مدير العمليات

الأدوار والمسؤوليات

مدير العمليات مسؤول عن الإشراف على العمليات التجارية وتحسينها وإدارتها داخل المؤسسة. ويتمثل هدفهم الرئيسي في ضمان كفاءة سير العمل التشغيلي وتبسيطه وتوافقه مع أهداف الشركة. ويعمل مديرو العمليات بشكل وثيق مع مختلف الإدارات لتحليل العمليات الحالية وتحديد الاختناقات والتوصية بالتحسينات وتنفيذ الحلول لتحسين الأداء وخفض التكاليف وتعزيز الإنتاجية.

المسؤوليات الرئيسية لمدير العمليات:

تصميم العمليات وتحسينها:

تصميم العمليات ورسم خرائطها: تطوير سير العمل والعمليات الواضحة والفعالة التي تتوافق مع أهداف المؤسسة. ويشمل ذلك توثيق العمليات الحالية وإنشاء عمليات جديدة.

تحسين العمليات: تقييم العمليات التجارية وتحسينها باستمرار لتحسين الكفاءة وتقليل الهدر وزيادة الإنتاج. وقد يتضمن هذا تبني أدوات أو تقنيات أو منهجيات جديدة مثل Lean أو Six Sigma.

إعادة هندسة العمليات: إعادة تصميم وإعادة هندسة العمليات التجارية لجعلها أكثر كفاءة أو لتتماشى مع متطلبات العمل المتغيرة.
مراقبة العمليات وتتبع الأداء:

تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): تحديد وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية التي تقيس فعالية العمليات. يمكن أن يشمل ذلك المقاييس المتعلقة بالكفاءة وتوفير التكاليف ورضا العملاء وأوقات الدورة.

المراقبة وإعداد التقارير: مراقبة العمليات بانتظام وتقييم الأداء وإعداد التقارير عن نتائج العمليات للإدارة وتحديد مجالات التحسين.

المراقبة المستمرة: استخدام أدوات إدارة العمليات لتتبع التقدم وتحديد الاختناقات أو عدم الكفاءة وتوفير تحديثات في الوقت الفعلي حول أداء العملية.

تحديد المشكلات وحلها:

تحديد الاختناقات في العملية: تحليل سير العمل لتحديد المجالات التي تحدث فيها تأخيرات أو أخطاء أو عدم كفاءة وتطوير حلول لحلها.

استكشاف المشكلات وإصلاحها: معالجة المشكلات المتعلقة بالعملية من خلال التعاون مع أصحاب المصلحة للعثور على الأسباب الجذرية وتنفيذ الإجراءات التصحيحية.
التعاون مع الإدارات الأخرى:

التعاون بين مختلف الوظائف: العمل مع فرق وأقسام مختلفة، مثل العمليات وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والمالية، لضمان تكامل العمليات بشكل جيد وتوافقها مع الأهداف التنظيمية الأوسع.
التواصل مع أصحاب المصلحة: العمل كنقطة اتصال للأسئلة والمخاوف المتعلقة بالعملية، وضمان إبلاغ أصحاب المصلحة وإشراكهم في جهود إدارة العملية.
التوثيق والتوحيد القياسي:

توثيق العمليات: التأكد من توثيق جميع العمليات بشكل كامل، بما في ذلك الإجراءات وسير العمل والأدوار. تساعد هذه الوثائق في توحيد سير العمل وتوفر الوضوح للموظفين.
وضع إرشادات العملية: إنشاء معايير وإرشادات العملية التي يمكن للموظفين اتباعها، وضمان الاتساق والكفاءة في جميع أنحاء المنظمة.
التدريب وإدارة التغيير:

تدريب الموظفين: إجراء جلسات تدريبية للموظفين حول العمليات الجديدة أو تغييرات العملية لضمان فهمهم لكيفية اتباع الإجراءات المحدثة.
إدارة التغيير: قيادة عملية إدارة التغيير عند تقديم عمليات أو أدوات أو منهجيات جديدة. مساعدة الموظفين على التكيف مع التغييرات من خلال توصيل الفوائد وتقديم الدعم المستمر.
أتمتة العمليات:

