منسق الفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مدير برنامج قوي يتمتع بالرؤية والقدرة التشغيلية لبناء وتقديم أحداث عالية الدقة. سيثيرك هذا الدور إذا كنت تتطلع إلى تحويل الطريقة التي يشتري بها ويبيع بها الشرق الأوسط وشمال إفريقيا (MENA) وفي النهاية تغيير ملايين الأرواح. كجزء من هذا الفريق، سيتم تشجيعك على بناء تجارب عملاء رائعة وستحصل على الاستقلالية اللازمة لتجاوز الحدود.

سيتطلب منك هذا الدور العمل بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة الرئيسيين للتخطيط لهذه الأحداث وتنفيذها. هذا الدور بطبيعته عالي الوضوح ومتعدد الوظائف، ويتطلب التآزر والتأثير مع العديد من وحدات الأعمال الاستهلاكية عبر أمازون. سيكون المرشح الناجح منظمًا للغاية، وتحليليًا، ومتفوقًا في إدارة والتأثير على مجموعات أصحاب المصلحة الواسعة، وقادرًا على العمل بشكل فعال للغاية في منظمة معقدة، وبارعًا في تجميع مجموعة متنوعة من المدخلات في حدث ناجح. سيتطلب هذا مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة، وتحليلات ورؤى قائمة على البيانات، وحكمًا تجاريًا ممتازًا، ومهارات شخصية قوية، وفضولًا عميقًا حول كيفية عمل الأشياء، وشغفًا بالعملاء. يجب أن يتمتع بالقدرة على تبديل السياق والعمل على جميع مستويات المنظمة لتحقيق النتائج. سيكون المرشح الناجح قائدًا فكريًا يلهم الفرق الأخرى بالقدوة لابتكار وتنفيذ نيابة عن عملاء أمازون.

مسؤوليات الوظيفة الرئيسية

يتضمن هذا الدور تنفيذ أحداث عالية الجودة مع دفع تحسينات العملية ومكاسب الكفاءة عبر الفرق التشغيلية. ينصب التركيز على ابتكار وتبسيط العمليات لتقليل الجهد وتعزيز الأداء.
يتبع مدير البرنامج إطار عمل "التخطيط - التنفيذ - الإدارة - المراقبة":

التخطيط: وضع تصورات ومواءمة لهياكل الأحداث، وتحديد الأهداف مع أصحاب المصلحة الرئيسيين (على سبيل المثال، الفئة والتسويق والتمويل والعمليات)، وإتمام دليل الأحداث.

التنفيذ: ضمان التزام الفرق بدليل الأحداث، وإدارة الانحرافات، وتتبع المعالم، والمشاركة في أتمتة تقارير الأحداث اليومية ولوحات المعلومات.

الإدارة: حل المشكلات، ومعالجة النزاعات، ودعم خطط التجريب.

المراقبة: قيادة اجتماع متعلق بالحدث، ومعالجة بنود العمل من الاجتماعات الدائمة، وتصعيد العلامات الحمراء أو الانحرافات في مقاييس الحدث.

يتطلب الدور تعاونًا مكثفًا مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك فرق القيادة العليا والتسويق والفئات والصفقات والمالية والعمليات وخدمة العملاء والفرق الرئيسية والتقنية والبرامج. وهذا يضمن التوافق وإغلاق المعالم في الوقت المناسب والتسليم الناجح للأحداث.

المؤهلات الأساسية

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة البرامج أو المشاريع
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل بشكل متبادل مع فرق تقنية وغير تقنية
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في قيادة التسليم من البداية إلى النهاية، وتوصيل النتائج إلى القيادة العليا
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في تحديد وتنفيذ مبادرات تحسين العمليات باستخدام البيانات والمقاييس
معرفة Excel (جداول البيانات المحورية، وVLookUps) على مستوى متقدم وSQL
خبرة في تحديد متطلبات البرنامج واستخدام البيانات والمقاييس لتحديد التحسينات
ماجستير إدارة الأعمال

المؤهلات المفضلة

خبرة في إدارة أصحاب المصلحة، والتعامل مع أصحاب المصلحة المتعددين على مستويات مختلفة من المنظمة
خبرة في بناء العمليات وإدارة المشاريع والجداول الزمنية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

تخطيط وتنسيق الفعاليات:

التخطيط وتنظيم وتنفيذ جميع الخدمات اللوجستية للفعاليات، مع ضمان التوافق مع أهداف المنظمة أو العميل.
وضع جداول زمنية للفعاليات وقوائم مراجعة لتتبع التقدم وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
الإشراف على الميزانية والمالية:

إعداد ميزانيات الفعاليات ومراقبة الإنفاق لضمان بقاء التكاليف ضمن الميزانية المخصصة.
التعامل مع جميع الجوانب المالية للفعاليات، بما في ذلك مدفوعات البائعين وتتبع النفقات وإدارة الفواتير.
إدارة البائعين والمكان:

البحث عن موردي الفعاليات والتفاوض معهم وإدارة العلاقات معهم مثل مقدمي الطعام والمصورين والفنانين والمصممين.
تأمين الأماكن، والتأكد من توفر جميع التصاريح والتأمينات اللازمة، والتأكد من أن المكان يلبي متطلبات الحدث.
التنسيق اللوجستي:

تنسيق النقل والإقامة والإعدادات الفنية (على سبيل المثال، معدات الصوت والفيديو والمسرح) للفعاليات.
الإشراف على إعدادات الحدث، والتأكد من أن جميع المعدات والمواد جاهزة قبل بدء الحدث.
التسويق والترويج:

التعاون مع فرق التسويق للترويج للأحداث من خلال قنوات مختلفة، بما في ذلك وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق عبر البريد الإلكتروني والإعلان التقليدي.
التأكد من أن العلامة التجارية للحدث والمواد الترويجية تتوافق مع موضوع الحدث وأهدافه.
قيادة الفريق والإشراف عليه:

إدارة وقيادة فريق من منسقي الأحداث أو المتطوعين أو الموظفين، وتفويض المهام والتأكد من إكمالها بكفاءة.
تقديم تعليمات وإرشادات واضحة لأعضاء الفريق أثناء الحدث لضمان التنفيذ السلس.
تسجيل الحدث وإدارة الحضور:

الإشراف على عمليات تسجيل الحدث، وضمان تسجيل الدخول السلس، وبطاقات الأسماء، والوصول للحضور.
إدارة اتصالات الحضور، والتأكد من حصولهم على جميع المعلومات اللازمة حول الحدث، بما في ذلك الجداول الزمنية والخدمات اللوجستية.
التقييم وإعداد التقارير بعد الحدث:

إجراء تقييمات ما بعد الحدث لتقييم نجاح الحدث، وجمع ملاحظات الحضور، وتحديد مجالات التحسين.
إعداد تقارير الحدث، بما في ذلك تفاصيل الميزانية، وبيانات الحضور، وتحليل ما بعد الحدث للعملاء أو الإدارة العليا.
إدارة علاقات العملاء والزبائن:

التواصل مع العملاء لفهم أهدافهم وتقديم التوصيات وضمان تلبية احتياجاتهم طوال عملية الحدث.
ضمان مستويات عالية من رضا العملاء والحفاظ على علاقات قوية لفرص الحدث المستقبلية.
إدارة الأزمات:

الاستجابة بسرعة لأي مشكلات أو حالات طوارئ قد تنشأ أثناء الحدث (على سبيل المثال، إلغاء البائعين، والصعوبات الفنية).
توفير حلول لضمان الحد الأدنى من الانقطاع وتجربة سلسة للحاضرين.