مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

سيتولى المساعد التنفيذي مجموعة واسعة من المسؤوليات التي تتراوح من دعم فريق القيادة العليا، إلى دعم العمليات اليومية لفريق القيادة المدرسية الأكبر.

يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية استثنائية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام بكفاءة.

وضع وصيانة أنظمة المكتب، بما في ذلك إدارة البيانات والملفات؛
تدوين الملاحظات في الاجتماعات أو تقديم المساعدة العامة أثناء العروض التقديمية.
فحص المكالمات الهاتفية، والاستفسارات والطلبات، والتعامل معها عند الاقتضاء؛
مقابلة الزوار وتحيتهم على جميع مستويات الأقدمية؛
تنظيم وصيانة اليوميات وتحديد المواعيد.
التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والفاكسات والبريد الواردة، وغالبًا ما يتم المراسلة نيابة عن فريق القيادة العليا؛
تنظيم وحضور الاجتماعات وتدوين الإملاء والمحاضر؛ - تنظيم وتسهيل الاجتماعات وورش العمل والأحداث التي تشمل فريق القيادة في المدارس الثانوية، وضمان دقة تقديم وتوزيع محاضر الاجتماعات.
تحديد وإعداد وتجميع المواد اللازمة لضمان حصول فريق القيادة العليا على المعلومات المناسبة للاجتماعات والتقارير والعروض التقديمية والمشاريع الخاصة.
المسؤول عن تنظيم وصيانة مذكرات فريق القيادة المدرسية، وإدارة البريد الإلكتروني، واتصالات المدرسة، وتوزيع المحاضر، وتنظيم الفعاليات المدرسية، ومجموعة من المسؤوليات الإدارية الأخرى حسب الحاجة.
إجراء البحوث الخلفية وتقديم النتائج؛
التواصل مع الإدارة الداخلية وأقسام التسويق (المختلفة) لإنشاء وتنفيذ المشاريع.
ضمان الاحتفاظ بالسجلات اللازمة التي يمكنها توفير معلومات حديثة ودقيقة وسهلة الوصول إليها
تقديم الدعم الإداري على مستوى كبار المديرين من خلال تسهيل الاتصال نيابة عنهم (متابعة الرسائل والمذكرات والتقارير والبريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية)
العمل كحلقة وصل بين المديرين والموظفين لضمان التنسيق المناسب والمتابعة بشأن القضايا اليومية
تقديم الدعم التنسيقي لفريق الإدارة العليا والموظفين الأكاديميين
تنسيق جميع الخدمات اللوجستية لاجتماعات مجلس الإدارة
المساعدة في إدارة الميزانية وحفظ السجلات المالية وتتبع النفقات ومطابقة الحسابات ومعالجة أوامر الشراء حسب الحاجة.
امتلاك وتحسين العمليات الحالية التي تدعم فريق القيادة المدرسية؛ ودعم أعضاء فريق القيادة العليا في مختلف المشاريع المخصصة والمهام الإدارية الأخرى حسب الحاجة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

- حاصل على شهادة جامعية في أي تخصص، ويفضل إدارة الأعمال مع خبرة إدارية مهنية لا تقل عن 5 سنوات في العمل بفعالية في بيئة ديناميكية ومتعددة الوظائف.
- يفضل الخبرة في مدرسة أو قطاع تعليمي في الإمارات العربية المتحدة ولكنها ليست ضرورية.
- مهارات تواصل ممتازة، كتابيًا وشفهيًا، وخبرة في بناء علاقات شخصية مع جماهير متنوعة؛
- القدرة على توصيل المعلومات والأفكار بشكل فعال في شكل كتابي وشفهي، وبناء العلاقات والحفاظ عليها.
- فهم فني جيد ويجب أن يكون قادرًا على فهم واستخدام برامج وأدوات مختلفة

- القدرة على العمل بفعالية في بيئة فريق متعددة الوظائف.
- القدرة على إدارة وتحديد أولويات مشاريع ومهام متعددة في وقت واحد.
- الخبرة في كتابة المراسلات التجارية
- مهارات كمبيوتر قوية مع إتقان واضح في Word وExcel وPowerPoint وما إلى ذلك.
- القدرة على أخذ زمام المبادرة لإدارة سير العمل والأولويات
- مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على تعدد المهام
- مهارات شخصية ممتازة مع القدرة على العمل بفعالية مع جميع مستويات الموظفين والإدارة
- الحكم السليم والقدرة على الحفاظ على السرية.