مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

الغرض الأساسي من وجود مراقب المستندات هو إنشاء وصيانة نظام إدارة مستندات منظم وفعال يضمن إمكانية الوصول إلى جميع السجلات التنظيمية أو المتعلقة بالمشروع ودقتها وأمانها. من خلال مركزية تخزين واسترجاع المستندات، يسهل مراقب المستندات الاتصال السلس وتدفق المعلومات عبر الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين والعملاء. يعد هذا الدور حيويًا في ضمان امتثال المستندات لسياسات الشركة ومعايير الصناعة والمتطلبات التنظيمية مع الحفاظ على التحكم الصارم في الإصدارات لتجنب التناقضات وضمان استخدام أحدث المعلومات وأكثرها دقة فقط.

إدارة المستندات:

إنشاء نظام مركزي للتحكم في المستندات وصيانته.

إدارة إنشاء المستندات ومراجعتها والموافقة عليها وتوزيعها وأرشفتها.

ضمان التصنيف والفهرسة ووضع العلامات على المستندات بشكل صحيح لسهولة الاسترجاع.

التحكم في الإصدارات:

الحفاظ على التحكم في إصدارات المستندات لضمان وصول جميع أصحاب المصلحة إلى أحدث التحديثات.

تتبع مراجعات المستندات والاحتفاظ بسجل آمن للتغييرات لأغراض التدقيق.

الامتثال والمعايير:

التأكد من امتثال جميع المستندات للسياسات الداخلية ومعايير الصناعة والمتطلبات القانونية أو التنظيمية.

إجراء عمليات تدقيق منتظمة للوثائق للتأكد من الالتزام بالبروتوكولات المعمول بها.

تدفق المعلومات:

تسهيل تبادل المستندات بسلاسة وفي الوقت المناسب بين الإدارات والفرق وأصحاب المصلحة الخارجيين.

العمل كنقطة اتصال مركزية للاستفسارات والقضايا المتعلقة بالمستندات.

الأمان والسرية:

تنفيذ ومراقبة بروتوكولات الأمان لحماية المستندات الحساسة أو السرية.

تعيين أذونات الوصول لضمان أن يتمكن الأفراد المصرح لهم فقط من عرض أو تحرير ملفات معينة.

دعم المشاريع والعمليات:

مساعدة مديري المشاريع والفرق من خلال توفير وثائق دقيقة في مراحل مختلفة من تنفيذ المشروع.

التأكد من توفر السجلات لدعم القرارات والتدقيق وتقييمات المشاريع.

التدريب والتوجيه:

تدريب أعضاء الفريق على إجراءات التحكم في المستندات واستخدام أنظمة إدارة المستندات.

تقديم إرشادات مستمرة لضمان الامتثال للعمليات المتعلقة بالمستندات.

الأرشفة والاحتفاظ بالسجلات:

الإشراف على أرشفة المستندات القديمة أو المكتملة وفقًا لسياسات الاحتفاظ بالشركة.

الحفاظ على نظام أرشفة جيد البنية وسهل الوصول إليه للرجوع إليه في المستقبل.

التقارير والتحليل:

إعداد التقارير حول حالة الوثائق والتحديثات ومقاييس الامتثال.

تحديد ومعالجة أوجه القصور أو الثغرات في عملية التحكم في الوثائق.

التنسيق مع أصحاب المصلحة:

التعاون مع فرق المشروع والعملاء والمقاولين الخارجيين لضمان تلبية متطلبات الوثائق.

العمل كحلقة وصل للاتصالات المتعلقة بالوثائق بين أصحاب المصلحة المختلفين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مسؤوليات الصحة والسلامة المهنية ومكان العمل:

بالإضافة إلى جميع المسؤوليات الخاصة بالوظيفة، يتعين على جميع الموظفين الالتزام بجميع سياسات وإجراءات وممارسات الصحة والسلامة والبيئة في شركة خدمة، والمتطلبات والالتزامات القانونية والتشريعية ذات الصلة بالصحة والسلامة والبيئة. جميع الموظفين مسؤولون شخصيًا عن التعرف على هذه السياسات والإجراءات والممارسات والتحديثات وما إلى ذلك. يقوم قسم الصحة والسلامة والبيئة في شركة خدمة بتحديث السياسات والإجراءات والممارسات الحالية بانتظام وتقديم سياسات وإجراءات وممارسات جديدة، وكل موظف مسؤول شخصيًا عن ضمان بقائه على اطلاع دائم ومتوافق مع جميع هذه التحديثات والإضافات الجديدة.

مسؤوليات أمن المعلومات:

الامتثال لسياسات أمن المعلومات في شركة خدمة
الوعي بمسؤوليات أمن المعلومات والوفاء بها
التأكد من أن كل من يتعامل مع معلومات الشركة الحساسة قد خضع لتدريب الوعي الأمني
معرفة كيفية الإبلاغ عن حادث أمني (إلى IT ServiceDesk أو InfoSec).
عدم تعطيل جدار الحماية لنظام التشغيل و/أو برنامج مكافحة الفيروسات
تقييد الاستخدام للأغراض المصرح بها، وحماية حسابات الوصول والامتيازات وكلمات المرور المرتبطة بها.
قبول المسؤولية عن حسابات المستخدمين الفردية والحفاظ على السرية

المؤهل:

دبلوم أو درجة في الهندسة

الشهادة في أنظمة إدارة المستندات (على سبيل المثال، EDMS) هي ميزة.

الخبرة والمهارات:

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في التحكم في المستندات في قطاع البناء أو التجهيز أو الاستشارات الهندسية.

الإلمام بمشاريع العقارات التجارية

الخبرة في AutoCAD.

المهارات والكفاءات:

المهارات التنظيمية

الاهتمام بالتفاصيل

مهارات الاتصال

الكفاءة الفنية

الوعي بالامتثال

إدارة الوقت

حل المشكلات

التعاون الجماعي

تحليل البيانات وإعداد التقارير

السرية والأخلاق