مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

ستدعم المدير العام في العمليات اليومية من خلال العمل الإداري والسكرتاري الفعال. بصفتك شخصًا متعدد المهام، تشمل مهامك، على سبيل المثال لا الحصر، تنظيم المواعيد، وتدوين ملاحظات الاجتماعات، وترتيبات السفر، وتقديم أي مساعدة أخرى مطلوبة من قبل فريق قيادة الفندق. ستعمل وتنسق مع الأقسام الأخرى لضمان تحقيق أهدافها.

المؤهلات

درجة البكالوريوس على الأقل في أي مجال.

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل الإداري التنفيذي مع الشركات المتعددة الجنسيات.

مهارات اتصال هاتفية فعالة، وكفاءة أعلى من المتوسط ​​في تطبيقات MS Office مثل Word وPowerpoint وExcel.

إتقان أعلى من المتوسط ​​للغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا).

. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: إدارة وقت المدير التنفيذي بشكل فعال، وجدولة الاجتماعات والمواعيد والأحداث، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
القيام بمهام متعددة: التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، بما في ذلك الدعم الإداري، وترتيبات السفر، وإدارة الاتصالات، مع الحفاظ على الدقة والكفاءة.
الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من خلو جميع المستندات الإدارية والتقارير والاتصالات من الأخطاء وتنظيمها وتصنيفها بشكل صحيح لسهولة الوصول إليها.
2. مهارات الاتصال
التواصل الكتابي: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير والمستندات الأخرى، وضمان الوضوح والاحترافية والدقة.
التواصل اللفظي: العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة المختلفين، بما في ذلك العملاء والموظفين والشركاء، ونقل الرسائل بشكل فعال.
التكتم والسرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم، والحفاظ على السرية، وضمان التعامل مع الاتصالات التنفيذية بشكل آمن.
3. حل المشكلات والمبادرة
النهج الاستباقي: توقع احتياجات المدير التنفيذي ومعالجة المشكلات قبل ظهورها، سواء كانت تعارضات في الجدول الزمني أو مشاكل إدارية أو تحديات لوجستية.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها: معالجة المشكلات بكفاءة، سواء كانت متعلقة بإدارة المكتب أو لوجستيات السفر أو أعطال الاتصالات، وإيجاد حلول سريعة.
اتخاذ القرار: مساعدة المدير التنفيذي في اتخاذ القرارات من خلال تقديم المعلومات ذات الصلة وتقديم المشورة المدروسة جيدًا بشأن مختلف الأمور.
4. الكفاءة التكنولوجية
مهارات البرمجيات: الخبرة في برامج المكتب، بما في ذلك معالجة الكلمات وجداول البيانات (مجموعة Microsoft Office وGoogle Workspace) وأدوات العرض (PowerPoint وGoogle Slides). المعرفة بالأدوات المتخصصة مثل برامج إدارة المشاريع (مثل Asana وTrello) أو أنظمة إدارة علاقات العملاء.
الخبرة التكنولوجية: استخدام أدوات الاتصال الحديثة (البريد الإلكتروني ومنصات المراسلة الفورية وأدوات مؤتمرات الفيديو) بشكل مريح لتسهيل التواصل السلس.
تنظيم النظام: الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية والمادية المنظمة، وإدارة تخزين البيانات لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات.
5. التقويم وإدارة السفر
الجدولة: إدارة التقويمات المعقدة، بما في ذلك ترتيب الاجتماعات والمواعيد والأحداث، والتأكد من أن المدير التنفيذي على علم بجدول أعماله.
تنسيق السفر: تنظيم خطط السفر، بما في ذلك حجوزات الطيران وحجوزات الفنادق والنقل البري وإعداد برامج السفر.
تخطيط الأحداث: تنظيم الأحداث والاجتماعات والمؤتمرات، والتأكد من الاهتمام بجميع الخدمات اللوجستية وأن كل شيء يسير بسلاسة.
6. المهارات الشخصية وبناء العلاقات
خدمة العملاء: التفاعل مع العملاء والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين بموقف إيجابي، وتمثيل الفريق التنفيذي أو القيادي.
إدارة العلاقات: بناء والحفاظ على علاقات مهنية مع الأفراد الرئيسيين داخل وخارج المنظمة، ومساعدة المدير التنفيذي على البقاء على اتصال بأصحاب المصلحة.
التعاطف والدبلوماسية: فهم احتياجات الآخرين والتنقل في المواقف الصعبة دبلوماسياً ودبلوماسياً.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

