منسق إداري

الأدوار والمسؤوليات

• Role Purpose This entry-level position aims to provide the incumbent with an opportunity to gain experience in their chosen field. The role will involve various tasks that support the department's operations, providing valuable insights into the workings of a professional environment.
• Impact & Scope The successful candidate will support their department in various tasks, contributing to the team's overall efficiency and productivity.
  

Duties & Responsibilities:

This role will take direction from the Line manager and any other team member assigned by the line manager or HOD. Day-to-day tasks will include:

• Assisting with day-to-day operations within the department.
• Providing administrative support to team members.
• Organizing and maintaining departmental documents, maintaining accurate data records, and generating reports as needed.
• Participating in team meetings and contributing ideas and feedback.
• Handling inquiries and requests from internal and external stakeholders.
• Coordinating and scheduling meetings, appointments, and events within the team and with external stakeholders as required.
• Preparing meeting agendas, taking minutes, and distributing them as needed.
• Supporting the team with research and data collection for various projects.
• Providing support in the preparation and review of presentations and other documents.
• Contributing to process improvement initiatives within the department
  

What you need to be successful

Qualifications & experience:

• High school diploma or above education.
• Prior experience in an administrative support role is an advantage, but not essential
  

Skills and attributes:

• Familiarity with basic computer applications such as Microsoft Office.
• Strong organizational and time management skills.
• Good verbal and written communication skills.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Attention to detail and accuracy in completing tasks.
• Professional demeanor and positive attitude.
• Willingness to learn and take on new responsibilities as needed.
• Ability to maintain confidentiality of sensitive information.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

. المهارات التنظيمية
القدرة على إدارة مهام متعددة وإعطاء الأولوية لها بشكل فعال.
تنظيم الجداول الزمنية والاجتماعات وموارد المكتب.
2. مهارات الاتصال
قدرات قوية في التواصل الشفهي والكتابي للتواصل مع أعضاء الفريق والعملاء والبائعين.
القدرة على صياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير وغيرها من الوثائق الرسمية.
3. إدارة الوقت
كفاءة في جدولة المواعيد والاجتماعات والأنشطة الأخرى أثناء إدارة المواعيد النهائية.
يمكنه موازنة المهام العاجلة بشكل فعال مع المشاريع طويلة الأجل.
4. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان الدقة في إدخال البيانات وحفظ السجلات وإدارة المستندات.
مراجعة المعلومات بحثًا عن أخطاء قبل تقديمها أو مشاركتها.
5. حل المشكلات
معالجة المشكلات الإدارية وحلها فور ظهورها.
القدرة على إيجاد حلول للتحديات اللوجستية أو تضارب المواعيد.
6. إدارة المشاريع
الإشراف على المشاريع المختلفة وتنسيق المهام وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
المعرفة بأدوات إدارة المشاريع مثل Trello أو Asana أو Monday.com.
7. الخبرة التقنية
الشعور بالراحة في استخدام برامج المكتب (Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) والأدوات الإدارية الأخرى.
الكفاءة في إدارة أنظمة الملفات الرقمية وجداول البيانات وقواعد البيانات.
8. خدمة العملاء
مساعدة العملاء أو أعضاء الفريق من خلال تقديم المساعدة أو الإجابة على الاستفسارات.
التعامل مع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات الشخصية بطريقة ودية ومهنية.
9. العمل الجماعي والتعاون
القدرة على العمل بشكل فعال ضمن فريق والتعاون في المشاريع المشتركة.
فهم احتياجات الأقسام المختلفة ومساعدتها حسب الحاجة.
10. القدرة على التكيف/المرونة
الاستعداد للتكيف مع الأولويات المتغيرة أو المهام أو الاحتياجات التنظيمية.
القدرة على تعلم العمليات والأنظمة الجديدة بسرعة.
11. الإدارة المالية
التعامل مع الميزانية الأساسية أو الفواتير أو التتبع المالي عند الحاجة.
إدارة اللوازم المكتبية والنفقات.
12. السرية والتكتم
التعامل مع المعلومات الحساسة أو السرية بشكل مناسب.
الحفاظ على مستوى عالٍ من الثقة عند إدارة السجلات أو بيانات العمل.