مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

يبحث فريق استشارات تكاليف البرامج في شركة AECOM في دبي عن مساعد إداري ديناميكي ومنظم لتقديم الدعم الأساسي للفريق. يجب أن يكون المرشح المثالي مهتمًا بالتفاصيل، واستباقيًا، وقادرًا على التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام الإدارية في بيئة سريعة الخطى.

المساعدة في المهام الإدارية اليومية
إعداد وتحرير المستندات والعروض التقديمية والتقارير لضمان الدقة والالتزام بمعايير الشركة.
الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة، سواء المادية أو الرقمية، لتسهيل استرجاع المستندات بكفاءة.
جدولة وتنظيم الاجتماعات المتعلقة بالمشروع، والتأكد من إبلاغ جميع أصحاب المصلحة بالتواريخ الرئيسية والمنتجات النهائية.
صياغة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمراسلات الأخرى حسب الحاجة.
تنفيذ وصيانة إجراءات التحكم في المستندات، والتأكد من تصنيف جميع مستندات المشروع وتخزينها وإتاحتها لفريق المشروع بدقة.
التعاون مع مديري المشاريع وأعضاء الفريق للمساعدة في المهام الإدارية المتعلقة بالمشروع.
تجميع وتنظيم وثائق المشروع، بما في ذلك العقود والمواصفات والرسومات، والتأكد من إمكانية الوصول إليها بسهولة من قبل الفريق.
المساعدة في مهام إدخال البيانات المتعلقة بمراحل إنجاز المشروع والجداول الزمنية وتخصيص الموارد.

إنشاء التقارير والتحليلات الأساسية لدعم مديري المشاريع في مراقبة تقدم المشروع.

المؤهلات

يفضل الحصول على دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.

خبرة إدارية لا تقل عن عامين، ويفضل أن تكون في بيئة خدمات مهنية أو هندسية.

إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).

قدرات تنظيمية ومتعددة المهام ممتازة مع اهتمام شديد بالتفاصيل.

مهارات اتصال قوية، سواء كانت مكتوبة أو شفهية.

القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.

موقف استباقي وإيجابي، مع القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في فريق.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المهارات التنظيمية
القدرة على أداء مهام متعددة، وتحديد الأولويات، وإدارة الوقت بشكل فعال.
تنسيق المواعيد والاجتماعات والجداول الزمنية.
حفظ وحفظ السجلات المادية والإلكترونية.
2. مهارات الاتصال
التواصل الواضح المكتوب والشفهي.
آداب الهاتف المهنية.
الاستماع النشط ومهارات التعامل الشخصي للعمل مع الفرق والعملاء.
3. الكفاءة التكنولوجية
الإلمام ببرامج المكتب مثل Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
معرفة برامج التقويم والجدولة (مثل تقويم Google وMicrosoft Teams).
المعرفة الأساسية بمعدات المكتب (مثل آلات النسخ والطابعات وأجهزة الفاكس).
4. الاهتمام بالتفاصيل
الدقة في إدارة المستندات والسجلات.
القدرة على اكتشاف الأخطاء والتناقضات في البيانات والمراسلات.
5. مهارات حل المشكلات
القدرة على التعامل مع التحديات غير المتوقعة والتوصل إلى حلول فعالة.
إدارة الموارد أو المهام التي قد تتطلب اتخاذ قرارات سريعة.
6. إدارة الوقت
موازنة المهام المتعددة مع الوفاء بالمواعيد النهائية.
إدارة التقويم والمواعيد المزدحمة.
7. السرية والتقدير
التعامل مع معلومات الشركة الحساسة بأمان.
الحفاظ على السرية في جميع جوانب الدور.
8. التوجه نحو خدمة العملاء
التعامل مع العملاء أو الزوار بطريقة مهذبة ومهنية.
تقديم دعم عالي الجودة والحفاظ على العلاقات.
9. التعاون الجماعي
دعم المديرين وأعضاء الفريق في المهام الإدارية المختلفة.
القدرة على التكيف مع ديناميكيات الفريق المختلفة واحتياجات الشركة.
10. إدارة المشاريع
المساعدة في تخطيط المشروع وتنسيقه.
تتبع المواعيد النهائية وإدارة الموارد وضمان التنفيذ السلس.
11. المحاسبة والمعرفة المالية الأساسية
التعامل مع الفواتير أو الميزانيات أو تقارير النفقات.
إدارة اللوازم المكتبية والمشتريات.