منسق الهندسة

الاهتمام بجميع المشتريات الهندسية المحلية ومتابعة جميع طلبات الشراء المعلقة
التحقق من توفر جميع العناصر المطلوبة من قبل موظفي الهندسة في السوق المحلية
البحث عن شراء مواد ذات جودة جيدة بأفضل سعر في السوق المحلية
التأكد من تقديم تقرير النفقات المحلية مع جميع الفواتير المشتراة في الوقت المناسب
يجب عرض جميع العناصر المشتراة بانتظام على كاتب الاستلام للاستلام الرسمي
المساعدة في إعداد الميزانية السنوية لقسم الهندسة
التأكد من الحفاظ على نظافة مكاتب الهندسة ومناطق المتاجر وترتيبها وسلامتها في جميع الأوقات
تتبع تلبية الاحتياجات التشغيلية والأهداف المالية.
المساعدة في التخطيط الفعال وجدولة وتقييم برامج الصيانة الوقائية.
تسجيل جميع المكالمات الواردة والطلبات والمهام والحوادث في ورقة السجل والتأكد من متابعتها. للتأكد من تنفيذ جميع طلبات الضيوف وفقًا لمعايير الفندق.
الحضور إلى مكتب الاستقبال والتأكد من التعامل مع طلبات الزوار والموردين والمقاولين وفقًا لذلك
المسؤول عن إدارة عقود الصيانة، مع البائعين/المقاولين من جهات خارجية، حسب التكليف
الحفاظ على جميع الملفات ونظام التتبع في مكتب الهندسة بطريقة أنيقة ومنظمة
متابعة تحديثات نظام المؤسسة يوميًا (أي Transcendent وGXP وOasys)، وضمان الامتثال الكامل
نشر الإعلانات والمعلومات والرسائل المهمة على لوحة الإعلانات
إنشاء تقرير يومي عن GXP وتحديث لوحة نتائج GSS يوميًا
تحديث سجلات HLP يوميًا
تحديث تقرير مكافحة الآفات
تحديث تقرير التدريب الشهري للإدارات
إعداد عرض تقديمي وجدول أعمال اجتماع القسم الشهري. توزيع محاضر الاجتماعات وفقًا لذلك
المسؤول عن ضمان المتابعة وإغلاق الأصول المعلقة الملصقات الخضراء
إعداد تقارير النفقات المحلية، وأدلة تدريب الفنيين والشهادات
تحديث مخطط التنظيم الإداري
الإبلاغ عن أي مشاكل صيانة خطيرة، أو نتائج غير عادية، أو مخاطر السلامة على الفور إلى المدير
إعداد ومراجعة المستندات المكتوبة (على سبيل المثال، السجلات اليومية، والرسائل التجارية، والمذكرات، والتقارير)، بما في ذلك التدقيق اللغوي وتحرير المعلومات المكتوبة لضمان الدقة والاكتمال
الحفاظ على معدات المكتب في حالة صالحة للعمل والاتصال بممثلي الخدمة لتصحيح المشاكل المتعلقة بمعدات المكتب، بما في ذلك المتابعة لضمان تصحيح المشكلة.
الحفاظ على بيئة عمل آمنة وصحية وأداء الواجبات ذات الصلة والمشاريع الخاصة حسب التكليف.
التأكد من حصول جميع الشركاء على الإمدادات والمعدات والزي الرسمي المناسب.
إنشاء علاقات تعاونية مفتوحة مع الشركاء والحفاظ عليها.
التأكد من حدوث اتصال مستمر منتظم مع الشركاء من أجل خلق الوعي بأهداف العمل، والتواصل بشأن التوقعات والاعتراف بالأداء.
المسؤول عن جميع إدخالات نظام إدارة الميزانية وتسجيل مراقب الأموال