كبير مسؤولي مراقبة الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

يتولى كبير مراقبي المستندات تنسيق تدفق المستندات الفنية (الطلبات، ودفاتر البيانات، والرسومات، والمواصفات، والحسابات) بين المشاريع وعمليات الاقتراح، والتخصصات الهندسية، ومجموعات الدعم الأخرى ذات الصلة داخليًا وخارجيًا. كما يساعد في رفاهية المكتب والامتثال لمعايير AECOM.

واجبات الوظيفة

إنشاء مكتبة للمستندات المرجعية وصيانتها. كن على دراية بإجراءات حفظ السجلات والإبلاغ المختلفة لمعايير الجودة في الشركة.
ربط المعلومات المتعلقة بالمشاريع وسجلات الاقتراح.
كتابة ونسخ وتوزيع وتسجيل مراسلات المشروع ومحاضر الاجتماعات.
المساعدة في إعداد محاضر الاجتماعات مع مديري المشاريع والمديرين التنفيذيين.
المساعدة في إعداد "نموذج" لدليل العمليات (على سبيل المثال، تطوير الفهرس والمجلدات والفواصل وما إلى ذلك، وضمان الطباعة والتجميع في الوقت المناسب) و/أو دفاتر بيانات العمل (سحب الرسومات والمستندات وتطوير الفهرس وصفحة الغلاف والفواصل وما إلى ذلك، وضمان إعادة الإنتاج والتجميع في الوقت المناسب).
يقوم بترتيب فهرسة المستندات وتعبئتها وتخزينها على المدى الطويل أو التخلص من المستندات الهندسية المناسبة في وقت إغلاق المشروع.
يقوم بإعداد عمليات الإرسال للمستندات الهندسية والطلبات.
يقوم بإنشاء وصيانة الملفات والفهرس المحوسبة للمستندات الهندسية النشطة. يقوم بإنشاء التقارير الإلكترونية/الورقية حسب الحاجة من قبل مديري المشروع أو المديرين.
يحافظ على نظام توزيع البيانات وجدول زمني ثابت للمشروع المخصص بناءً على متطلبات العميل والمشروع والمورد.
واجبات إدارة المكتب، وأثاث المكتب، ورفاهية المكتب، وطلبات الصيانة، وأوامر المواد، وما إلى ذلك
يقوم بحفظ قائمة بأثاث ومعدات المكتب مع قائمة بمعدات محطات العمل في مكاتب الموقع، ومراقبتها.
يساعد سكرتير المكتب في واجباته لتحقيق متطلبات المكتب ومتطلبات المكتب، بما في ذلك التغطية.
يضمن عمل فريق متماسك مع السكرتير ومديري المشاريع والمديرين. يحافظ على قابلية الخدمة الممتازة لفريق قسم البيئة بالكامل.
يساعد في ترتيب الأنشطة الاجتماعية عند طلب مدير الهندسة البيئية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

8-10 سنوات خبرة إدارية في مشروع هندسي أو إنشائي أمر ضروري.

إثبات الكفاءة في استخدام مجموعة برامج Microsoft Office، مثل Excel وWord وما إلى ذلك.

إثبات الدقة والموثوقية والاكتمال في إنجاز العمل.

إثبات النجاح في العمل، كما يتضح من الأداء المرضي وقبول المسؤولية والنمو في المناصب السابقة.

مهارات الاتصال الشفهي والمكتوب الفعّالة.
القدرة على كتابة التقارير والمراسلات باللغة الإنجليزية.

يجب أن يكون لديه موقف مبادر مع التركيز الاستباقي والموجه نحو النتائج؛ والرغبة والقدرة على تحمل مسؤوليات إضافية.

يجب أن يكون قادرًا على التعامل مع مجموعة متنوعة من الأشخاص بمستويات تقنية وخلفيات تعليمية مختلفة؛ ويجب أن يكون مهتمًا بالتفاصيل ومنظمًا للغاية؛ ويجب أن يكون قادرًا على إنتاج نتائج دقيقة وفي الوقت المناسب مع الحفاظ على موقف خدمة العملاء.

يجب غرس روح "يمكنني القيام بذلك" لإنتاج نتائج دقيقة باستمرار وبسرعة.

المؤهل:

حامل دبلوم في أي مجال من مجالات الدراسة.
أي شهادات وشهادات تدريب ذات صلة ستكون إضافة جيدة