موظف الإستقبال

تلقي وتوجيه المكالمات الواردة إلى الموظفين المناسبين والبريد الصوتي.
الاستجابة بسرعة بمعلومات دقيقة وشاملة وفقًا للطلبات المحددة من الموظفين والزوار.
الترحيب والإعلان عن العملاء والمتقدمين والزوار.
اتبع الإجراءات الأمنية لتسجيل الضيوف والموردين والزوار الآخرين.
ترتيب المرافقين حسب الحاجة.
إصدار تصاريح الزوار والتحقق من صحة مواقف السيارات.
المساعدة في جدولة وإعداد قاعات الاجتماعات والمؤتمرات.
تنسيق إعداد غرف المؤتمرات/الاجتماعات والمعدات المرتبطة بها مع Office Attendant وتكنولوجيا المعلومات.
تنسيق تقديم الطعام للاجتماعات والمناسبات. قد يتفاوض على الأسعار والقوائم. تأمين الموافقات على نفقات الطعام ومراجعة الفواتير لترتيب إعداد الفواتير إلى القسم أو وحدة الأعمال المناسبة.
أداء الواجبات الكتابية العامة المرتبطة بتوزيع الفاكسات المكتبية والطرود والبريد كما هو مطلوب.
استخدم أنظمة التتبع لتسجيل البريد الوارد والصادر والشحن والبريد.
بريد العداد.
ترتيب خدمة الرسول حسب الحاجة.
اتبع إجراءات أمن الموقع لفحص عمليات التسليم الواردة.
تنسيق طلبات اللوازم المكتبية وغيرها من العناصر ذات الاستخدام الشائع للموقع، مثل لوازم المقهى، وأحبار المعدات، وورق الطابعة، ومستلزمات الشحن والشحن وما إلى ذلك.
الحفاظ على المظهر الأنيق لمنطقة الاستقبال وقاعات المؤتمرات والمقهى والمناطق المشتركة الأخرى بالتنسيق مع Office Attendant.
طلب خدمات البناء والتدبير المنزلي حسب الحاجة.
فحص معدات المنطقة المشتركة بشكل دوري لضمان حالة التشغيل الجيدة. ترتيب خدمة المعدات حسب الحاجة.
الاحتفاظ بسجلات وسجلات طلبات الخدمة وتتبع حالتها.
احتفظ بملف الخدمات بما في ذلك مصادر النقل وأماكن الإقامة وجهات اتصال الإحالة.