مدير عقود تجاري

الأدوار والمسؤوليات

التنسيق مع العملاء ووحدات/أقسام الأعمال الداخلية بشكل فعال ومهني فيما يتعلق بالأنشطة اللوجستية والتجارية التعاقدية. مراجعة وتجميع وإعداد الرسائل والاتفاقيات للتوقيعات الداخلية والخارجية. الحفاظ على قاعدة البيانات التجارية، وتسجيل عقود المبيعات والعقود من الباطن في SAP / Salesforce والتأكد من دقة جميع قيم البيانات. ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات ADNOC L&S.

المسؤوليات الرئيسية

استراتيجية خدمات العقود التجارية

المساعدة في إعداد خطة عمل الخدمات التجارية ومؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة وفقًا للجداول الزمنية المحددة من أجل دعم تحقيق الأهداف التجارية وخطة العمل الاستراتيجية ADNOC L&S.

الحفاظ على المجلدات المشتركة وتحديث قواعد بيانات العملاء وسجل العقود بشكل منتظم.

إجراء زيارات يومية / أسبوعية للموقع وتسجيل أي أنشطة غير مصرح بها مع الصور التي سيتم رفعها للمستأجرين.

الحفاظ على علاقات ممتازة مع المستأجرين / العملاء ومراقبة جميع أنشطة المستأجرين داخل قاعدة المصفح.

تقديم تقارير أسبوعية / شهرية / سنوية حول اقتراح أفكار جديدة ومؤشرات أداء رئيسية جديدة للتنفيذ.
تنفيذ جميع نتائج التدقيق التي تم رفعها وضمان الإغلاق الناجح لجميع البنود.

عقود البيع / إدارة العقود الفرعية

تطوير قاعدة بيانات فعالة وبناءة للعملاء والشبكة.

مراقبة وتحديث قاعدة البيانات التجارية.

الحفاظ على علاقة عمل ممتازة مع العملاء / المستأجرين.

حضور اجتماعات مختلفة مع العملاء الحاليين والمحتملين للترويج لخدمات الشركة، وتسجيل محاضر الاجتماعات والتسلسل حسب الحاجة.

المساهمة في عملية اتصال العملاء الاستباقية من خلال التنسيق مع الأقسام / الإدارات المعنية وضمان ردود الفعل في الوقت المناسب للعملاء عبر الفاكسات / الرسائل / رسائل البريد الإلكتروني.

دعم توفير المنتجات والخدمات ذات القيمة المضافة.

دعم إنشاء شراكات استراتيجية.

المساهمة في تحسين ثروة المساهمين، وتعظيم استخدام الأصول وزيادة الإيرادات وهامش الربح من خلال تنسيق مختلف الأنشطة المذكورة.

جمع وتجميع البيانات المتعلقة بمعلومات السوق لدراسات المقارنة والجدوى.

تقديم تقارير شهرية عن نجاحات وإنجازات القسم بما في ذلك الدروس المستفادة.

المشاركة في المعارض والأسواق والندوات والمؤتمرات المحلية والدولية حسب الاقتضاء.
التنسيق مع الفواتير وسلامة الأصول والمالية للمبيعات والتعرفة والتكاليف ذات الصلة والمساعدة في إعداد عروض الأسعار للمستأجرين الجدد المحتملين و/أو الحاليين والحصول على موافقة الإدارة.
إدارة ومراقبة تحديثات النظام من البداية إلى النهاية وإبلاغ الإدارات المعنية وفقًا لذلك.
توزيع التغييرات الشهرية لأسعار الديزل/الوقود على المستأجرين وتحميلها في SAP / Salesforce.
المشاركة في أنشطة التفاوض مع العملاء الحاليين والمحتملين، وفهم متطلباتهم ورفعها وفقًا لذلك إلى الإدارة.
التواصل مع الفرق المعنية لإعداد العطاءات، وتوفير ملخصات العطاءات الفنية والتجارية لتقديم طلبات إبداء الاهتمام وطلبات تقديم العروض.
العمل بشكل وثيق مع فريق الاقتراح لتقديم جداول التكلفة والأسعار لتقديم العطاءات، وبيان الطريقة والمساعدة في إعداد حالات العمل لضمان صحة واكتمال البيانات.
التواصل مع قسم العمليات فيما يتعلق بأنشطة ما بعد العطاء والمنح وضمان تلبية المتطلبات الوثائقية.
اتفاقيات الإيجار والخدمات العقارية
إعداد خطابات الإخطار وفقًا للإجراءات التجارية قبل 3 أشهر من انتهاء اتفاقية الإيجار والخدمات وإرسالها إلى المستأجر.

