مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

نبذة عن الوظيفة
الانضمام فورًا، متاح في الإمارات العربية المتحدة
خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمسؤول مستندات، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة النقل أو الخدمات اللوجستية
درجة البكالوريوس، وشهادة إضافية في مجال التحكم في المستندات أو الإدارة هي ميزة إضافية
القدرة على التحدث باللغة العربية هي ميزة إضافية
الإلمام بنظام DC (ACONEX، SAP، EDMS)
يفضل معرفة متطلبات تنظيم النقل والامتثال
مكان العمل: أبو ظبي
يلعب مسؤول مستندات دورًا حاسمًا في إدارة وتنظيم المستندات داخل المؤسسة، مما يضمن دقة المعلومات وسهولة الوصول إليها وتخزينها بشكل صحيح. غالبًا ما يتم توظيف مسؤولي المستندات في صناعات مثل البناء والهندسة والقانون والرعاية الصحية، حيث تعد إدارة كميات كبيرة من المستندات أمرًا بالغ الأهمية. فيما يلي المهارات والمسؤوليات الرئيسية لمسؤول المستندات:

المهارات الرئيسية لمسؤول المستندات:
1. المهارات التنظيمية
إدارة المستندات: القدرة على تصنيف وتنظيم وتخزين كميات كبيرة من المستندات، سواء كانت مادية أو رقمية، بطريقة منهجية.
أنظمة الملفات: الكفاءة في أنظمة الملفات المختلفة (على سبيل المثال، الأبجدية، والرقمية، والمستندة إلى المشروع) وفهم البيانات الوصفية لاسترجاع المستندات بشكل فعال.
التحكم في الإصدارات: التأكد من تتبع جميع إصدارات المستندات، وسهولة الوصول إلى الإصدار الأحدث أو المعتمد.
2. الاهتمام بالتفاصيل
الدقة: التأكد من اكتمال جميع المستندات ودقتها وامتثالها لمعايير الشركة أو المتطلبات التنظيمية.
التحقق من الأخطاء: تحديد الأخطاء في المستندات وتصحيحها، سواء كانت نصية أو مشكلات تنسيق أو ملفات غير صحيحة.
تنسيق المستندات: توحيد تنسيقات المستندات من أجل الاتساق، وضمان التوحيد عبر المستندات (على سبيل المثال، الخطوط والعناوين والأنماط).
3. معرفة إجراءات التحكم في المستندات
دورة حياة المستندات: فهم دورة حياة المستند بالكامل، من الإنشاء والمراجعة والموافقة والتوزيع والأرشفة أو التخلص النهائي.
الامتثال التنظيمي: الإلمام بالمعايير القانونية والتنظيمية لإدارة المستندات، مثل معايير ISO، أو اللائحة العامة لحماية البيانات (للخصوصية)، أو اللوائح الخاصة بالصناعة (على سبيل المثال، الامتثال للبناء أو الرعاية الصحية).

مسار التدقيق: التأكد من تسجيل تاريخ كل مستند بشكل صحيح وإتاحته للتدقيق (من أنشأه، ومتى تم تحديثه، ومن وافق عليه، وما إلى ذلك).

4. كفاءة التكنولوجيا

برنامج إدارة المستندات (DMS): الخبرة في أنظمة إدارة المستندات مثل SharePoint أو Aconex أو Procore أو OpenText، والتي تساعد في تنظيم المستندات وتخزينها واسترجاعها بكفاءة.

أدوات مشاركة الملفات: الإلمام بالأدوات التعاونية مثل Google Drive أو OneDrive أو Dropbox أو أنظمة التخزين السحابي الأخرى لتخزين المستندات ومشاركتها.

إدارة MS Office وPDF: الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) وAdobe Acrobat لإنشاء المستندات وتحريرها وتحويلها إلى تنسيقات مختلفة.

النسخ الاحتياطي واسترداد البيانات: التأكد من نسخ المستندات احتياطيًا بشكل آمن، مع وجود أنظمة لاسترداد البيانات بعد الكوارث.
5. السرية والأمان
حماية البيانات: ضمان تخزين المستندات الحساسة بشكل آمن، وحماية الملكية الفكرية، والمعلومات الشخصية، وبيانات الأعمال السرية.
التحكم في الوصول: إدارة الأذونات لضمان وصول الأفراد المصرح لهم فقط إلى مستندات معينة.
التشفير: استخدام التشفير أو بروتوكولات مشاركة الملفات الآمنة لحماية المستندات عند نقلها أو مشاركتها خارجيًا.
6. مهارات الاتصال
التواصل الواضح: القدرة على التواصل بوضوح واحترافية عند التعامل مع الزملاء أو العملاء أو البائعين فيما يتعلق بحالة المستندات أو المشكلات.
المهارات التعليمية: تثقيف الزملاء بشأن إجراءات ومعايير وأنظمة التحكم في المستندات داخل المنظمة.
التعاون: العمل بشكل فعال مع الفرق عبر الأقسام (على سبيل المثال، القسم القانوني وإدارة المشاريع والهندسة) لضمان إنشاء المستندات ومراجعتها والموافقة عليها وفقًا للجداول الزمنية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. تنظيم المستندات وتخزينها
الإنشاء والحفظ: التأكد من إنشاء المستندات الجديدة وتسميتها بشكل صحيح وحفظها في الدليل الصحيح أو نظام الإدارة.
الفهرسة: وضع علامات على المستندات باستخدام البيانات الوصفية ذات الصلة لضمان سهولة تحديد موقعها باستخدام وظائف البحث.
توزيع المستندات: التأكد من توزيع المستندات على أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق المناسبين.
2. تتبع المستندات والتحكم في الإصدارات
النسخ: الحفاظ على سجل الإصدارات لجميع المستندات لضمان إمكانية وصول جميع الأطراف ذات الصلة إلى الإصدارات الحالية والمعتمدة.
سجلات التحكم في المستندات: تتبع من لديه حق الوصول إلى كل مستند، ومتى وصل إليه، وأي تغييرات تم إجراؤها.
3. مراجعة المستندات والموافقة عليها
تسهيل عملية الموافقة: التأكد من إرسال المستندات من خلال قنوات المراجعة والموافقة المناسبة، بما في ذلك الحصول على التوقيعات أو الأذونات.
فحوصات الامتثال: التحقق من امتثال المستندات للسياسات الداخلية ذات الصلة ومعايير الصناعة واللوائح.
4. الأرشفة والتخلص منها
الأرشفة: أرشفة المستندات القديمة بأمان والتي لم تعد مستخدمة بشكل نشط ولكن قد يلزم الرجوع إليها أو الاحتفاظ بها قانونيًا لفترة معينة.
التخلص من المستندات: التأكد من التخلص من المستندات بشكل آمن عندما لا تكون هناك حاجة إليها بعد الآن، وخاصة عند التعامل مع مواد حساسة أو سرية.
5. دعم الامتثال والتدقيق
إعداد التدقيق: المساعدة في إعداد التدقيق من خلال توفير سهولة الوصول إلى المستندات المطلوبة والحفاظ على إجراءات التوثيق المناسبة.
الامتثال التنظيمي: التأكد من أن ممارسات إدارة المستندات في المنظمة تتوافق مع القوانين واللوائح والمعايير ذات الصلة (على سبيل المثال، ISO 9001 وISO 14001).