريق المشروع والأطراف الخارجية المحتملة وتوزيع المعلومات المتعلقة بالمشروع معهم.
.

مساعدة رئيس القسم أثناء التدقيق وحسب الحاجة.
.

إعداد تقارير القوالب عن المشاريع حسب الحاجة.
.

معالجة ومراقبة جميع أنواع مستندات المشروع يوميًا بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
.

التأكد من الحفاظ على الوثائق عالية الجودة، مثل المستندات والرسومات وطلبات المعلومات والسجلات الواردة والصادرة.
.

حفظ المستندات في سجلات مادية ورقمية وضمان التخزين المناسب.
.

المساعدة في تنفيذ أنظمة إدارة المستندات الجديدة والمحسنة وعمليات إدارة المستندات.
.

الحفاظ على سرية الوثائق الحساسة.
.

التعامل مع الاستلام والمسح والتحقق وتخزين المستندات.
.

استرداد الملفات للموظفين الآخرين والعملاء عند الحاجة.
.

تصميم قوالب للمستندات وأنواع الملفات وقواعد بيانات المستندات.
.

فحص المستندات وتحريرها للتأكد من دقتها وتوافقها.
.

التحكم في تدفق المستندات داخل وخارج القسم.
.

الإبلاغ عن الأخطاء أو التطورات المتعلقة بتخزين المستندات.
.

ضمان التدمير الآمن والتخلص من المستندات الحساسة.
.

تحديث وصيانة أنظمة إدارة المستندات والسجلات المادية.
.

الحفاظ على أمان المستندات السرية.
.

مساعدة الموظفين في الوصول إلى المستندات من خلال نظام إدارة المستندات الخاص بنا.

المهارات والمؤهلات:

.

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكتبات أو إدارة السجلات.
.

خبرة لمدة عامين في إدارة المستندات أو إدارة الأرشيف أو إدارة السجلات.
.

معرفة أنظمة إدارة المستندات مثل Sharepoint وOnlyOffice وDocuWare Cloud.
.

فهم ممتاز لبرامج Microsoft Office.
.

مهارات الكتابة وكتابة التقارير من الدرجة الأولى.
.

قدرات تنظيم المستندات التي تركز على التفاصيل.