موظف إداري

الأدوار والمسؤوليات

مسؤول الإدارة العليا هو منصب رفيع المستوى داخل المنظمة، وهو المسؤول عن الإشراف على مجموعة متنوعة من الوظائف الإدارية وضمان السير السلس للأنشطة اليومية. هذا الدور لا يتجزأ من دعم كفاءة المنظمة، وإدارة عمليات المكتب، وتنسيق المهام الإدارية التي تمكن الإدارات الأخرى وأعضاء الموظفين من الأداء بشكل فعال. غالبًا ما يشرف مسؤولو الإدارة العليا على الموظفين الإداريين المبتدئين ويتعاونون مع الإدارات المختلفة لتنفيذ السياسات والإجراءات والأنظمة التي تعزز مكان العمل.

المسؤوليات الأساسية:
إدارة المكتب والإدارة:

الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للمكتب، وضمان السير السلس.
تنسيق اللوازم والمعدات والموارد المكتبية لضمان حصول الموظفين على ما يحتاجون إليه لأداء واجباتهم.
إدارة البنية الأساسية للمكتب، بما في ذلك المرافق والمرافق وجداول الصيانة.
تنظيم وصيانة سجلات المكتب، والتأكد من تخزين جميع المستندات ومعالجتها وفقًا لسياسات الشركة.
قيادة الفريق والإشراف:

الإشراف على الموظفين الإداريين المبتدئين، بما في ذلك المساعدين الإداريين والموظفين ومنسقي المكتب.
تقديم التوجيه والتدريب لأعضاء الفريق، والتأكد من اتباعهم لبروتوكولات الشركة ومعاييرها.
تفويض المهام الإدارية ومراقبة إكمالها، والتأكد من الوفاء بجميع المواعيد النهائية.
إجراء تقييمات الأداء وتقديم الملاحظات لأعضاء الفريق لدعم تطورهم.
الجدولة وإدارة التقويم:

إدارة جدولة الاجتماعات والمواعيد والأحداث للإدارة العليا أو رؤساء الأقسام.
التأكد من حجز غرف الاجتماعات ومرافق المؤتمرات وإعدادها حسب الحاجة.
إعطاء الأولوية للاجتماعات والمواعيد، وحل تعارضات الجدولة والتعديل حسب الضرورة.
التواصل والمراسلات:

العمل كنقطة اتصال أساسية للاتصالات الداخلية والخارجية، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والبريد المادي.
صياغة ومراجعة وإرسال الاتصالات الرسمية والتقارير والمذكرات والمراسلات الأخرى.
التأكد من توصيل الرسائل والمعلومات بشكل فعال بين الأقسام ومع أصحاب المصلحة الخارجيين.
إعداد المستندات وإدارتها:

إعداد ومراجعة وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى للقيادة العليا.
التأكد من تسجيل جميع المستندات بدقة وتصنيفها وسهولة الوصول إليها للرجوع إليها في المستقبل.
الحفاظ على السرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة أو الملكية.

الدعم المالي والميزاني:

المساعدة في إعداد الميزانية والتقارير المالية وتتبع التكاليف الإدارية للقسم أو المنظمة.

معالجة الفواتير وأوامر الشراء والنفقات، والتأكد من التعامل معها في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.

مراقبة النفقات والمساعدة في إدارة الميزانية الإدارية لضمان كفاءة التكلفة.

تنسيق الأحداث والسفر:

تنظيم أحداث الشركة والمؤتمرات والاجتماعات، بما في ذلك الترتيبات اللوجستية والتموين والمكان.

تنسيق السفر بغرض العمل للمديرين التنفيذيين والموظفين، والتعامل مع حجوزات الرحلات الجوية والإقامة والنقل.

التأكد من أن جميع ترتيبات السفر تتوافق مع سياسات الشركة والقيود الميزانية.

تنفيذ السياسات والإجراءات:

المساعدة في تطوير وتنفيذ وإنفاذ السياسات والإجراءات الإدارية.
التأكد من أن جميع الموظفين على دراية بسياسات الشركة فيما يتعلق ببروتوكولات المكتب وسلامة مكان العمل والسرية واتباعها.

