مساعد شخصي

الأدوار والمسؤوليات

إدارة التقويمات المعقدة، وجدولة الاجتماعات والمواعيد
تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية
فحص رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وتحديد أولوياتها والرد عليها
صياغة وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية
إعداد أجندات الاجتماعات، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل
التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم وسرية
المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة
تقديم المساعدة الشخصية للمهام غير التجارية حسب الحاجة
إدارة ومعالجة تقارير النفقات والتعويضات
العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين
تنسيق وإدارة المهام اليومية للمدير التنفيذي لضمان تلبية الأولويات
الدعم في إعداد العروض التقديمية والتقارير للاجتماعات
مراقبة وإدارة المواعيد النهائية للمشاريع والمبادرات الرئيسية
تنظيم وإدارة الخدمات اللوجستية للأحداث المؤسسية والاجتماعات خارج الموقع

المتقدم الناجح

مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة - الإنجليزية والإيطالية
إتقان مجموعة Microsoft Office (Outlook وWord وExcel وPowerPoint)
مستوى عالٍ السرية والتكتم
القدرة على التعامل مع مهام متعددة والعمل تحت الضغط
مهارات شخصية قوية للتواصل مع كبار المسؤولين التنفيذيين

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج المكتب (على سبيل المثال، Microsoft Office وGoogle Workspace) وأدوات الجدولة وإدارة المشاريع والاتصال.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع الأولويات والمتطلبات المتغيرة في بيئة عمل سريعة الخطى.

المهارات الشخصية: مهارات قوية في بناء العلاقات للتفاعل بشكل إيجابي مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.

الاهتمام بالتفاصيل: التعامل الدقيق مع المهام، وضمان الدقة في المستندات والجداول والاتصالات.

الحيلة: القدرة على البحث والعثور على المعلومات بسرعة، مما يساعد على تبسيط المهام وتعزيز الكفاءة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة الجداول الزمنية، وتحديد أولويات المهام، وتتبع المواعيد والمواعيد النهائية بكفاءة.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتواصل مع العملاء والزملاء وأصحاب المصلحة بشكل فعال.

إدارة الوقت: الكفاءة في إدارة مهام ومشاريع متعددة في وقت واحد، والتأكد من تلبية الأولويات.

التقدير والسرية: الثقة في التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على السرية في جميع التفاعلات.

مهارات حل المشكلات: القدرة على توقع الاحتياجات ومعالجة المشكلات بشكل استباقي عند ظهورها، وإيجاد حلول فعالة.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج المكتب (على سبيل المثال، Microsoft Office وGoogle Workspace) وأدوات الجدولة وإدارة المشاريع والاتصال.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع الأولويات والمتطلبات المتغيرة في بيئة عمل سريعة الخطى.

المهارات الشخصية: مهارات قوية في بناء العلاقات للتفاعل بشكل إيجابي مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.

الاهتمام بالتفاصيل: التعامل الدقيق مع المهام، وضمان الدقة في المستندات والجداول والاتصالات.

الحيلة: القدرة على البحث والعثور على المعلومات بسرعة، مما يساعد على تبسيط المهام وتعزيز الكفاءة.