مساعد مدير المشتريات

الأدوار والمسؤوليات

يلعب مساعد المدير - المشتريات دورًا رئيسيًا في إدارة أنشطة التوريد وتطوير خطط الفئات وضمان توافق المشتريات مع احتياجات العمل. تحت إشراف مدير المشتريات، يتعامل هذا الدور بشكل مستقل مع العطاءات، ويدعم تطوير استراتيجيات التوريد، ويقود مبادرات المشتريات لتحقيق وفورات التكلفة، وتخفيف المخاطر، وتعزيز أداء الموردين. يتعاون مساعد المدير مع أصحاب المصلحة في جميع أنحاء الشركة لضمان تنفيذ المشتريات بكفاءة والتحسين المستمر للعمليات.

وصف الوظيفة

تطوير وتنفيذ استراتيجيات التوريد للفئات المعينة لتتوافق مع أهداف العمل.
قيادة عمليات العطاء من البداية إلى النهاية، بما في ذلك تحديد الموردين وتطوير طلبات الشراء وتقييم العطاءات والتفاوض على العقود.
إجراء تحليل مفصل للإنفاق وأبحاث السوق لتحديد فرص توفير التكاليف وإبلاغ خطط الفئات.
دعم تطوير استراتيجيات الفئات من خلال جمع البيانات حول اتجاهات الإنفاق وأداء الموردين وظروف السوق.
التعاون مع وحدات الأعمال لفهم متطلبات المشتريات وترجمتها إلى خطط توريد قابلة للتنفيذ.
إدارة علاقات الموردين، وضمان تلبية الأداء لمؤشرات الأداء الرئيسية واتفاقيات مستوى الخدمة المتفق عليها، ودفع مبادرات التحسين المستمر.
تحديد المخاطر في سلسلة التوريد ومعالجتها، وتنفيذ استراتيجيات التخفيف لحماية العمليات التجارية.

ضمان التزام عمليات الشراء بالسياسات ومعايير الامتثال وأفضل الممارسات.

تتبع وإعداد تقارير عن مقاييس الشراء الرئيسية، مثل توفير التكاليف وأداء الموردين والامتثال.

إدارة الأفراد

تقديم التوجيه والإرشاد لأعضاء الفريق المبتدئين، مما يساعد في تطوير مهاراتهم وخبراتهم في الشراء.

تعزيز التعاون القوي بين الفرق الداخلية للتوافق على مبادرات الشراء وضمان التنفيذ السلس للمشروع.

التنسيق مع أصحاب المصلحة المتعددين الوظائف لإدارة أنشطة الشراء وحل المشكلات على الفور

الكفاءات الوظيفية/الفنية

فهم قوي للمصادر الاستراتيجية وإدارة الفئات وعمليات المناقصات.

المهارات التحليلية لإجراء تحليل الإنفاق وتقييم الموردين ومقارنة السوق.

الكفاءة في التفاوض على العقود وإدارة أداء الموردين.

الخبرة في أنظمة المشتريات ومنصات تخطيط موارد المؤسسات لإدارة أنشطة التوريد وبيانات المشتريات.

معرفة سياسات المشتريات وأطر الامتثال واستراتيجيات إدارة المخاطر.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. تخطيط المشتريات والاستراتيجية
المساعدة في تطوير استراتيجية المشتريات: دعم تطوير وتنفيذ استراتيجيات المشتريات التي تتوافق مع أهداف المنظمة، وضمان حصول الشركة على أفضل قيمة لمشترياتها.
التنبؤ والميزانية: المساعدة في التنبؤ باحتياجات المشتريات بناءً على متطلبات العمل وإعداد ميزانيات المشتريات وفقًا لذلك.
إدارة علاقات الموردين: المساعدة في الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين والبائعين لضمان عمليات شراء سلسة وبناء شراكات طويلة الأجل.
أبحاث السوق: إجراء أبحاث السوق لتحديد الموردين المحتملين وتقييم اتجاهات السوق والبقاء على اطلاع على ممارسات الصناعة.
2. مصادر واختيار الموردين
تحديد الموردين واختيارهم: المساعدة في تحديد الموردين المحتملين وتقييمهم لضمان استيفائهم لمتطلبات الجودة والتكلفة والتسليم.
التفاوض مع الموردين: دعم المفاوضات بشأن التسعير والشروط وجداول التسليم، وضمان الشروط المواتية للمنظمة.
عملية المناقصة: المساعدة في إدارة عملية المناقصة لمشاريع المشتريات الكبيرة، بما في ذلك إعداد وثائق المناقصة وإصدار طلبات تقديم العروض وتحليل الردود.
إدارة العقود: المساعدة في صياغة العقود ومراجعتها وإدارتها لضمان الامتثال للمعايير التنظيمية والمتطلبات القانونية.
3. إدارة المشتريات والطلبات
إدارة طلبات الشراء: المساعدة في إدارة أوامر الشراء، والتأكد من معالجة الطلبات بدقة وتسليمها في الوقت المحدد.
إدارة المخزون: مراقبة مستويات المخزون، والتأكد من أن المنظمة لديها إمدادات ومواد كافية دون تخزين زائد.
تسريع الطلبات: متابعة الموردين والبائعين لتسريع الطلبات المتأخرة والتأكد من تسليم المواد أو الخدمات المطلوبة على الفور.
تتبع الطلبات والتوثيق: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع أنشطة المشتريات، بما في ذلك أوامر الشراء والفواتير واتصالات الموردين.
4. إدارة أداء الموردين والموردين
تقييم أداء الموردين: المساعدة في مراقبة وتقييم أداء الموردين مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المتفق عليها (على سبيل المثال، أوقات التسليم وجودة المنتج ومعايير الخدمة).
حل المشكلات: معالجة أي مشكلات أو نزاعات مع الموردين تتعلق بالجودة أو تأخيرات التسليم أو المسائل التعاقدية.
التحسين المستمر: العمل مع الموردين لتحديد فرص خفض التكاليف وتحسين العمليات وتحسين عروض المنتجات.
5. الامتثال وإدارة المخاطر
ضمان الامتثال: التأكد من أن جميع أنشطة المشتريات تلتزم بسياسات الشركة وإجراءاتها ولوائح الصناعة (على سبيل المثال، المعايير البيئية وقوانين العمل).

إدارة المخاطر: المساعدة في تقييم المخاطر المحتملة في عملية الشراء، مثل اضطرابات سلسلة التوريد، والعمل على التخفيف من هذه المخاطر.

مراقبة المستندات: التأكد من صيانة جميع مستندات الشراء وتأمينها بشكل صحيح والامتثال للتدقيق الداخلي والمتطلبات القانونية.
6. التعاون والتواصل بين الفريق
التعاون بين الوظائف: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى مثل المالية والعمليات والقانونية لضمان عمليات الشراء السلسة وسلسلة التوريد.

التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين: التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين لفهم احتياجاتهم وضمان الشراء في الوقت المناسب وضمان توافق استراتيجيات الشراء مع أهداف الشركة.