مراقبة والتوصية بالتحسينات على العمليات والأنظمة الإدارية لتعزيز الكفاءة.
إدخال البيانات وإدارة قواعد البيانات:

صيانة وتحديث قواعد البيانات والأنظمة والسجلات، والتأكد من دقة المعلومات وتحديثها.
أداء مهام إدخال البيانات والمساعدة في إدارة البيانات وإعداد التقارير حسب الحاجة من قبل الإدارات المختلفة.
الصحة والسلامة والامتثال:

مراقبة وتطبيق بروتوكولات السلامة في مكان العمل ومعايير الصحة، وضمان الامتثال للوائح ذات الصلة.
التأكد من أن بيئة المكتب مواتية لرفاهية الموظفين وإنتاجيتهم.
تنسيق أي تدريب أو تدريبات مطلوبة للصحة والسلامة للموظفين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

القيادة والإدارة:

مهارات قيادية وإشرافية قوية لإدارة الفرق الإدارية وتقديم التوجيه والدعم.
القدرة على تفويض المهام بشكل فعال وضمان إنجاز العمل في الوقت المحدد وبمستوى عالٍ.
الخبرة في حل النزاعات وتعزيز العلاقات الإيجابية داخل الفريق.
إدارة الوقت والتنظيم:

مهارات تنظيمية ممتازة لإدارة المهام المتعددة والأولويات بشكل فعال.
القدرة على إدارة المواعيد النهائية والجداول الزمنية والمواعيد مع الحفاظ على الاهتمام بالتفاصيل.
مهارات الاتصال والتواصل الشخصي:

مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية للتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
القدرة على صياغة المراسلات المهنية والتقارير والعروض التقديمية.
مهارات التواصل الشخصي القوية للعمل مع الموظفين على جميع المستويات والتفاعل مع الشركاء الخارجيين.
حل المشكلات واتخاذ القرار:

قدرة قوية على التفكير النقدي وحل المشكلات لمعالجة القضايا فور ظهورها وإيجاد حلول عملية.
القدرة على اتخاذ قرارات سريعة وإدارة التحديات غير المتوقعة بكفاءة.
الإدارة المالية:

خبرة في إعداد الميزانية والتقارير المالية ومراقبة النفقات.
القدرة على إدارة الموارد بشكل فعال وضمان إبقاء التكاليف الإدارية ضمن الميزانية.
الكفاءة في برامج Office:

المعرفة المتقدمة ببرامج الإنتاجية المكتبية (على سبيل المثال، Microsoft Office Suite، Google Workspace).

الإلمام بأدوات أو برامج إدارية متخصصة (على سبيل المثال، إدارة المشاريع، وأدوات الجدولة، وبرامج المحاسبة).

الاهتمام بالتفاصيل:

الاهتمام الشديد بالتفاصيل لضمان إكمال المهام الإدارية بدقة وبأقل قدر من الأخطاء.

القدرة على مراجعة المستندات والتقارير للتأكد من وضوحها ودقتها.

السرية والتكتم:

الشعور القوي بالتكتم عند التعامل مع المعلومات الحساسة أو السرية.

القدرة على الحفاظ على الخصوصية وضمان مشاركة المعلومات مع الأطراف المناسبة فقط.

المتطلبات التعليمية:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.

قد تكون الشهادات الإضافية في إدارة المكاتب أو إدارة المشاريع أو المجالات ذات الصلة مفيدة، ولكنها ليست مطلوبة دائمًا.

الشهادات (اختيارية ولكنها مفيدة):

المحترف الإداري المعتمد (CAP) من الرابطة الدولية للمحترفين الإداريين (IAAP).

المحترف في إدارة المشاريع (PMP) لأولئك الذين يديرون مشاريع إدارية متعددة.
شهادات إدارة المكاتب لأولئك الذين يركزون على إجراءات وأنظمة المكاتب.