. الدعم الإداري
إدارة المكتب: إدارة العمليات اليومية لمكتب المدير التنفيذي، بما في ذلك إدارة الإمدادات، ومعالجة المراسلات، وصيانة معدات المكتب.
إعداد المستندات: صياغة وتحرير المستندات مثل الرسائل والعروض التقديمية والتقارير والاتصالات المكتوبة الأخرى.
إعداد الاجتماعات: إعداد الأجندات، وتدوين المحاضر، والتأكد من توفر جميع المواد اللازمة للاجتماعات والمؤتمرات.
2. إدارة التقويم والجدولة
جدولة المواعيد: تنسيق والحفاظ على تقويم المدير التنفيذي من خلال جدولة الاجتماعات والمواعيد والأحداث مع تجنب الصراعات.
تخصيص الوقت: إعطاء الأولوية للاجتماعات والمواعيد لضمان استخدام وقت المدير التنفيذي بكفاءة.
أنظمة التذكير: إرسال تذكيرات للاجتماعات والأحداث المهمة، وضمان التزام المدير التنفيذي بجدول أعماله.
3. تنسيق السفر والأحداث
ترتيبات السفر: تنسيق وتنظيم لوجستيات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل البري.
إدارة خط السير: إنشاء خطوط سير مفصلة للتنفيذي، بما في ذلك جداول الاجتماعات وتفاصيل السفر والمستندات ذات الصلة.
تنظيم الحدث: تخطيط وتنظيم الأحداث الداخلية والخارجية والمؤتمرات أو الوظائف، وإدارة جميع الجوانب اللوجستية من اختيار المكان إلى الدعوات.
4. مسؤول الاتصال
اتصال أصحاب المصلحة: العمل كنقطة الاتصال الأولى للتنفيذي، والتعامل مع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى ونقل الرسائل بشكل فعال.
إدارة المراسلات: فحص رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل وتحديد أولوياتها، والتأكد من معالجة الأمور العاجلة على الفور وتفويض الأمور الأخرى حسب الحاجة.
بناء العلاقات: الحفاظ على علاقات جيدة مع أعضاء الفريق الداخليين والعملاء والشركاء التجاريين الخارجيين، والعمل كحلقة وصل للتنفيذي.
5. الدعم المالي والميزانية
إدارة النفقات: تتبع نفقات التنفيذي وإعداد التقارير لأغراض السداد أو الميزانية.
التعامل مع الفواتير: إدارة الفواتير ومعالجة المدفوعات وضمان تحديث السجلات المالية ودقتها.
إعداد الميزانية: المساعدة في إعداد الميزانية وتتبع النفقات المتعلقة بالإدارات أو النفقات التنفيذية.
6. المشاريع الخاصة والبحوث
إدارة المشاريع: المساعدة في مشاريع أو مبادرات محددة، وإجراء البحوث، وجمع البيانات، وتجميع التقارير حسب الحاجة.
حل المشكلات: إدارة المهام غير المحددة والتحديات غير المتوقعة، واتخاذ المبادرة لحل المشكلات أو تقديم الحلول.
تحسين العمليات: تحديد الفرص لتبسيط العمليات أو تحسين سير عمل المدير التنفيذي لتحقيق قدر أكبر من الكفاءة.