مساعد مدير مشاريع

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات:

المساعدة في تطوير خطط المشروع والجداول الزمنية والميزانيات
التعاون مع فرق متعددة الوظائف لضمان تحقيق أهداف المشروع
مراقبة تقدم المشروع وتحديد المشكلات أو المخاطر المحتملة
التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والموردين الخارجيين
إعداد وصيانة وثائق المشروع، بما في ذلك التقارير وتحديثات الحالة
دعم تخصيص الموارد وإدارة الميزانية
المشاركة في اجتماعات الفريق والمساهمة في مناقشات استراتيجية المشروع
المساعدة في إدارة نطاق المشروع والجدول الزمني والمنتجات النهائية
المساعدة في تحديد وتنفيذ تحسينات العملية
توجيه أعضاء الفريق المبتدئين وتعزيز بيئة عمل تعاونية

المؤهلات

درجة البكالوريوس في الهندسة أو الهندسة المعمارية أو مجال ذي صلة
3-5 سنوات من الخبرة في إدارة المشاريع أو دور مماثل
الكفاءة في برامج إدارة المشاريع (على سبيل المثال، Microsoft Project، Primavera)
مهارات قوية في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint)
مهارات تواصل وتواصل شخصية ممتازة
قدرات مثبتة على حل المشكلات والاهتمام الشديد بالتفاصيل
إدارة الوقت والتنظيم الفعال المهارات
المعرفة بمنهجيات إدارة المشاريع (على سبيل المثال، Agile وWaterfall)
المعرفة بعمليات إعداد الميزانية وتخصيص الموارد
مهارات قوية في القيادة والتوجيه
القدرة على العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق
عقلية تحليلية مع التركيز على التحسين المستمر
القدرة على التكيف مع الأولويات والمواعيد النهائية المتغيرة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يدعم مساعد مدير المشروع فريق إدارة المشروع في التخطيط للمشاريع وتنفيذها وإكمالها. يتضمن هذا الدور عادةً تنسيق المهام وإدارة الجداول الزمنية للمشروع والتواصل مع أصحاب المصلحة وضمان تلبية المشاريع للمواعيد النهائية والميزانيات. فيما يلي المهارات والمسؤوليات الرئيسية لمساعد مدير المشروع:

1. تنسيق المشروع
إدارة المهام: المساعدة في إنشاء وإدارة جداول المشروع، وضمان إكمال المهام في الوقت المحدد.
تتبع المعالم: مراقبة التقدم المحرز في التسليمات الرئيسية والتأكد من التزام الفريق بالجدول الزمني للمشروع.
تخصيص الموارد: المساعدة في تنسيق تخصيص الموارد (الأشخاص والمعدات والميزانية) لضمان سير المشروع بسلاسة.
إدارة المستندات: تنظيم وصيانة مستندات المشروع مثل العقود وخطط المشروع والميزانيات وتقارير التقدم.
2. مهارات الاتصال
اتصال الفريق: تسهيل الاتصال بين أصحاب المصلحة في المشروع، بما في ذلك أعضاء الفريق والمقاولين والعملاء والبائعين.
إعداد التقارير: إعداد تقارير الحالة المنتظمة ومذكرات الاجتماعات ووثائق المشروع، وإبلاغ أي مشكلات أو تأخيرات إلى مدير المشروع وأصحاب المصلحة.
التفاعل مع العملاء: المساعدة في اجتماعات العملاء أو المراسلات، والمساعدة في معالجة أي مخاوف أو استفسارات للعملاء.
حل النزاعات: معالجة مشكلات المشروع أو النزاعات البسيطة، وتصعيدها إلى مدير المشروع حسب الضرورة.
3. إدارة الوقت
الجدولة: المساعدة في تطوير جدول المشروع والحفاظ عليه، والتأكد من أن جميع المهام والأنشطة تتوافق مع المواعيد النهائية للمشروع.
مراقبة المواعيد النهائية: تتبع المواعيد النهائية والمعالم، وضمان إكمال المهام في الوقت المحدد.
تحديد الأولويات: تحديد المهام ومعالجتها بناءً على الأولوية لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
4. الميزانية والإدارة المالية
تتبع الميزانية: المساعدة في تتبع نفقات المشروع والتأكد من بقائها ضمن الميزانية المعتمدة.
التحكم في التكاليف: المساعدة في تحديد تجاوزات التكاليف أو عدم الكفاءة واقتراح طرق للتخفيف منها.
إدارة البائعين: التنسيق مع البائعين والمقاولين من الباطن لضمان التعامل مع المدفوعات والعقود بشكل صحيح.
5. إدارة المخاطر
تحديد المخاطر: المساعدة في تحديد المخاطر المحتملة أو العوائق التي قد تؤثر على الجداول الزمنية للمشروع أو المنتجات النهائية.
خطط التخفيف: المساعدة في تطوير استراتيجيات إدارة المخاطر لتقليل مخاطر المشروع.
حل المشكلات: دعم مدير المشروع في استكشاف الأخطاء وإصلاحها وإيجاد حلول لتحديات المشروع، بما في ذلك التأخيرات أو مشكلات الموارد أو تغييرات النطاق.
6. ضمان الجودة
مراقبة الجودة: التأكد من أن عمل المشروع يلبي المعايير والمواصفات المطلوبة من خلال إجراء الفحوصات وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية ومعايير الجودة.
عمليات تفتيش المشروع: المساعدة في عمليات التفتيش في الموقع أو فحوصات الجودة لضمان أن المنتجات النهائية تفي بالمعايير.
7. توثيق المشروع
حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لأنشطة المشروع، بما في ذلك محاضر الاجتماعات والميزانيات والجداول الزمنية والتقارير.
إدارة العقود: مراجعة العقود والمساعدة في ضمان استيفاء جميع الأطراف المعنية بشروط وأحكام المشروع.
إدارة التغيير: توثيق أي تغييرات في نطاق المشروع أو الجدول الزمني أو الميزانية وإبلاغ هذه التغييرات لأصحاب المصلحة المعنيين.
8. تخطيط المشروع
هيكل تقسيم العمل (WBS): المساعدة في تقسيم المشروع إلى مهام أو مراحل قابلة للإدارة.
أدوات جدولة المشروع: الكفاءة في استخدام برامج إدارة المشاريع مثل Microsoft Project أو Trello أو Asana أو Monday.com للمساعدة في تتبع المهام والمواعيد النهائية.
إدارة الموارد: المساعدة في تخصيص الموارد (البشرية والمالية والمادية) بشكل مناسب، وضمان سير المشروع بسلاسة.