موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك موظف استقبال كبير، فإن دورك حاسم في خلق انطباع أولي إيجابي للزوار، وإدارة عمليات المكتب، وتوفير القيادة لفريق الاستقبال. أنت بحاجة إلى مهارات تنظيمية وتواصلية ومهارات تعدد المهام استثنائية، إلى جانب القدرة على التعامل مع المهام الإدارية بكفاءة. فيما يلي دليل مفصل للتفوق في هذا الدور:

المسؤوليات الرئيسية لموظف الاستقبال الكبير
إدارة مكتب الاستقبال:

الترحيب بالزوار والعملاء باحترافية ودفء.
إدارة منطقة الاستقبال لضمان أنها مرتبة ومرحبة ومجهزة تجهيزًا جيدًا.
الدعم الإداري:

الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وتوجيهها.
جدولة المواعيد والاجتماعات وحجوزات غرف المؤتمرات.
التعامل مع المراسلات وخدمات البريد السريع.
قيادة الفريق:

الإشراف على موظفي الاستقبال المبتدئين وتوفير التدريب والتوجيه.
تفويض المهام وإدارة جداول الفريق.
التأكد من التزام الفريق ببروتوكولات الشركة ومعايير الخدمة.
خدمة العملاء:

حل استفسارات الزوار أو العملاء بسرعة وبأدب.
معالجة الشكاوى أو تصعيد المشكلات إلى الإدارات المختصة.
التنسيق والتواصل:

التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.
العمل كحلقة وصل بين الزوار وأعضاء الموظفين.
إدارة اللوازم المكتبية:

مراقبة وتجديد اللوازم المكتبية، بما في ذلك القرطاسية والمرطبات.
التنسيق مع البائعين فيما يتعلق بطلبات الصيانة والتوريد.
حفظ السجلات:

الحفاظ على سجلات الزوار وإدارة السجلات السرية.
تحديث وتنظيم أنظمة الملفات، سواء الرقمية أو المادية.
تنسيق الأحداث والسفر:

المساعدة في التخطيط وجدولة أحداث الشركة.
إدارة ترتيبات السفر للموظفين والزوار، بما في ذلك أماكن الإقامة والنقل.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة الاستقبال بكفاءة، والاهتمام بالضيوف والمكالمات الهاتفية بطريقة احترافية تليق بصورة الشركة، وتوفير الدعم الإداري اللازم المطلوب وظيفيًا من قبل مدير الإدارة.

الأدوار والمسؤوليات الوظيفية

• التعامل بكفاءة ولباقة مع المكالمات الهاتفية، وتقديم المعلومات/التوجيهات اللازمة للمتصل

وتحويل المكالمات إلى الموظفين المعنيين في المكتب.

• التحكم في توزيع بطاقات الدخول للزوار والحفاظ على سجل لتسجيل التفاصيل

• التأكد من الحفاظ على النظافة والصحة في منطقة الاستقبال والالتزام بمعايير التدبير المنزلي

الأساسية لتمثيل صورة الشركة المناسبة.

• التأكد من أن جميع المعدات/الأثاث دائمًا في حالة عمل مناسبة وصيانتها بشكل لا تشوبه شائبة.

• تنسيق وإدارة حجوزات الغرف [مركز الأعمال والتعلم والتطوير] بطريقة فعالة وسريعة

المهارات والخبرات المطلوبة

التعليم/الشهادة والتعليم المستمر

• شهادة الثانوية العامة

المعرفة والمهارات

• دورة في مهارات التعامل مع الهاتف ميزة إضافية

• التعرض لبيئة متعددة الثقافات

• حسن المظهر وذو شخصية لطيفة

• مهارات تواصل ممتازة