منسق المبيعات

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك منسق مبيعات GC & E، ستعمل على متابعة الأحداث التي تحدث في الفندق من الاتصال الأولي برئيس الحدث لإعداد العقود للمجموعات والأحداث، حتى نهاية الحدث، وبالتالي يجب عليك أداء المهام التالية بأعلى المعايير:

استقبال المجموعات والأحداث وتحديث مخرجات الفندق
إعداد العقود للمجموعات والأحداث
إدراج قائمة الغرف في النظام وتحديث تعليمات الدفع وإدخال المعلومات المهمة ذات الصلة بالمجموعة
التفاوض على الميزانيات مع العملاء
تطوير أوامر عمل الأحداث في النظام مع جميع المعلومات ذات الصلة
إجراء مجموعات تعليمية مع جميع المعلومات ذات الصلة بالمجموعة (عدد القادرين، الفئة، السعر، شكل الدفع، الاتصال بالشركة، الملاحظات الخاصة، إلخ.)
إجراء مجموعات التقارير الشهرية وتحديث مجموعات معلومات الإغلاق
التفاعل بشكل دائم مع مديري الحسابات ومنسقي المبيعات والحجوزات ومكتب الاستقبال وحفلات الأقسام واجتماعات هيلتون والمطبخ
التصرف مباشرة مع الضيف أو العميل أثناء إقامة المجموعات والأحداث
المشاركة في أنشطة خاصة مثل سكرتيرات الكوكتيلات وجولة الترحيب المجموعات، وما إلى ذلك.
التأكد من الرد على جميع طلبات العملاء بكفاءة ومرونة

ما الذي نبحث عنه؟

يعمل منسق مبيعات GC & E الذي يخدم علامات هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتولي هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

خريج أو ماجستير إدارة الأعمال في الإدارة والضيافة والتسويق
مجموعات وفعاليات مبيعات سابقة، ويفضل أن تكون في مجال الضيافة
القدرة على تحليل وإدارة مهام متعددة
القدرة على حل المشكلات بسرعة وكفاءة
حس التنظيم والتخطيط
مهارات كمبيوتر جيدة بما في ذلك Excel وPowerPoint وWord

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يلعب منسق المبيعات دورًا حاسمًا في دعم فريق المبيعات في بيئة الضيافة أو الشركات، مما يساعد في زيادة الإيرادات من خلال التنسيق والاتصال الفعالين. يساعدون في إدارة المبيعات، وعلاقات العملاء، وتوليد العملاء المحتملين، وتخطيط الأحداث، مما يضمن سير جميع عمليات المبيعات بسلاسة. فيما يلي المهارات الأساسية المطلوبة لمنسق المبيعات:

مهارات المبيعات وتطوير الأعمال
توليد العملاء المحتملين: المساعدة في تحديد وتوليد عملاء محتملين جدد من خلال البحث عن العملاء المحتملين، والاستفادة من أنظمة إدارة علاقات العملاء، والتواصل.
دعم المبيعات: تقديم الدعم الأساسي لفريق المبيعات من خلال إدارة ومعالجة الاستفسارات، وإعداد عروض الأسعار، ومتابعة العملاء.
البيع الإضافي والبيع المتبادل: المساعدة في تحديد الفرص لبيع خدمات أو منتجات إضافية، مما يساهم في زيادة الإيرادات.
إدارة علاقات العملاء: بناء علاقات قوية مع العملاء والحفاظ عليها، وضمان تلبية احتياجاتهم وتلقيهم خدمة عملاء ممتازة.
مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التواصل بوضوح واحترافية مع العملاء والبائعين والفرق الداخلية عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا.
التواصل الكتابي: صياغة مقترحات واضحة وموجزة واحترافية ورسائل بريد إلكتروني ومواد مبيعات تتوافق مع صوت الشركة وعلامتها التجارية.
مهارات العرض: المساعدة في إعداد وتقديم العروض التقديمية وعروض المبيعات وعروض المنتجات للعملاء والعملاء المحتملين.
خدمة العملاء: معالجة استفسارات العملاء ومخاوفهم على الفور، وضمان مستويات عالية من رضا العملاء والمشاركة.
المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام بكفاءة وإدارة الجداول الزمنية، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والتعامل مع الواجبات الإدارية في الوقت المناسب.
تعدد المهام: إدارة مهام متعددة، مثل تنسيق اجتماعات العملاء ومعالجة الطلبات والمساعدة في لوجستيات الحدث، مع الحفاظ على الاهتمام بالتفاصيل.
تنسيق المشروع: الإشراف على مشاريع المبيعات من البداية إلى النهاية، والتأكد من تنسيق جميع الأجزاء المتحركة (العقود والجداول الزمنية واللوجستيات) بشكل صحيح.
إدارة الملفات وقواعد البيانات: الحفاظ على السجلات المنظمة لأنشطة المبيعات والعقود ومعلومات العملاء والمراسلات في أنظمة إدارة علاقات العملاء أو أنظمة الملفات.
إدارة علاقات العملاء (CRM)
إتقان أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM): استخدام برامج إدارة علاقات العملاء (CRM) (مثل Salesforce أو HubSpot أو Microsoft Dynamics) لتتبع العملاء المحتملين وتفاعلات العملاء وتقدم المبيعات.
تحديثات قاعدة البيانات: تأكد من تسجيل معلومات العملاء وفرص المبيعات وإجراءات المتابعة بدقة وتحديثها بانتظام في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
إعداد التقارير: إعداد تقارير المبيعات وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وتقديم مقاييس المبيعات للإدارة للمساعدة في تقييم استراتيجيات المبيعات والأداء.