مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي متمرس للانضمام إلى PropertyFinder بدوام كامل، لدعم المدير المالي (CFO).

المرشح المثالي سيكون قادرًا على حل المشكلات بشكل استباقي مع مهارات اتصال استثنائية واهتمام دقيق بالتفاصيل. يجب أن يكون لدى هذا الشخص خبرة في العمل في بيئة مكتبية، وأداء المهام الإدارية، وتقديم الدعم لكبار القادة المتعددين. نظرًا للطبيعة الديناميكية للمشهد التنفيذي، فإننا نعتمد على المساعدين التنفيذيين ليكونوا مرنين ومتسقين مع الحفاظ على سرية الأنظمة والعمليات رفيعة المستوى.

المسؤوليات الرئيسية

دعم المدير المالي وفي بعض الأحيان أعضاء الفريق التنفيذي الآخرين، حسب التوجيهات، لضمان تحقيق أهداف الشركة وأغراضها وتشغيل العمليات بكفاءة.
الحفاظ على العمليات الداخلية وتحسينها لدعم كبار المسؤولين التنفيذيين في جميع أنحاء الشركة، وتنسيق الموارد الداخلية والخارجية لتسريع سير العمل
إدارة الاتصالات مع الموظفين من خلال الاتصال بالمسؤولين التنفيذيين الداخليين والخارجيين بشأن مشاريع ومهام مختلفة
التخطيط وتنظيم العمل لضمان تلبية أولويات كبار المسؤولين التنفيذيين، وتحقيق الأهداف التنظيمية، والالتزام بأفضل الممارسات
إدارة الجدولة المهنية والشخصية للمدير المالي، بما في ذلك الأجندات والبريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وإدارة العملاء والخدمات اللوجستية الأخرى للشركة
تنسيق الجدولة المعقدة وإدارة التقويم، بالإضافة إلى المحتوى وتدفق المعلومات إلى كبار المسؤولين التنفيذيين
إدارة الخدمات اللوجستية وأنشطة سفر كبار المسؤولين التنفيذيين، بما في ذلك أماكن الإقامة والنقل والوجبات
توفير الدعم الإداري والمكتبي، مثل الكتابة والإملاء وإنشاء جداول البيانات وإنشاء العروض التقديمية وصيانة الأنظمة
الحفاظ على الاحتراف والسرية التامة مع جميع المواد
تنظيم اتصالات الفريق والتخطيط للأحداث، سواء الداخلية أو خارج الموقع

المؤهلات والخبرة المطلوبة

خبرة إدارية لا تقل عن 3-4 سنوات في إدارة العديد من المسؤولين التنفيذيين
خبرة الإمارات العربية المتحدة هي مفضل ولكن ليس ضروريًا
إتقان اللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا)

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة الوقت والتنظيم

القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة، وتحديد أولويات المسؤوليات، والوفاء بالمواعيد النهائية.

مهارات تنظيمية قوية للتعامل مع الجدولة والتخطيط وإدارة العمليات اليومية لمكتب المدير التنفيذي.

إدارة التقويم والسفر

إدارة تقويم المدير التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات.

حجز وتنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق وخدمات السيارات ومسارات السفر.

مهارات الاتصال

مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتعامل مع المراسلات، والرد على المكالمات، والتفاعل مع العملاء وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

صياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير المهنية وغيرها من الاتصالات المكتوبة نيابة عن المدير التنفيذي.

حل المشكلات واتخاذ القرار

القدرة على التفكير النقدي وتقديم حلول للمشاكل التي قد تنشأ، غالبًا مع القليل من التوجيه.

نهج استباقي لإدارة المهام وتوقع الاحتياجات قبل أن تصبح عاجلة.

التكتم والسرية

التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم وضمان السرية في جميع الأوقات.
الثقة في التعامل مع الأمور الخاصة والمهمة للأعمال التجارية والمالية.
تنسيق الأحداث والاجتماعات

تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات الداخلية والخارجية.
إعداد المواد والعروض التقديمية للاجتماعات، فضلاً عن إدارة الخدمات اللوجستية مثل تقديم الطعام والأماكن وإعداد التكنولوجيا.
إدارة المكتب

إدارة اللوازم المكتبية والمستندات والمهام الإدارية الأخرى لضمان سير عمل مكتب المدير التنفيذي بسلاسة.
الإلمام بمعدات المكتب وأنظمة إدارة المستندات والبرامج.
الإلمام بالتكنولوجيا

إتقان برامج المكتب مثل Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) أو Google Workspace.
الإلمام بأدوات الاتصال مثل Slack أو Zoom أو Microsoft Teams.
التعلم المريح واستخدام أنظمة المؤسسة (على سبيل المثال، Salesforce وبرنامج CRM).
إدارة المشاريع

تنسيق ودعم المشاريع والمبادرات الخاصة حسب متطلبات المدير التنفيذي.
إدارة المواعيد النهائية وتتبع التقدم وإبقاء الفرق على اطلاع بحالة المشروع.
علاقات العملاء وإدارة أصحاب المصلحة

بناء علاقات قوية مع العملاء الرئيسيين والشركاء وأصحاب المصلحة.
التعامل مع الاتصالات نيابة عن السلطة التنفيذية بلباقة واحترافية.