مراقب رئيسي للمستندات

الأدوار والمسؤوليات

مسؤول المستندات مسؤول عن إدارة وتنظيم وصيانة مستندات الشركة وسجلاتها بطريقة منظمة وفعالة. هذا الدور بالغ الأهمية بشكل خاص في الصناعات مثل البناء والهندسة والقانون، حيث يعد التحكم في المستندات أمرًا ضروريًا لضمان الامتثال والدقة. فيما يلي المهارات والمسؤوليات الرئيسية لمسؤول المستندات:

1. إدارة المستندات
تنظيم وصيانة المستندات المادية والإلكترونية.
إنشاء أنظمة ملفات يسهل التنقل فيها وضمان فهرسة المستندات بشكل صحيح.
تتبع المراجعات وضمان التحكم في الإصدار والحفاظ على سجل التغييرات.
ضمان سهولة وصول الموظفين المخولين إلى المستندات.
2. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان تنسيق جميع المستندات بشكل صحيح واكتمالها وخلوها من الأخطاء.
مراجعة المستندات للتأكد من اكتمالها ودقتها وامتثالها للمعايير.
3. إدخال البيانات وحفظ السجلات
الحفاظ على قواعد بيانات وجداول بيانات دقيقة ومحدثة لتتبع المستندات.
ضمان إدخال المستندات المهمة وتسجيلها في الوقت المناسب.
أرشفة المستندات القديمة أو التخلص منها بأمان وفقًا لسياسات الشركة.
4. التحكم في الإصدار
تنفيذ وإنفاذ إجراءات التحكم في الإصدار لمنع فقدان تحديثات المستندات المهمة.
تتبع مراجعات المستندات والتأكد من استخدام أحدث الإصدارات.
5. استرجاع المستندات
التأكد من سهولة استرجاع المستندات عند الحاجة إليها.
إنشاء بروتوكولات بحث فعالة لتحديد موقع المستندات بسرعة في النظام.
6. الامتثال والمعايير
التأكد من امتثال جميع المستندات للمعايير القانونية والتنظيمية والصناعية.
فهم وتنفيذ سياسات الشركة لإدارة المستندات والاحتفاظ بها.
7. مهارات الاتصال
التواصل بشكل فعال مع الإدارات الأخرى لضمان تقديم المستندات ومراجعتها وإيداعها على الفور.
الاتصال بأصحاب المصلحة الخارجيين، مثل المقاولين أو العملاء، للتعامل مع طلبات المستندات أو تقديمها.
8. السرية والأمان
حماية المعلومات السرية والتأكد من تخزين المستندات التي تحتوي على معلومات حساسة بشكل آمن.
تنفيذ بروتوكولات الأمان للتحكم في الوصول إلى المستندات الحساسة أو المقيدة.
9. إتقان البرمجيات
الخبرة في برامج إدارة المستندات (مثل SharePoint أو Aconex أو Procore).

إتقان منصات مشاركة الملفات وأدوات التحكم في الإصدارات.

معرفة تطبيقات Microsoft Office (Word وExcel وما إلى ذلك) لتنسيق المستندات وحفظ السجلات.
10. إدارة الوقت
إدارة مستندات ومشاريع ومواعيد نهائية متعددة في نفس الوقت.
إعطاء الأولوية لطلبات المستندات وضمان إكمال المهام المتعلقة بالمستندات في الوقت المناسب.
11. حل المشكلات
استكشاف مشكلات التحكم في المستندات وإصلاحها، مثل الملفات المفقودة أو تنسيقات المستندات غير الصحيحة.
تنفيذ حلول لتحسين سير عمل المستندات والعمليات.
12. دعم إدارة المشروع (اختياري)
المساعدة في التحكم في مستندات المشروع، بما في ذلك تنظيم الخطط والتقارير والعقود والرسومات.
التنسيق مع فرق المشروع لضمان تقديم جميع المستندات والموافقة عليها كجزء من دورة حياة المشروع.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة المستندات:

تطوير وصيانة نظام توثيق شامل.

التأكد من تحديث جميع المستندات التشغيلية والأدلة والإجراءات والمبادئ التوجيهية وأرشيفها بشكل صحيح.

تنسيق إنشاء ومراجعة واعتماد المستندات لضمان الدقة والاكتمال.

الامتثال والتدقيق:

التأكد من امتثال جميع المستندات للمعايير الداخلية والمتطلبات التنظيمية الخارجية.

إعداد عمليات التدقيق الداخلية والخارجية والمساعدة فيها، والتأكد من توفر المستندات وتلبيتها للمعايير المطلوبة.

مراقبة الجودة:

إجراء مراجعات وتدقيقات منتظمة للمستندات لضمان الاتساق والدقة.

تنفيذ إجراءات وسياسات التحكم في المستندات والحفاظ عليها.

إدارة النظام:

صيانة وإدارة أنظمة برامج التحكم في المستندات.

إنشاء وصيانة نظام ملفات مركزي وفعال.

إدارة التحميل والتنزيل اليومي للمراسلات والرسومات والإرساليات والمستندات الأخرى.

تحديث جميع جداول بيانات المشروع.

أرشفة ونسخ ومسح جميع مستندات المشروع وفقًا للسياسة.

تحويل الرسومات إلى تنسيقات ملفات مختلفة وتحميلها / ملفها حسب الحاجة.
التحسين المستمر:

تحديد مجالات التحسين في عمليات وأنظمة التوثيق.

تنفيذ التغييرات لتعزيز كفاءة ودقة ممارسات التحكم في المستندات.