مسؤول مكتب تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

مساعد تنفيذي للمكتب منظم للغاية ونشط لدعم قسم تكنولوجيا المعلومات بالمجموعة، سيكون مسؤولاً عن إدارة المهام الإدارية العامة، وتتبع العقود، والتعامل مع الشؤون المالية والفواتير، وتنظيم اجتماعات البائعين، والمساعدة في خطط تطوير الموظفين. يتطلب هذا الدور مهارات اتصال ممتازة، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الخطى.

مسؤوليات الوظيفة

الدعم الإداري:

تقديم المساعدة الإدارية العامة لقسم تكنولوجيا المعلومات بالمجموعة.
إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر.
إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
إدارة العقود:

تتبع وصيانة سجلات جميع العقود والاتفاقيات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات.
ضمان التجديد في الوقت المناسب والامتثال لشروط العقد.
التواصل مع البائعين ومقدمي الخدمات حسب الحاجة.
الإدارة المالية:

المساعدة في تتبع ميزانيات ونفقات الإدارات.
معالجة وإدارة الفواتير، وضمان الدقة والمدفوعات في الوقت المناسب.
إعداد التقارير المالية والمساعدة في تخطيط الميزانية.
تنسيق البائعين:

إدارة طلبات المستخدمين المتعلقة ببائعي الاتصالات.
تنظيم وجدولة الاجتماعات مع البائعين.
الحفاظ على التواصل الفعال مع البائعين لضمان سير العمليات بسلاسة.
المساعدة في تقييم أداء البائعين وإدارة علاقات البائعين.
تطوير الموظفين:

تنسيق برامج التدريب والتطوير لموظفي تكنولوجيا المعلومات.
الاحتفاظ بسجلات شهادات الموظفين وتقدم التدريب.
المساعدة في تنظيم أنشطة وفعاليات بناء الفريق.

واجبات المكتب العامة:

الحفاظ على اللوازم والمعدات المكتبية لقسم تكنولوجيا المعلومات.
التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
دعم المشاريع والمبادرات الخاصة حسب التكليف.
واجبات المكتب العامة:
الحفاظ على اللوازم والمعدات المكتبية لقسم تكنولوجيا المعلومات.
التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
دعم المشاريع والمبادرات الخاصة حسب التكليف.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس/دبلوم في إدارة الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات أو مجال ذي صلة.

الخبرة

خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو في دور إداري مماثل.

المعرفة والمهارات

مهارات تنظيمية وتعدد مهام قوية.
مهارات الاتصال الكتابي والشفوي. (الإنجليزية/العربية)
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
الاهتمام بالتفاصيل مع إدارة الوقت.
مهارات حل المشكلات.

الحفاظ على اللوازم والمعدات المكتبية لقسم تكنولوجيا المعلومات.
التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
دعم المشاريع والمبادرات الخاصة حسب التكليف.
السرية والتقدير.
القدرة على التكيف والمرونة.
الإلمام بمصطلحات وعمليات تكنولوجيا المعلومات يعد ميزة إضافية.