مساعد شخصي

الأدوار والمسؤوليات

يحافظ المساعد الشخصي على كفاءة وفعالية المكتب التنفيذي من خلال توزيع البريد الداخلي والخارجي والمراسلات المستقلة ونظام التسجيل المحدث. على وجه التحديد، سيقوم المساعد الشخصي بأداء المهام التالية بأعلى المعايير:

مساعدة المدير العام في عملية توظيف المغتربين وتنسيق طلبات تأشيرات العمل والتصاريح ذات الصلة. المسؤول عن صيانة الملفات الشخصية للزملاء المغتربين بما في ذلك إدارة العقود والإجازات والسفر لضمان تحديثها والحفاظ عليها بسرية تامة
تجميع وتقديم تقارير الإدارة في الوقت المناسب
حضور وتسجيل محاضر الاجتماعات (أي اجتماعات OMM واللجنة التنفيذية)؛ الإشراف على الترجمة الدقيقة لمحاضر OMM
مراقبة معايير الإدارة لضمان الالتزام بالمبادئ التوجيهية للشركة
المسؤول عن الترجمة الفعالة والتوزيع السريع للوثائق الحكومية لضمان الامتثال للشروط
الإشراف على الوظائف اليومية للسكرتير؛ مراجعة معايير أداء السكرتيرات الإداريات والتوصية أو تطوير/إجراء جلسات التدريب/الإرشاد المناسبة
تنسيق طلبات الحجز الخاصة المقدمة من خلال المكتب التنفيذي
إكمال المهام الأخرى حسب التكليف

ما الذي نبحث عنه؟

يعمل المساعد الشخصي الذي يخدم علامات هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لشغل هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

خبرة لا تقل عن 5 سنوات ذات صلة (يفضل أن تكون في فندق متوسط ​​إلى كبير الحجم)؛ 3 منها يجب أن تكون في منصب مماثل
فهم جيد لعمليات الفندق والممارسات والإجراءات
إتقان استخدام MS Word وExcel وPowerPoint وOutlook ومعدات المكتب
مهارات قوية في التواصل والعلاقات الإنسانية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يقدم المساعد الشخصي الدعم الإداري للأفراد، غالبًا المديرين التنفيذيين أو المديرين أو غيرهم من المهنيين رفيعي المستوى، ويساعدهم في إدارة جداولهم واتصالاتهم ومهامهم اليومية. يعد الدور ضروريًا لضمان سير عمل صاحب العمل وحياته الشخصية بسلاسة وكفاءة. فيما يلي المهارات الأساسية المطلوبة للمساعد الشخصي:

المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: إدارة المهام والأولويات المتعددة بكفاءة، وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية واستخدام الوقت بشكل فعال.
إدارة التقويم: تنسيق وصيانة تقويم المدير التنفيذي، وجدولة المواعيد والاجتماعات والسفر، وضمان عدم وجود تعارضات أو فرص ضائعة.
تفويض المهام: المساعدة في تفويض المهام، وضمان إكمال المهام المهمة في الوقت المحدد وموازنة عبء العمل.
إدارة المشاريع: الإشراف على مشاريع أو مهام محددة، وتتبع المواعيد النهائية والتقدم، وضمان الإكمال الناجح مع الحد الأدنى من الإشراف.
إدارة الملفات: الحفاظ على الملفات المادية والرقمية، وتنظيم المستندات والعقود والمراسلات لسهولة الوصول إليها.
مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التعبير بوضوح عن المعلومات، سواء كان ذلك بالتحدث مع العملاء أو الزملاء أو الشركاء الخارجيين. يجب أن تكون قادرًا أيضًا على نقل التعليمات بطريقة مفهومة.
التواصل الكتابي: صياغة ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير والمواد المكتوبة الأخرى. تأكد من أن جميع المراسلات احترافية وواضحة وخالية من الأخطاء.
السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر وسرية، واحترام الخصوصية والحفاظ على الثقة مع صاحب العمل.
إدارة العلاقات: العمل كحلقة وصل بين صاحب العمل والعملاء الخارجيين والعملاء والزملاء، وتعزيز العلاقات الإيجابية وتمثيل مصالح صاحب العمل.
إتقان التكنولوجيا
مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint): إتقان استخدام Word لإنشاء المستندات، وExcel لإدارة البيانات والتقارير، وPowerPoint للعروض التقديمية.
برامج التقويم والجدولة: معرفة أدوات مثل تقويم Google أو Microsoft Outlook أو برامج الجدولة لإدارة المواعيد والاجتماعات.
أدوات الاتصال: الخبرة في استخدام منصات البريد الإلكتروني (مثل Gmail وOutlook) وأدوات مؤتمرات الفيديو (مثل Zoom وTeams) وتطبيقات المراسلة لتسهيل الاتصال.

برامج إدارة المشاريع: التعرف على أدوات مثل Trello أو Asana أو Monday.com لتتبع المهام والمشاريع.

وسائل التواصل الاجتماعي: إدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي والتواصل عند الحاجة، والحفاظ على الصورة المهنية لصاحب العمل ووجوده على الإنترنت.