موظف استقبال المكتب

الأدوار والمسؤوليات

يدعم السير السلس لقسم الاستقبال، حيث يتم تقديم جميع جوانب رحلة الضيف وتجربته بأعلى مستوى
يعمل كجزء من فريق يعمل على تعظيم رضا الضيف وراحته، وتقديم استجابة إيجابية وفي الوقت المناسب لاستفسارات الضيف وحل المشكلات
يتحمل المسؤولية عن الواجبات والمهام الموكلة إلى الدور، والتأكد من تنفيذ جميع الأعمال في الوقت المناسب وبطريقة احترافية
يحقق خطط وأهداف القسم، حيث يتم تحقيق مبادرات وأهداف الفندق
يتعاون مع تقريرهم الفوري، مما يضمن التحكم في التكاليف والمخزون، وتحقيق مستويات الإنتاجية والأداء
يبني ويحافظ على علاقات عمل فعالة مع تعزيز ثقافة الشركة وقيمها.
ضمان الالتزام والامتثال لجميع التشريعات حيث يتم التخطيط لمتطلبات العناية الواجبة وأنشطة أفضل الممارسات وتقديمها وتوثيقها للتدقيق الداخلي والخارجي، وإجراء المتابعة حسب الحاجة

متطلبات موظف الاستقبال:

خبرة في مكتب الاستقبال مفيدة ولكنها ليست ضرورية
نهج عملي مع أسلوب عمل يمكن القيام به
الالتزام بتقديم خدمة استثنائية للضيوف مع شغف بصناعة الضيافة
القدرة على إيجاد حلول إبداعية مع تحمل المسؤولية عن الواجبات والمهام الموكلة
النزاهة الشخصية، مع القدرة على العمل في بيئة تتطلب التميز

التفكير النقدي: يحتاج موظفو الاستقبال إلى تقييم المواقف بسرعة وتقديم الحلول عند ظهور تحديات غير متوقعة.

خبرة العمل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات على منصات مختلفة
مهارات اتصال قوية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: مهارات التحدث الواضحة والمهنية ضرورية للتفاعل مع العملاء والزوار والموظفين.
التواصل الكتابي: القدرة على كتابة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والمراسلات التجارية الأخرى بطريقة مهنية وموجزة.
مهارات الاستماع: الانتباه عن كثب لاحتياجات الزوار وطلباتهم لتقديم معلومات وخدمة دقيقة.
2. خدمة العملاء
السلوك الودود: تحية الزوار بموقف إيجابي والتأكد من شعورهم بالترحيب.
حل المشكلات: التعامل مع استفسارات العملاء أو شكواهم أو مشكلاتهم بطريقة هادئة وفعالة.
حل النزاعات: إدارة العملاء الصعبين أو المنزعجين مع الحفاظ على الاحتراف.
3. المهارات التنظيمية
تعدد المهام: غالبًا ما يتنقل موظفو الاستقبال بين الرد على المكالمات وترحيب الزوار والتعامل مع الأوراق في نفس الوقت.
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام بكفاءة لضمان سير العمليات بسلاسة.
الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من دقة المواعيد والجداول والمستندات.
4. الكفاءة الفنية
أنظمة الهاتف: الإلمام بأنظمة الهاتف متعددة الخطوط، وإعادة توجيه المكالمات، والبريد الصوتي.
برامج المكتب: الكفاءة في برامج معالجة الكلمات (مثل Microsoft Office)، والبريد الإلكتروني، وأدوات جداول البيانات.
جدولة المواعيد: معرفة برامج أو جداول المواعيد (مثل Outlook، وGoogle Calendar).

مهارات تكنولوجيا المعلومات الأساسية: استكشاف الأخطاء وإصلاحها في المشكلات البسيطة المتعلقة بمعدات المكتب مثل الطابعات أو أجهزة الفاكس.
5. المهارات الشخصية
الصبر: التعامل مع العملاء أو الزوار الذين قد يكونون غير صبورين أو متطلبين باحترافية.
التعاطف: إظهار الفهم والاعتبار لمخاوف واحتياجات الآخرين.
التعاون الجماعي: القدرة على العمل بشكل جيد مع أعضاء الفريق الآخرين والمساعدة في المهام الإدارية.
6. الاهتمام بالمظهر والاحترافية
العرض: المظهر الأنيق والاحترافي مهم لأن موظفي الاستقبال هم نقطة الاتصال الأولى للزوار.
الموقف الإيجابي: الحفاظ على موقف ودود وسهل التعامل حتى في المواقف المزدحمة أو المجهدة.
7. السرية والتكتم
التعامل مع المعلومات الحساسة: غالبًا ما يكون موظفو الاستقبال على علم بالمعلومات السرية ويجب عليهم التأكد من بقائها آمنة.
الحدود المهنية: الحفاظ على السرية في جميع المحادثات والتفاعلات.
8. حل المشكلات واتخاذ القرار
التفكير النقدي: يحتاج موظفو الاستقبال إلى تقييم المواقف بسرعة وتقديم الحلول عند ظهور تحديات غير متوقعة.
القدرة على التكيف: القدرة على التكيف مع العمليات أو التقنيات الجديدة أو التغييرات في بيئة العمل.
9. معرفة الشركة والصناعة
سياسات الشركة: يعد الفهم الجيد لخدمات الشركة ومنتجاتها وسياساتها ضروريًا للإجابة على الأسئلة وتقديم معلومات دقيقة.
المعرفة الخاصة بالصناعة: يمكن أن تساعد المعرفة بالمصطلحات والممارسات الخاصة بالصناعة في تحسين الكفاءة والاحتراف.