مساعد مدير المجتمع

الأدوار والمسؤوليات

يخطط وينظم ويدير ويدير الجمعيات العمومية السنوية لأصحاب المنازل بما يتماشى مع دستور الجمعية.
يخطط وينظم ويدير ويدير أو يرأس اجتماعات مجلس إدارة OC للشركات المرتبطة بـ OA.
يدير المناطق المشتركة والخدمات فيها (المجتمع والمباني والمرافق والبنية الأساسية والمناظر الطبيعية والخدمات المادية وغير المادية)
يدير ويراجع وينفذ أساليب الاتصالات المنتظمة أو التحديثات مع أعضاء OA والمقيمين وما إلى ذلك.
يعد الميزانيات لرسوم خدمة المبنى بالتشاور مع فريق الإدارة.
يقدم الميزانية إلى مجلس إدارة OC وOA حسب الاقتضاء من وقت لآخر للموافقات.
يتواصل مع فريق الامتثال للاطلاع على موافقات RERA على رسوم خدمة المبنى.
يراجع ويقترح المبادرات لزيادة دخل المبنى وتوفير التكاليف.
يتواصل مع السلطات الحكومية بشأن القضايا المتعلقة بـ OA، كلما كان ذلك مطلوبًا أو حسب الحاجة من وقت لآخر.
يضمن الامتثال الكامل لقانون الملكية المشتركة والتوجيهات الواردة فيه.
تطوير وإدارة وتنفيذ الوثائق الحاكمة المطلوبة لإدارة OA (التصريحات وقواعد المجتمع والرموز والعهود وحقوق المرور والسياسات والإجراءات والعمليات واتفاقيات البيع والشراء وما إلى ذلك)
إدارة العلاقات مع أعضاء مجلس إدارة OC وأصحاب المنازل / المقيمين.

توفير المتطلبات الإدارية والكتابية لأعضاء مجلس إدارة OA / OC (محاضر الاجتماعات والتقارير والعروض التقديمية والرسائل والإشعارات وما إلى ذلك)
إدارة ميزانيات رسوم خدمة المبنى من خلال ممارسة العناية الواجبة ومراقبة التكاليف لضمان عدم تجاوز النفقات للميزانية.
إدارة التدفق النقدي لـ OA من خلال الإيرادات والنفقات، وتصعيدها حسب الاقتضاء إلى الإدارة العليا وأعضاء مجلس إدارة OC بشأن العجز بسبب التحصيلات.
مراجعة الفواتير الواردة ومعالجتها للدفع في الوقت المناسب للأطراف المعنية.
إنشاء استراتيجية أو أهداف أو خطط لـ JOPs حسب الاقتضاء، بما يتماشى مع القوانين واللوائح المعمول بها.
وضع خطط سنوية للإدارة الفعالة وأداء المقاولين، باستخدام إطار SMART.
يحدد خطوات العمل والجداول الزمنية اللازمة للوصول إلى الأهداف.
يتواصل بوضوح مع الموظفين ويفوض العمل.

الأطر والحدود وسلطة اتخاذ القرار:

الالتزام بالقوانين والقواعد واللوائح والأوامر التنفيذية المعمول بها ضمن الولاية القضائية المعنية والعمل بها.
متابعة أهداف الشركة قصيرة وطويلة الأجل وتوزيعها على الفريق.
الإبلاغ عن أي خرق لخصوصية الشركة أو البيانات أو أي مسألة سرية أخرى.
يتحمل مسؤولية إدارة المحفظة المخصصة للجمعيات المجتمعية.
التواصل مع مجالس الإدارة وأصحاب المنازل والمقاولين من القطاع الخاص الذين يخدمون الجمعية.
سيتعامل مع مكالمات أصحاب المنازل، ويخصص أوامر العمل، ويطلب العطاءات، ويعالج طلبات مراجعة التصميم، ويتعامل مع الإخطارات والانتهاكات، ويقوم بمراجعة البيانات المالية. مطلوب الحفاظ على أعلى درجة من الاحتراف في جميع الجوانب عند التعامل مع أعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المنازل ومن خلال المواد التي تم إنشاؤها لكل مبنى. يتعين عليهم إظهار النزاهة والولاء والسرية والاحترافية في جميع الأوقات مع زملاء العمل والعملاء بالإضافة إلى الالتزام بأعلى معايير الأخلاق والمعايير الخاصة بالشركة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. مهارات الاتصال والتواصل الشخصي
التواصل الفعّال: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع أفراد المجتمع أو المستأجرين أو العملاء سواءً بالصيغ المكتوبة أو الشفهية.
الاستماع النشط: فهم مخاوف أفراد المجتمع والاستجابة لها بطريقة مدروسة وموجهة نحو الحل.
حل النزاعات: القدرة على التوسط في النزاعات وإيجاد حلول ودية للقضايا داخل المجتمع.
2. خدمة العملاء
توفير خدمة عملاء ممتازة لضمان رضا أفراد المجتمع أو المستأجرين.
الاستجابة السريعة للاستفسارات والشكاوى وطلبات الصيانة.
خلق بيئة ترحيبية وداعمة لجميع أفراد المجتمع.
3. تخطيط وتنسيق الفعاليات
المساعدة في تنظيم وتنسيق الفعاليات أو الأنشطة المجتمعية، سواء كانت تجمعات اجتماعية أو ورش عمل تعليمية أو فعاليات ترفيهية.
إدارة الخدمات اللوجستية للفعاليات، بما في ذلك حجز المساحات، والتموين، والترفيه، والترويج.
إشراك الأعضاء من خلال الفعاليات التي تعزز شعورهم بالانتماء إلى المجتمع.
4. التنظيم وإدارة الوقت
مهارات تنظيمية قوية لمتابعة المهام الإدارية والأحداث والأنشطة المجتمعية.
إدارة مشاريع أو قضايا متعددة في وقت واحد وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
جدولة الاجتماعات أو المواعيد أو الأحداث لفريق إدارة المجتمع.