المنسق الإداري

الأدوار والمسؤوليات

منسق الإدارة مسؤول عن مجموعة متنوعة من المهام التي تدعم سير العمل السلس والفعال للمنظمة. تتضمن المهارات الأساسية لمنسق الإدارة عادةً ما يلي:

1. التنظيم وإدارة الوقت
جدولة الاجتماعات والأحداث والمواعيد بكفاءة
إدارة مهام وأولويات متعددة في وقت واحد
الحفاظ على أنظمة الملفات وقواعد البيانات المنظمة
2. مهارات الاتصال
اتصال مكتوب وشفوي واضح وموجز
التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات
التفاعل بشكل فعال مع الموظفين والعملاء والموردين الخارجيين
3. إدارة المشاريع
تنسيق وتتبع الجداول الزمنية للمشروع والمنتجات
دعم فرق المشروع بالاحتياجات اللوجستية والإدارية
المساعدة في التخطيط وتنفيذ الأحداث والمبادرات
4. حل المشكلات والتفكير النقدي
حل المشكلات الإدارية بسرعة وفعالية
توقع التحديات ومعالجة العقبات المحتملة بشكل استباقي
5. الاهتمام بالتفاصيل
ضمان الدقة في الوثائق والتقارير والاتصالات
مراجعة العقود والفواتير والاتفاقيات
6. الكفاءة الفنية
إتقان برامج المكتب (مجموعة برامج Microsoft Office وGoogle Workspace)
خبرة في برامج إدارة المشاريع (على سبيل المثال، Trello وAsana)
الإلمام بمعدات وأنظمة المكتب
7. إدارة المالية والميزانية
التعامل مع الفواتير والتقارير المالية
إدارة اللوازم المكتبية وطلب الموارد ضمن قيود الميزانية
8. خدمة العملاء وعلاقات العملاء
إدارة العلاقات مع العملاء والبائعين والمقاولين
الرد على الاستفسارات وحل المشكلات في الوقت المناسب
9. السرية والتكتم
التعامل مع المعلومات الحساسة للشركة والموظفين بشكل مسؤول
الالتزام ببروتوكولات الخصوصية واللوائح
10. تعدد المهام
القدرة على التوفيق بين المهام الإدارية المختلفة مع الحفاظ على الجودة والكفاءة
11. التعاون الجماعي
العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى لتحقيق الأهداف التنظيمية
المساعدة في دمج وتدريب الموظفين الجدد
12. القدرة على التكيف
التكيف مع الأولويات المتغيرة أو العمليات الجديدة في مكان العمل
الحفاظ على الهدوء تحت الضغط وإدارة التغييرات أو التحديات المفاجئة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المسؤوليات الرئيسية للوظيفة

 تقديم مستوى عالٍ من خدمة العملاء والعناية بهم.

 تقديم الشركة بطريقة احترافية في جميع مجالات العمل.

 التطوير الذاتي والتطوير الشخصي المستمر.

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات

 تحليل وتوثيق العمليات التجارية والمشاكل لتطوير حلول لتعزيز الكفاءة.

Pmc

 تسجيل حالات FTA (ShareFolder، excel وoracle system)

 تسوية FTA (على أساس أسبوعي وشهري)

 تقارير الأعمال الشهرية (مؤشر الأداء الرئيسي، والحالات المعلقة، وتقارير الحالات قيد المعالجة.

 صياغة وإصدار تقارير التحقق من ضريبة القيمة المضافة.

 إعداد نظام المعلومات الإدارية شهريًا.

 إدارة ومتابعة جميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالقسم، والاتصال بالعملاء والزبائن بناءً على احتياجات العمل.

 ضمان مستوى عالٍ من إخراج التقارير ومراقبة الجودة.

المخاطر

 مراقبة التعرض للمخاطر والامتثال لقسم الاستشارات التنموية المعني.

التدريب

سيتم تقديم تدريب داخلي.