مدير المناسبات الأول

الأدوار والمسؤوليات

نحن نتطلع إلى توظيف أخصائي أحداث كبير سيكون مسؤولاً عن التخطيط وإدارة وتنفيذ الأحداث والأنشطة المؤثرة لعميلنا ومقره الإمارات العربية المتحدة، إحدى أكبر المنظمات في المنطقة.

هذا المنصب هو دور تعاقدي بمدة أولية تبلغ 12 شهرًا وقابل للتجديد.

يقع الدور ضمن قسم الأحداث ويتبع مباشرة لرئيس إدارة الأحداث.

نحن نبحث عن أخصائي أحداث كبير متحمس سيقود تقديم الأحداث التجارية عالية الجودة والمولدة للعملاء وضمان التوافق مع الأهداف التنظيمية. يجب أن يمتلك المرشح المثالي أيضًا المهارات والخبرة اللازمة لإدارة التركيبات والأنشطة التجريبية المصممة وفقًا للموضوعات ذات الصلة والأهداف الاستراتيجية.

المسؤوليات الرئيسية

التخطيط وتنفيذ وإدارة الأحداث والمعارض وأنشطة الدعوة للعروض، وضمان التسليم الناجح والتوافق مع الأهداف التنظيمية.

قيادة إنشاء التركيبات والأنشطة التجريبية لإشراك الجماهير المستهدفة وتحقيق الأهداف الموضوعية.

تطوير وتنفيذ استراتيجيات الأحداث الشاملة والتقويمات وخطط إدارة المخاطر.
اتبع إجراءات الحوكمة، وأشرف على عملية الدعوة، وأعد تقارير مفصلة بعد الحدث.

حدد الفرص لتعظيم توليد العملاء المحتملين والنجاح التجاري من خلال مناهج الأحداث المبتكرة.

التنسيق مع أصحاب المصلحة والبائعين والفرق لضمان تنفيذ الحدث بسلاسة.

التفاوض مع الموردين والمقاولين لتأمين شروط مواتية والبقاء ضمن الميزانية.

المعرفة والمهارات والخبرة

خبرة مثبتة في الأحداث والمعارض والدعوة للعروض، ويفضل أن تكون داخل الحكومة أو المنظمات المتعددة الجنسيات.

القدرة على التخطيط وتنفيذ الأحداث التجارية التي تهدف إلى توليد العملاء المحتملين وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

الخبرة في إدارة التركيبات والتنشيطات التجريبية.

مهارات قوية في التخطيط وإدارة المخاطر والتفكير الاستراتيجي.

قدرات تنظيمية ممتازة للتخطيط المسبق والامتثال للحوكمة وإعداد التقارير.

إتقان التفاوض وإدارة البائعين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. تخطيط وتنسيق الفعاليات
الخبرة في تصور وتخطيط وتنظيم الفعاليات بمختلف أحجامها، من المؤتمرات المؤسسية إلى الفعاليات العامة الكبيرة.
الكفاءة في إدارة جميع جوانب لوجستيات الفعاليات، بما في ذلك اختيار المكان، والتموين، والإقامة، والنقل، والتسجيل.
2. إدارة المشاريع
القدرة على إدارة العديد من الفعاليات والمشاريع في وقت واحد، والتأكد من إكمال جميع المهام في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
المهارة في إنشاء جداول زمنية مفصلة للمشروع، والميزانيات، وخطط العمل، وضمان بقاء الفريق على المسار الصحيح.
إدارة جداول زمنية للفعاليات، ومعالمها، والمواعيد النهائية بشكل فعال.
3. إدارة الموردين
القدرة على الحصول على العلاقات مع الموردين والبائعين والأماكن والتفاوض بشأنها وإدارتها.
ضمان خدمة عالية الجودة من الشركاء الخارجيين (على سبيل المثال، التموين، والوسائط السمعية والبصرية، والديكور، والأمن).
الإشراف على العقود والتأكد من وفاء الموردين بالتزاماتهم.
4. إعداد الميزانية والإدارة المالية
الخبرة في إنشاء وإدارة ميزانيات الفعاليات، وضمان إبقاء التكاليف ضمن الحدود المتفق عليها.
تحديد فرص توفير التكاليف مع الحفاظ على جودة وفعالية الحدث.
تتبع وإدارة نفقات الفعاليات والفواتير والمدفوعات.
5. قيادة الفريق والتعاون
قيادة وتوجيه فريق من منسقي الفعاليات أو المتخصصين المبتدئين، وتقديم التوجيه والدعم لضمان نجاح الحدث.
التعاون الفعال مع الفرق الداخلية (التسويق والمبيعات والتصميم وتكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك) لضمان تنسيق جميع جوانب الحدث.
إدارة الفرق متعددة الوظائف وأصحاب المصلحة الخارجيين لتنفيذ تفاصيل الحدث دون أخطاء.
6. علاقات العملاء وخدمة العملاء
بناء علاقات قوية مع العملاء والحفاظ عليها، وضمان تلبية احتياجاتهم وتجاوز التوقعات.
العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء، وتوفير التحديثات المنتظمة والتأكد من إبلاغهم طوال عملية تخطيط الحدث.
التأكد من دمج ملاحظات العملاء وحل أي مشكلات على الفور.
7. التسويق والترويج
تطوير استراتيجيات تسويق الحدث، بما في ذلك الحملات عبر البريد الإلكتروني، والترويج عبر وسائل التواصل الاجتماعي، والشراكات.
العمل مع فريق التسويق لإنشاء العلامات التجارية للحدث واللافتات والمواد الترويجية.
الترويج للأحداث للجمهور المستهدف، باستخدام أساليب التسويق الرقمية والتقليدية.
8. إدارة الخدمات اللوجستية
الإشراف على جميع الجوانب اللوجستية للأحداث، بما في ذلك النقل والإعداد والمعدات والاحتياجات الفنية.
ضمان التنسيق السلس في الموقع لمعالجة أي مشكلات قد تنشأ في اللحظة الأخيرة.
ضمان التوقيت المناسب لبرامج الحدث وإدارة أي تغييرات أو تعديلات أثناء الحدث.
9. مهارات الاتصال
مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية، ضرورية للتفاوض مع البائعين، والتنسيق مع الفرق، وتقديم أفكار الحدث للعملاء أو الإدارة العليا.
التواصل الواضح مع الحاضرين والموظفين والبائعين لضمان توافق الجميع وإبلاغهم.
التحدث أمام الجمهور وتقديم تحديثات أو معلومات الحدث عند الحاجة.