تنفيذ أدوات الأتمتة: تقديم أدوات وأنظمة الأتمتة لتبسيط العمليات اليدوية. العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات والأقسام الأخرى لتحديد المهام التي يمكن أتمتتها ودفع تنفيذ هذه الحلول.
الاستفادة من التكنولوجيا: البقاء على اطلاع دائم بالتقنيات والبرامج الجديدة التي يمكنها تحسين العمليات التجارية والتوصية بتبنيها.
الامتثال وإدارة المخاطر:

ضمان الامتثال: التأكد من امتثال العمليات للوائح الصناعة وسياسات الشركة وأفضل الممارسات.
إدارة المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة في العمليات واتخاذ خطوات للتخفيف منها، وضمان استمرار العمليات التجارية بسلاسة ودون انقطاع.
إدارة الميزانية والموارد:

إعداد الميزانية لتحسين العمليات: وضع الميزانيات لمبادرات تحسين العمليات وضمان استخدام الموارد بكفاءة.
تخصيص الموارد: التأكد من تخصيص الموارد الكافية (الوقت والأفراد والأدوات) لمبادرات تحسين العمليات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة العمليات وتحسينها:

المعرفة القوية بمنهجيات إدارة العمليات مثل Lean وSix Sigma وإدارة العمليات التجارية (BPM) وإدارة الجودة الشاملة (TQM).
القدرة على تصميم العمليات وتحسينها وتوثيقها مع تحديد أوجه القصور وتحسين الأداء.
المهارات التحليلية:

القدرة على تحليل العمليات التجارية وتفسير البيانات واستخلاص الأفكار لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحديد مجالات التحسين.
الإلمام بأدوات وتقنيات تحليل البيانات لقياس أداء العمليات وتحسين كفاءة سير العمل.
إدارة المشاريع:

مهارات قوية في إدارة المشاريع لقيادة مبادرات تحسين العمليات وإدارة الجداول الزمنية وضمان إكمال المشاريع ضمن النطاق والميزانية.
الخبرة في استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل Microsoft Project أو Asana أو Trello لتتبع التقدم.
إدارة التغيير:

القدرة على قيادة التغيير التنظيمي والتواصل بشكل فعال مع أصحاب المصلحة ومساعدة الموظفين على التكيف مع العمليات أو الأدوات الجديدة.
فهم نماذج إدارة التغيير مثل ADKAR أو نموذج Kotter's 8-Step Change.
مهارات الاتصال:

مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة لتوثيق العمليات وإنشاء التقارير وتقديم النتائج وتدريب الموظفين.
القدرة على التعاون مع فرق متعددة الوظائف وقيادة المناقشات مع الإدارة العليا.
حل المشكلات والتفكير النقدي:

مهارات قوية في حل المشكلات لتحديد الأسباب الجذرية لمشاكل العملية والتفكير الإبداعي وتطوير حلول فعالة.
القدرة على التعامل مع المشاكل بعقلية استراتيجية والنظر في التأثيرات طويلة المدى.
الاهتمام بالتفاصيل:

يجب أن يتمتع مديرو العمليات بنظرة ثاقبة للتفاصيل لضمان كفاءة العمليات ودقتها وخلوها من الأخطاء.
التأكد من أن توثيق العملية شامل وأن المعايير يتم اتباعها باستمرار.
القيادة وإدارة الفريق:

القدرة على قيادة الفرق وإدارة النزاعات وتحفيز الموظفين على تبني العمليات أو التحسينات الجديدة.
خبرة في إدارة وتوجيه أعضاء الفريق وتقديم التوجيه بشأن المهام المتعلقة بالعملية.
التكنولوجيا والأدوات:

المعرفة بأدوات إدارة العمليات مثل أدوات BPMN (نموذج عملية الأعمال والترميز) وVisio وLucidchart ومنصات أتمتة العمليات.
معرفة أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، أو برامج إدارة سير العمل، أو أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM)، اعتمادًا على الصناعة.