مدير مكتب

التأكد من أن العمل الإداري المنجز يتوافق مع معايير الجودة ويتوافق مع إجراءات ومعايير وسياسات الإدارة.
دعم تنسيق المواد الإدارية والطلبات والبريد والمعدات على أساس يومي وكما هو مطلوب للأنشطة المتعلقة بالقسم وأحداث الشركات.
توفير خدمة دعم أنظمة الإدارة الشاملة بما في ذلك إدخال البيانات والصيانة والتحديث ودعم قواعد البيانات ذات الصلة والمعدات الداخلية. تسجيل بيانات المعاملات في الأنظمة المناسبة وإنتاج التقارير كما هو مطلوب. جمع البيانات / المعلومات وتحليلها وأرشفتها واسترجاعها عند الضرورة.
التعامل مع طلبات العملاء / الموظفين وإجراء المعاملات والاستعلامات في الوقت المناسب والبحث بنشاط عن التعليقات لتوفير مستوى عالٍ من الخدمة مع الاستفسارات المتعلقة بالمسؤول. الحصول على المعلومات ونشرها من الأقسام ذات الصلة إذا لم تكن متوفرة.
استكمال المعالجة الدقيقة وفي الوقت المناسب للمعاملات، بما في ذلك التدقيق والفحص والتسوية اللازمة لتسوية الفواتير المتعلقة بنفقات ورسوم الشركة، بالإضافة إلى إصدار الوثائق ذات الصلة.
تقديم دعم شامل في صيانة وإصدار وتتبع الإمدادات والتركيبات الأساسية والتجهيزات واستخدام المرافق لضمان التشغيل الآمن عند الاقتضاء.
قد تشمل الأنشطة الأخرى ما يلي:
إجراء إحاطات وتوجيهات / تدريب كما هو مطلوب للمنضمين الجدد عبر الصفوف 1-4.
تجميع المواد والمعدات التعريفية المطلوبة (بالإضافة إلى الصيانة) للإحاطات/التدريب.
تقديم اقتراحات للتحسينات وتقديم التحليل الإحصائي و/أو الإنتاجية.
تخصيص المهام للموظفين وتحديث الموظفين / الفريق بشأن الإجراءات / العمليات الجديدة