مساعد إداري تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

تجميع وتحليل البيانات لإنشاء تقارير لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين؛ تطوير أو تحديث التقارير حسب الحاجة.

التحقق من دقة البيانات، بما في ذلك مطابقة فواتير الموردين، وتوزيع التقارير حسب التعليمات.

صياغة المراسلات والتقارير الروتينية بشكل مستقل.

إدارة الاتصالات الهاتفية، ونقل الرسائل، والتعامل مع البريد الوارد.

الحفاظ على سجلات خدمة المعدات وبدء طلبات الخدمة.

المساعدة في إعداد ميزانية النفقات العامة للوحدة والتقارير ذات الصلة، بما في ذلك المقارنات الأولية.

تنسيق متطلبات المساحة المادية وطلب موارد تكنولوجيا المعلومات، وتحديث الدليل المؤسسي حسب الضرورة.

إنشاء تقارير الإشغال والتوظيف حسب التوجيهات.

أداء مهام إضافية حسب التكليف.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستحضرها

درجة البكالوريوس أو الدبلوم في أي تخصص من جامعة معترف بها

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب ودعم الأعمال، ويفضل أن يكون ذلك مع بعض الخبرة الإشرافية.

مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي والتنظيمي والشخصي.

إتقان قوي للغة الإنجليزية للأعمال وممارسات المكتب العامة.

إتقان الكتابة على لوحة المفاتيح ومهارة في استخدام MS Windows ومعالجة الكلمات وجداول البيانات وبرامج قواعد البيانات.
استباقي، ومهتم بالتفاصيل، وقادر على التكيف، مع سلوك ودود يعزز التواصل والتعاون الفعال.

التكتم والسرية: فهم أهمية التعامل مع المعلومات الحساسة بعناية والحفاظ على السرية.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع الأولويات والمتطلبات المتغيرة في بيئة عمل ديناميكية.

المهارات الشخصية: مهارات التعامل مع الناس القوية لبناء علاقات مع الزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة.

مهارات إدارة المشاريع: مهارات إدارة المشاريع الأساسية للمساعدة في تنظيم المشاريع ومتابعتها حسب الحاجة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة الجداول الزمنية، وتحديد أولويات المهام، وتتبع المشاريع المتعددة والمواعيد النهائية.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل مع المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.

إدارة الوقت: الكفاءة في تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال لضمان تلبية احتياجات المديرين التنفيذيين على الفور.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في التعامل مع المستندات والجدولة والمراسلات لتجنب الأخطاء وسوء التواصل.

مهارات حل المشكلات: القدرة على توقع الاحتياجات وحل المشكلات بشكل استباقي، وضمان العمليات السلسة.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج المكتب (مثل Microsoft Office وGoogle Workspace) وأدوات الجدولة وإدارة المشاريع والاتصال.

التكتم والسرية: فهم أهمية التعامل مع المعلومات الحساسة بعناية والحفاظ على السرية.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع الأولويات والمتطلبات المتغيرة في بيئة عمل ديناميكية.

المهارات الشخصية: مهارات التعامل مع الناس القوية لبناء علاقات مع الزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة.

مهارات إدارة المشاريع: مهارات إدارة المشاريع الأساسية للمساعدة في تنظيم المشاريع ومتابعتها حسب الحاجة.