الرد على جميع طلبات المستأجرين وخاصة طلبات الخصومات في الإيجار.

تلقي إشعار والرد على طلبات المستأجرين للصيانة والإصلاحات جنبًا إلى جنب مع أي / جميع المتطلبات الإضافية.

إرسال المتطلبات إلى المتخصص التجاري والمساعدة في إجراءات عرض الأسعار.

إعداد جميع المذكرات الداخلية التي تطلب موافقات الإدارة على المتطلبات الجديدة والخصومات والتجديدات وفقًا للإجراءات.

بعد القبول والموافقة مع المستأجرين، قم بصياغة وإعداد اتفاقيات الإيجار والخدمات الجديدة / المجددة وعقود خدمات الصيانة للحصول على توقيع الإدارة وتوقيع المستأجر.

التنسيق مع المالية بشأن أي مدفوعات متبقية للمستأجرين فيما يتعلق باتفاقيات الإيجار والخدمات ومتابعة العملاء وفقًا لذلك.

التنسيق مع قسم الهندسة وقسم العمليات لإيواء المستأجرين الجدد وإخلائهم.
التحقق من صحة البيانات المالية وقدرة الدفع للعملاء الجدد وتقييمها عند استلام اهتمامهم / طلبهم لشغل المباني داخل MOSB. التوسط في أنشطة العناية الواجبة المناسبة. إجراء فحوصات الخلفية في حالة الشركات الدولية للتأكد من اتباع قانون دولة الإمارات العربية المتحدة.
المسؤول عن صيانة وتحديث سجل العقود التفصيلي من وقت لآخر وتقديم التحديثات الرئيسية عند الحاجة.
إنشاء جميع عروض الأسعار في Salesforce والتوجيه للحصول على موافقة المدير.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الحفاظ على قاعدة بيانات تجارية لاستفسارات المبيعات والعروض والعقود الممنوحة في مجلد تجاري مشترك.

الحفاظ على سجلات اتفاقيات إيجار العقارات وعقود البيع والعقود من الباطن في مجلد تجاري مشترك والتسجيل في Salesforce / SAP في الوقت المناسب بمعلومات صالحة ودقيقة بناءً على المستندات الموقعة. تحديث المعلومات ومطابقتها في Salesforce والتأكد من انعكاسها في SAP.

التنسيق مع أقسام المالية والفواتير لأي فواتير وفواتير ومدفوعات وفجوات إدخال في SAP.

المسؤول عن إنشاء جميع العملاء الجدد داخل القاعدة والتنسيق مع عمليات القاعدة لمتطلباتهم.

مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية الاتفاقيات والعقود والتواصل مع العملاء لتمديد / تجديد العقد في الوقت المناسب.

مراقبة والحفاظ على سجل تأمينات الشركاء الفنيين للعقود من الباطن الممنوحة.

مراقبة والحفاظ على سجل ضمانات أداء البنك للشريك الفني.

مراجعة والتحقق من صحة مواد الخدمة وشروط التسعير وعقد البيع ومعلومات العقود من الباطن للانتقال إلى ADNOC ONE ERP و Salesforce. حضور اجتماعات تكنولوجيا المعلومات حسب الحاجة ورفع التذاكر لحل أي مشكلات متعلقة بتكنولوجيا المعلومات.
تحمل مسؤولية إنشاء المستندات لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والأهداف.
التأكد من الاحتفاظ بالوثائق بشكل مركزي وإتاحتها لأعضاء الفريق.
توفير البيانات المطلوبة لجميع نتائج التدقيق الداخلي والخارجي والتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة لحل جميع النتائج.

تطوير الأعمال الجديدة

لتحديد احتياجات العمل التي تساهم في التطوير المستقبلي للأعمال. إجراء بحث عبر الإنترنت فيما يتعلق بصناعة الخدمات اللوجستية في دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة دول مجلس التعاون الخليجي.
الحفاظ على علاقة إيجابية مع العملاء الحاليين والجدد.
إدارة علاقات الشركاء الفنيين / المستأجرين
الحفاظ على علاقة عمل ممتازة مع الشركاء الفنيين وجميع المستأجرين في قاعدة المصفح.
حضور الاجتماعات مع الشركاء الفنيين والمستأجرين حسب الحاجة والاستجابة لجميع طلباتهم وخاصة المتطلبات الإضافية والصيانة والإصلاحات وجميع الأنشطة المتنوعة.
إعداد مسودات مذكرات التفاهم بين شركة أدنوك للإمداد والخدمات والشركاء الفنيين للخدمات المختلفة.