Reservations Coordinator

الأدوار والمسؤوليات

سيعمل منسق الغرف والحجوزات عن كثب مع فريق قسم الغرف والحجوزات. وعلى وجه التحديد، ستكون مسؤولاً عن أداء المهام التالية بأعلى المعايير:

يقدم الدعم الإداري لقسم الغرف والحجوزات.

يراقب جميع الطلبات المتعلقة بمكتب الاستقبال/الحجوزات ويضمن الحفاظ على إمدادات الضيوف على مستوى المخزون أو إذا لزم الأمر، التسليم السريع.

يضمن حصول جميع المنضمين الجدد على وصول وأدوات وظيفية بالكامل.

إعداد وتقديم كشوف رواتب مكتب الاستقبال/الحجوزات في الوقت المناسب.

يحافظ على المعرفة الدقيقة الحالية بمعايير فوربس ويضمن أن يكون التواصل مع الضيف مهذبًا وشخصيًا.
كن حلقة الوصل بين مكتب الاستقبال/الحجوزات والأقسام الأخرى

راقب الغرف المعطلة/خارج الخدمة ونسق مع الفرق المعنية

راقب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالبواب الشخصي والاستقبال واتخذ الإجراءات وفقًا لذلك

تأكد من الامتثال للأنظمة المالية

جدولة زملاء المساعدة الشخصية وفقًا للمتطلبات التشغيلية

تأكد من إدخال قوائم الغرف الجماعية بشكل صحيح في نظام إدارة الممتلكات

راقب عبء عمل أقسام الحجوزات/المساعدة الشخصية وحدد أولويات المهام

العمل مع فريق الحجوزات لإدارة الحجوزات الجماعية ووصول الشخصيات المهمة.

تنسيق وتخصيص الغرف للضيوف بناءً على التوافر وتفضيلات الضيوف.
راقب مخزون الغرف يوميًا لضمان التتبع الدقيق وتعظيم الإشغال.

إدارة الطلبات الخاصة مثل الغرف المجاورة أو المناظر المحددة أو تكوينات الغرف.

مقارنة المخزون مع الأوبرا وR&I وتنبيه مراقبي الحجوزات والغرف بأي تناقض.

المساعدة في العمليات عند الحاجة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

تنسيق وتخصيص الغرف للضيوف بناءً على التوافر وتفضيلات الضيوف.

مراقبة مخزون الغرف يوميًا لضمان التتبع الدقيق وتحقيق أقصى قدر من الإشغال.

إدارة الطلبات الخاصة مثل الغرف المجاورة أو الإطلالات المحددة أو تكوينات الغرف.

مقارنة المخزون مع Opera وR&I وتنبيه مراقبي الحجوزات والغرف في حالة وجود أي تناقض.

المساعدة في العمليات عند الحاجة

ما الذي نبحث عنه؟

يعمل منسق الغرف والحجوزات الذي يخدم علامات هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتتمكن من شغل هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

مطلوب خبرة من 3 إلى 5 سنوات في بيئة مبيعات الحجوزات أو تخصص الضيافة ذي الصلة
مهارات تحليلية ممتازة وحل المشكلات وتعدد المهام والتنظيم والإدارية
مهارات ممتازة في التواصل (اللفظي والمكتوب) والتواصل الشخصي وإدارة الفريق/التنمية
مهارات كتابة التقارير والعرض التقديمي المثبتة
القدرة على العمل بكفاءة واستقلالية وتماسك، وإنتاج نتائج عالية الجودة في غضون مواعيد نهائية صارمة، في بيئة متعددة الثقافات
المعرفة العملية بنظام الحجز في الأوبرا ومدير العقارات أو نظام مكافئ
إتقان تطبيقات Microsoft Windows وخاصة MS Word وExcel وOutlook مطلوب