المدير التنفيذي للعمليات

الأدوار والمسؤوليات

1. تحسين العمليات:

تحليل الكفاءة التشغيلية: تقييم العمليات التشغيلية الحالية، وتحديد أوجه القصور، وتنفيذ التحسينات لتبسيط سير العمل، وخفض التكاليف، وتحسين الإنتاجية الإجمالية.

تطوير وتحسين العمليات: تطوير وتوثيق الإجراءات التشغيلية وسير العمل لضمان الاتساق والوضوح.

تحسين العمليات بشكل مستمر بناءً على الملاحظات ومعايير الصناعة وأفضل الممارسات الناشئة.

الأتمتة والتكنولوجيا: تنفيذ وإدارة الأدوات والأنظمة (على سبيل المثال، تخطيط موارد المؤسسات، وإدارة علاقات العملاء) التي تساعد في أتمتة العمليات وتبسيطها، وتعزيز الكفاءة والحد من الجهد اليدوي.

2. إدارة المشاريع:

الإشراف على المشاريع التشغيلية: إدارة وتنسيق المشاريع التي تؤثر على عمليات الشركة، بما في ذلك إطلاق المنتجات، أو ترقيات النظام، أو تنفيذ العمليات الجديدة.

الجداول الزمنية والمواعيد النهائية: ضمان إكمال المشاريع التشغيلية في الوقت المحدد، وفي نطاقها، ووفقًا لمتطلبات العمل.

التعاون: العمل بشكل وثيق مع الإدارات الأخرى (على سبيل المثال، المالية، والتسويق، والمبيعات) لضمان توافق الأهداف التشغيلية مع الأهداف التجارية الإجمالية.
3. إدارة سلسلة التوريد والمخزون:

تنسيق سلسلة التوريد: الإشراف على عملية سلسلة التوريد، من الحصول على المواد الخام أو المنتجات إلى التسليم، والتأكد من أن جميع المراحل تسير بسلاسة وتلبي المواعيد النهائية.

مراقبة المخزون: مراقبة مستويات المخزون، والتأكد من الحفاظ على المخزون عند مستويات مثالية. معالجة أي مشكلات تتعلق بالتخزين الزائد أو نقص المخزون أو نقص المنتجات.

إدارة البائعين: إنشاء علاقات والحفاظ عليها مع الموردين والبائعين، والتأكد من أنهم يستوفون معايير الأداء من حيث الجودة والسعر ومواعيد التسليم.

4. مراقبة التكاليف وإدارة الميزانية:

مراقبة تكاليف التشغيل: تتبع النفقات التشغيلية للتأكد من أنها تتماشى مع القيود الميزانية والأهداف المالية.

خفض التكاليف: تحديد وتنفيذ تدابير خفض التكاليف دون المساومة على الجودة أو رضا العملاء. وقد يتضمن ذلك إعادة التفاوض على عقود الموردين، أو تحسين سير العمل، أو تقليل النفايات.

إعداد الميزانية ومراقبتها: المساعدة في إعداد الميزانيات التشغيلية، ومراقبة الإنفاق لضمان بقاء العمل ضمن الميزانية.
5. إدارة الفريق والموظفين:
قيادة الفريق: الإشراف على الموظفين التشغيليين وتدريبهم وتوجيههم. وقد يتضمن ذلك توظيف الموظفين وتدريبهم وتقييم أدائهم.
مراقبة الأداء: تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية. تنفيذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر.
جدولة الموظفين: تنظيم جداول التوظيف لضمان وجود الأشخاص المناسبين للعمليات اليومية، ومعالجة حالات الغياب أو فترات الذروة.
6. خدمة العملاء ورضاهم:
مراقبة رضا العملاء: التأكد من الحفاظ على مستويات خدمة العملاء وأن العمليات التشغيلية تتماشى مع توقعات العملاء.
حل المشكلات: معالجة أي مشكلات تشغيلية أو شكاوى العملاء على الفور للحفاظ على علاقات إيجابية وتعزيز جودة الخدمة.
مراقبة الجودة: الإشراف على جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة لضمان تلبيتها لمعايير العملاء والجهات التنظيمية.
7. الامتثال وإدارة المخاطر:
الامتثال التنظيمي: التأكد من امتثال العمليات للوائح المحلية والوطنية والدولية، بما في ذلك معايير الصحة والسلامة، واللوائح البيئية، والمبادئ التوجيهية الخاصة بالصناعة.
إدارة المخاطر: تحديد المخاطر التشغيلية (على سبيل المثال، اضطرابات سلسلة التوريد، والمخاطر المالية) وتطوير استراتيجيات للتخفيف من هذه المخاطر.
8. إعداد التقارير والتوثيق:
إعداد التقارير التشغيلية: إعداد وتقديم التقارير حول المقاييس التشغيلية الرئيسية (على سبيل المثال، الناتج الإنتاجي، ورضا العملاء، ومستويات المخزون) إلى الإدارة العليا.
التوثيق وحفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة للعمليات التشغيلية والمشاريع والعقود وأداء الموظفين لأغراض الامتثال والتدقيق.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

سيكون التركيز الأساسي لهذا الدور هو دعم المبيعات من خلال التخطيط والتنظيم وتنفيذ الأنظمة التشغيلية التي تمكن من تقديم خدمات المكتب الخلفي بسلاسة. المسؤول عن وظائف المكتب، وتطوير إجراءات المكتب، وتنظيم وتنسيق العمليات لضمان فعالية وكفاءة المنظمة.

ما ستفعله:

دعم المبيعات من خلال التخطيط والتنظيم وتنفيذ الأنظمة التشغيلية التي تمكن من تقديم خدمات المكتب الخلفي بسلاسة.
المسؤول عن وظائف المكتب، وتطوير إجراءات المكتب، وتنظيم وتنسيق العمليات لضمان فعالية وكفاءة المنظمة.
التعاون مع فرق متعددة الوظائف لمتطلبات/تغيير أنظمة SAP وغيرها، والتنفيذ والتدريب بناءً على متطلبات العمل.

نهج استباقي والاستجابة لطلبات الدعم الإداري والمبيعات اليومية والتي تشمل على سبيل المثال لا الحصر أنشطة السيارات الجديدة الصادرة، وشراء السيارات المستعملة وأنشطة التجارة.

تقديم تقرير تحليلي وإدارة البيانات.
المسؤول عن استكمال عملية التوجيه للموظفين الجدد مثل متطلبات تكنولوجيا المعلومات والزي الرسمي وبرنامج التوجيه وما إلى ذلك.

المهارات المطلوبة للنجاح:

المعرفة ببرنامج SAP.

الخبرة في إدارة العمليات الإدارية.

مهارات التنسيق والتحليل.

مهارات الاتصال.

نبذة عن الفريق:

يتبع الدور مدير العمليات وسيتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

ما الذي يؤهلك لهذا الدور:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.

معرفة من 3 إلى 5 سنوات في ممارسات وإجراءات إدارة العمليات الإدارية.

إتقان استخدام MS Office (Word/ Excel/ PowerPoint/ MS Projects/ SAP) وPower BI.

المعرفة بإدارة الموارد البشرية والمالية تعتبر ميزة إضافية.