متدرب موارد بشرية

الأدوار والمسؤوليات

المتدرب في قسم الموارد البشرية مسؤول عن الحفاظ على الكفاءة التشغيلية وإدارة أعباء العمل المتزايدة وضمان استمرار قسم الموارد البشرية في تقديم خدمات عالية الجودة للموظفين.

تحديث قواعد البيانات الداخلية لدينا بمعلومات الموظفين الجدد، بما في ذلك تفاصيل الاتصال ونماذج التوظيف
المساعدة في إعداد التقارير المتعلقة بالأداء والملاحظات.
المساعدة في تتبع أداء الموظفين ودعم عملية تقييم الأداء.
تقديم الدعم الإداري لمبادرات علاقات الموظفين.
المساعدة في الحفاظ على سجلات الموظفين والتأكد من تحديثها.
المساعدة في تنظيم أنشطة وفعاليات إشراك الموظفين. 
مراجعة وتوزيع سياسات الشركة بتنسيقات رقمية أو نسخ مطبوعة 
المشاركة في تنظيم فعاليات الشركة وأيام المهن
معالجة استفسارات الموظفين حول المزايا (مثل عدد أيام الإجازة المتبقية)
إعداد التقارير المتعلقة بالموارد البشرية حسب الحاجة (مثل ميزانيات التدريب حسب القسم)
جمع بيانات الرواتب مثل الإجازات وساعات العمل والحسابات المصرفية

الخبرة والمعرفة الفنية

مستوى الدخول
المعرفة بتطبيق MS Office

المؤهلات

درجة جامعية - ضرورية
مهارات تنظيمية وإدارية عالية
الحفاظ على التواصل مع رؤساء الأقسام والفرق المعنية
يجب أن تكون قادرًا على التواصل بشكل جيد على جميع المستويات
نهج مرن للأشخاص والمهام

المساعدة في التوظيف:

المساعدة في عملية التوظيف، بما في ذلك نشر الوظائف الشاغرة على لوحات الوظائف أو وسائل التواصل الاجتماعي أو المنصات الداخلية.
فحص السير الذاتية وطلبات الوظائف، والتأكد من استيفاء المرشحين للمؤهلات اللازمة.
جدولة وتنسيق المقابلات، وإعداد مواد المقابلة، والتواصل مع المرشحين.
دعم التوجيه:

المساعدة في عملية التوجيه للموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد مواد التوجيه وكتيبات الموظفين وحزم الترحيب.
جمع الوثائق اللازمة من الموظفين الجدد، مثل التفاصيل الشخصية، ونماذج الضرائب، والأوراق الأخرى.
وثائق الموارد البشرية:

الحفاظ على سجلات الموظفين، وتحديث قواعد بيانات الموارد البشرية، وتنظيم ملفات الموظفين (سواء كانت رقمية أو مادية).
المساعدة في الأعمال الورقية المتعلقة بالامتثال، والتأكد من دقة جميع السجلات وتحديثها.
دعم علاقات الموظفين:

الإجابة على الأسئلة الأساسية المتعلقة بالموارد البشرية من الموظفين فيما يتعلق بسياسات الشركة أو المزايا أو استحقاقات الإجازات.
المساعدة في تنظيم أحداث الموظفين أو الاستطلاعات أو جلسات الملاحظات لتحسين مشاركة الموظفين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. مهارات الاتصال
مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل بشكل فعال مع الموظفين والإدارة والمرشحين.
القدرة على صياغة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمستندات المهنية.
2. المهارات التنظيمية
القدرة على أداء مهام متعددة والبقاء منظمًا في بيئة سريعة الخطى.
إدارة المهام الإدارية بكفاءة، وجدولة المقابلات، والحفاظ على الملفات.
3. الاهتمام بالتفاصيل
التأكد من أن سجلات الموارد البشرية والمستندات والبيانات دقيقة ومنظمة بشكل جيد.
مراجعة السير الذاتية وطلبات العمل بعين ثاقبة للتفاصيل.
4. السرية
فهم أهمية السرية في التعامل مع معلومات الموظفين الحساسة.
حماية البيانات الشخصية والمهنية وفقًا لسياسات الخصوصية.
5. إدارة الوقت
إعطاء الأولوية للمهام لتلبية المواعيد النهائية، وخاصة عند التعامل مع مهام أو مشاريع إدارية متعددة في وقت واحد.
إدارة الوقت بشكل فعال خلال الفترات المزدحمة، مثل دورات التوظيف.
6. العمل الجماعي والتعاون
القدرة على العمل بشكل جيد مع زملاء الموارد البشرية والأقسام الأخرى بطريقة تعاونية.
دعم أعضاء الفريق في مشاريع ومهام الموارد البشرية.
7. مهارات حل المشكلات
المساعدة في حل المشكلات أو الاستفسارات الأساسية المتعلقة بالموظفين.
تقديم حلول للتحديات الإدارية والمساعدة في حل النزاعات عند الحاجة.
8. المعرفة الأساسية بالموارد البشرية
فهم عمليات الموارد البشرية مثل التوظيف، ودمج الموظفين، وكشوف المرتبات، والامتثال لقوانين العمل.
الإلمام بأدوات وأنظمة الموارد البشرية (على سبيل المثال، برامج الموارد البشرية، وأنظمة تتبع المتقدمين).
9. القدرة على التكيف
الانفتاح على تعلم وظائف الموارد البشرية الجديدة والتكيف مع الاحتياجات المتغيرة للقسم.
الاستعداد لتحمل تحديات ومهام جديدة تتجاوز النطاق الأولي للمسؤوليات.
10. الكفاءة في برامج Office
الخبرة في استخدام برامج Office مثل Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint) وأدوات الاتصال عبر البريد الإلكتروني.
- المعرفة ببرامج وأنظمة إدارة الموارد البشرية، مثل نظام تتبع المتقدمين (ATS) أو نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS).