مساعد إداري للمكتب

تنسيق وإدارة جدول الرؤساء التنفيذيين، بما في ذلك المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
فحص جميع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من أشكال المراسلات والتعامل معها، مما يضمن استجابات سريعة ومهنية.
ترتيب وتنسيق مسارات السفر المحلية والدولية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل البري.
إعداد ومراجعة وتنظيم مختلف الوثائق والتقارير والعروض التقديمية للرئيس التنفيذي. الحفاظ على نظام الملفات المنظم.
جدولة وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات وإجراءات المتابعة.
التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأقصى درجات التقدير والحفاظ على مستوى عالٍ من الجدارة بالثقة.
تقديم المساعدة الإدارية للمدير التنفيذي، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر صياغة المراسلات وتتبع النفقات وتنسيق المستندات.
استقبال ومساعدة الضيوف والعملاء وأصحاب المصلحة الذين يزورون مكتب الرؤساء التنفيذيين.
إدارة مخزون اللوازم المكتبية وتنسيق المشتريات حسب الحاجة.
دعم الرئيس التنفيذي في مختلف المشاريع والمبادرات المخصصة كما هو مطلوب.

متطلبات

لكي يتم النظر في هذا الدور، يجب عليك استيفاء المعايير التالية:

إكمال التعليم الثانوي (12 عامًا) يليه تدريب بدوام كامل لمدة عامين يؤدي إلى الحصول على دبلوم في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
معرفة جيدة بتطبيقات الكمبيوتر، وخاصة Microsoft Office وبرامج الرسوم والعروض التقديمية الأخرى.
- خبرة من 3 إلى 5 سنوات في العمل الإداري العام و/أو الكتابي، بشكل مثالي في مجال الخدمات المالية أو الاستشارات أو مكاتب المحاماة.
المهارات الإدارية التنظيمية والوقت قوية
ثبت التعرض في بيئة سريعة الخطى