موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

1. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التحدث بوضوح مع الزوار والعملاء والموظفين شخصيًا وعبر الهاتف.
التواصل الكتابي: إرسال رسائل بريد إلكتروني ورسائل واضحة وموجزة، بما في ذلك المراسلات المهنية وتذكيرات المواعيد.
الاستماع النشط: الاستماع باهتمام إلى الاستفسارات أو المخاوف والاستجابة بشكل مناسب.
2. خدمة العملاء
الموقف الإيجابي: خلق بيئة ترحيبية وودودة للزوار والعملاء.
حل المشكلات: معالجة مخاوف العملاء أو الزوار بسرعة وفعالية، وضمان الرضا.
تعدد المهام: إدارة طلبات أو استفسارات متعددة في نفس الوقت دون فقدان التركيز أو رباطة الجأش.
3. المهارات التنظيمية
الجدولة والمواعيد: إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد للموظفين.
إدارة الملفات: الحفاظ على الملفات المادية أو الرقمية منظمة، مما يسهل استرداد المعلومات بسرعة.
مستلزمات المكتب: مراقبة وإدارة مستلزمات المكتب لضمان سير العمليات بسلاسة.
4. إتقان التكنولوجيا
أنظمة الهاتف: تشغيل نظام هاتف متعدد الخطوط، وتحويل المكالمات، وتلقي الرسائل.

مهارات الكمبيوتر: إتقان برامج المكتب (مثل Microsoft Office، وGoogle Suite)، وإدخال البيانات، والتعامل مع المهام الإدارية المختلفة.

برامج الاستقبال: الإلمام ببرامج جدولة المواعيد وإدارة الزوار.

5. إدارة الوقت
إعطاء الأولوية للمهام لضمان إدارة منطقة الاستقبال بكفاءة، على الرغم من ارتفاع حجم الزوار أو المكالمات.

إدارة المهام الإدارية المختلفة مثل استلام البريد، والتعامل مع الطرود، والحفاظ على منطقة استقبال مرتبة.

6. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان الدقة عند إدارة سجلات الزوار والمواعيد والاتصالات.

يعد الاهتمام بالتفاصيل أمرًا بالغ الأهمية عند التعامل مع المعلومات السرية أو عند إدارة المهام الإدارية مثل الجدولة.

7. الاحتراف
المظهر والسلوك: الحفاظ على مظهر أنيق وإظهار سلوك احترافي في التعامل مع العملاء والزوار.

السرية: حماية معلومات الشركة الحساسة وتفاصيل العميل، والحفاظ على السرية في جميع الأوقات.
8. تعدد المهام والمرونة
التعامل مع المكالمات الهاتفية، والترحيب بالزوار، والتعامل مع المهام الإدارية مع الحفاظ على سلاسة العمليات.
التكيف مع الجداول الزمنية المتغيرة أو المواقف غير المتوقعة، مثل الاجتماعات في اللحظة الأخيرة أو عدد الزوار الكبير.
9. المهارات الشخصية
إقامة علاقات طيبة مع الزوار والعملاء والزملاء.
التعامل مع الآخرين والانتباه، مع الحفاظ على الهدوء والاتزان تحت الضغط.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

.

المسؤوليات والمهام الوظيفية:

الرد على الاستفسارات عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والواتساب
استقبال الضيوف والزوار
تحديد موعد للمدير
استلام وفرز البريد والتحويلات
مراقبة وطلب مستلزمات المكتب والمخزن
التعامل مع النقود الصغيرة
المهام الإدارية الإضافية:

الاتصال بالمرشحين المختارين وتحديد مواعيدهم للمقابلة
إرسال رسائل الدعوة والتحديثات لعملية المقابلة
تنسيق ومساعدة الأقسام الأخرى
نشر الوظائف الشاغرة والوظائف الشاغرة عبر موقع Indeed
إدارة سجلات الموظفين
معالجة عملية التوظيف للموظفين الجدد

معرفة الشركة وإجراءاتها

فهم سياسات الشركة وإجراءاتها لمساعدة الزوار والإجابة على الأسئلة بدقة.

امتلاك المعرفة لتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.

مهارات اللغة

يمكن أن تكون الكفاءة في لغات متعددة ميزة إضافية، خاصة في البيئات المتنوعة أو الدولية.